Brakowanie akt - odrzucone prace konkursowe

[mkoch7]

Mam teczkę zawierającą materiały dotyczące konkursu organizowanego przez instytucję, w której pracuję. Przysłano od diabła i trochę tych prac (w formie testu). Regulamin konkursu nie mówił nic o przechowywaniu, czy niszczeniu po zakończeniu konkursu prac zgłoszonych. Czy mogę, w związku z tym "wywalić" te prace, żeby nie pozostawał ich taki ogrom? Zostawię np. tylko wygranych. Jak to widzicie. Formularze z pytaniami konkursowymi były zrobione na bazie papieru A4 zgiętego w książęczkę. Jeśli te prace pozostawić: to jak liczyć numery stron, gdy będę chciał to oddać do archiwum zakładowego? Rozłożyć formularze do formatu A4? Pomóżcie. Pozdrawiam i z góry dziękuję za odpowiedzi. M.

[Jarek]

Człowieku, czy słyszałeś kiedyś o czymś takim jak brakowanie?? Tym zajmuje się archiwum. Zadaniem pracownika jest jedynie ładne zapakowanie teczki, jej opisanie i przekazanie do archiwum zakładowego, gdzie będzie przechowywana przez okres określony w wykazie akt.

[mkoch7]

Archiwum zakładowe zajmuje się brakowaniem tylko dokumentacji niearchiwalnej, a ta teczka w momencie, gdy trafi do arch. zakł. będzie należeć do kat. A, bo tak w j.rz.w.a. tej jednostki zaklasyfikowane są konkursy. Tak, więc reasumując, jeśli cokolwiek ma być "zlikwidowane" to tylko przed przekazaniem do a. zakł. Zalecam szersze spojrzenie na problem, bo nie pytam o oczywiste sprawy. M.

[mkoch7]

odbywa się już na etapie konkretnej komórki organizacyjnej. Archiwum zakładowe to nie śmietnisko, do którego trafia wszystko, co zostało wytworzone w danej instytucji. W przeciwnym wypadku arch. zakł. nie zajmowałoby się niczym innym, jak brakowaniem dok. niearchiwalnej i zastanawianiem się, gdzie umieścić tony dokumentacji, które "przechodzą" przez całą instytucję.

[Jarek]

archiwum zakładowe służy do przechowywania CAŁEJ dokumentacji wytworzonej w danej jednostce - za wyjątkiem zbędnych kolejnych kserokopii pism itp. czyli ewidentnych "śmieci" zajmujących niepotzrebnie miejsce. Brakowanie dokumentacji to właśnie jedno z podstawowych zadań archiwum zakładowego.
Jeśli wykaz akt przewiduje dla tej dokumentacji kat. A i nie ma w jrwa przy tej pozycji żadnych adnotacji o konieczności selekcjonowania takiej dokumentacji, to znaczy że ma ona W CAŁOŚCI trafić do archiwum zakładowego.
Tu nie chodzi o węższe czy szersze spojrzenie, tylko o zasady na których opiera się system kancelaryjny i o respektowanie tych zasad.

[mkoch7]

co zrobić: co roku konkretna komórka organizacyjna wytworzy pięć gubych teczek dokumentacji dotyczšcej konkursu. Prace przysłane na konkurs sš w formie testu wyboru (a b c d). Jednym stwierdzeniem: zbiór nikomu niepotrzebnych i bez wartoœci pod względem merytorycznym materiałów. Na dokumentację całego konkursu składajš się m. in: pisma zawiadamiajšce o organizowanym konkursie, regulamin konkursu, sprawozdanie z tego konkursu (m. in. wyniki i iloœć uczstników), no i wreszcie te nieszczęsne prace konkursowe - w ogromnej iloœci. Tylko te prace chciałbym usunšć - pozostałš częœć dokumentacji oczywiœcie chcę zostawić. Od nowego roku w regulaminie będzie znajdować się informacja, że zgłoszone na konkurs prace 30 dni po jego zakończeniu zostanš zniszczone. Chcę jednak - już teraz nim tafi do arch. zakład.- dokumentację konkursu nieco "odchudzić". Proszę zatem o jakšœ wskazówkę, co z tym fantem zrobić. Jeœli oddam do małego a. zakł. te wszystkie teczki (6 lat, po 5 teczek na rok - 30 teczek samego tylko konkursu, nie mówišc nic o pozostałych teczkach z tej komórki) - to będzie dramat. Pozdrawiam. M.

[Jarek]

Jesli całość dokumentacji konkursowej ma w wykazie kat. A, to nic nie da się zrobić. Proponuję jeszcze rozmowę z archiwum państwowym.

[Jarek]

30 teczek do archiwum to dramat ... do mojego az trafia rocznie ok. 200 mb. akt ... Hm, odnoszę wrażenie że problemem jest tutaj jedynie szczupłośc miejsca w az, a nie wartośc tej dokumentacji. Nie baw się w ocenianie wartości dokumentacji, od tego jest właśnie wykaz akt!!! Tutaj trzeba pomyśleć o wygospodarowaniu dodatkowego pomieszczenia dla archiwum, a nie o samowolnym wywalaniu dokumentacji - niszczeniem akt kat. A zainteresuje się prokurator - i w najlepszym razie grzywna, a w najgorszym 3 lata więzienia.

[mkoch7]

to, czy będzie istniała prawna możliwość usunięcia z niej tych testów? Rozumiem, że w przyszłości (jeśli regulamin będzie to przewidywać) będzie można zlikwidować testy z np. roku 2007?
Jak numerować strony: są w teczce kartki w fomacie A4 i to jest oczywiste, ale są też te kartki pozginane w formę książki (rozłożyć je do formatu A4, czy pozostawić i nadać w tym przypadku jednej kartce sześć numerów stron - kartka jest zgięta w pół i każda jej część jest zapisana w poziomie)? M.

[Jarek]

regulamin to akt wewnętrzny danej instytucji, natomiast wykaz akt musi być uzgadniany z archiwum państwowym - tylko zmiana wykazu umożliwiałaby zmianę postępowania z tą dokumentacją. Kłopot w tym że wg mojej wiedzy to nie można obniżać kategorii archiwalnej materiałów archiwalnych. Chyba że sposób dokumentowania tych konkursów jest określony w ustawie czy rozporządzeniu. Tak czy inaczej można porozmawiać z ap.
Jedna kartka, to jedna kartka, jakby jej nie składać, będzie mieć dwie strony, chyba że z założenia byłaby to broszura, zrobiona ze złożonych w pół arkuszy.

[mkoch7]

Test składał się z dwóch kartek złożonych na pół i "połšczonych" w formę oœmiostronnicowego testu (bez zszywek). Załóżmy, że dokumentacja teczki zawiera jednš kartkę zapisanš (np. rgulamin), a dalej jest ten test (dwie kartki, ale teoretycznie 8 stron) - jak je ponumerować? Co będzie póŸniej, gdy w arch. będzie to trzeba zszyć? A jeœli katka jest złożona w "kopertę" i zapisana w każdej częœci takiej broszurki? M.

[Jarek]

no, to już jest broszurka, czyli osiem stron. Nie bardzo rozumiem co to znaczy, że "kartka jest złożona w "kopertę" i zapisana w każdej części takiej broszurki", nie potrafię sobie tego jakoś wyobrazić. Każda strona broszury to strona do ponumerowania.

[mkoch7]

złożona z prawej i z lewej strony do środka - powstaje folderek - sześć stron. Będzie problem, gdy kiedyś będzie trzeba zszyć go z "normalnymi" kartkami. Może go odrazu rozłożyć i ponumerować jako dwie strony, a nie sześć. M. Dziękuję za cierpliwość.

[Jarek]

tak, w tym przypadku 2 a nie 6.
pozdrawiam

[kojot]

Kat. A stanowią jedynie prace nagrodzone ewentualnie też wyróżnione, pozostałe to "śmieci" kat. Bc lub jeśli komuś bardziej zależy B2.
Wykonuję cyklicznie zlecenia dla pewnego Instytutu, w wykazie akt podobnie jak u mkoch7 było zbyt ogólne hasło sugerujące że to wszystko jest kat. A. Ale nie popadajmy w paranoje i nie potrzebną biurokrację. Wszystko wybrakowałem i to samo każe zrobić nadzór archiwalny - o ile ma trochę rozsądku - jeśli przyjąć że to kat. Bc to nawet nie trzeba występować o zgodę, tylko niszczyć w obrębie komórki lub przyjąć i zniszczyć już w archiwum zakładowym.