Brak oryginałów, a kserokopie

[bubus]

Dzień dobry, Dział chce przekazać dokumentację kategorii B25, jest ona kompletna, ale część dokumentacji to kserokopie nie poświadczone za zgodność. Dokumenty są z 2010 roku, oryginałów brak i nikt mi tego nie poświadczy, bo nie ma się do czego odnieść. Czy w tej sytuacji mam te kserokopie traktować jako oryginały? Czy robić na nich jakieś adnotacje? Pozdrawiam.

[Barsa]

Ty jako archiwista nic na dokumentach "nie robisz".... Możesz napisać do działu, żeby przy poszczególnych pozycjach na spisie napisali w uwagach, że są kopie a org brak, czy tam jakaś zgrabniejsza uwaga jak masz taką potrzebę żeby to "zaznaczyć".

[bubus]

Możesz napisać do działu, żeby przy poszczególnych pozycjach na spisie napisali w uwagach, że są kopie a org brak, czy tam jakaś zgrabniejsza uwaga jak masz taką potrzebę żeby to "zaznaczyć".

Ja nie mam takiej potrzeby, zastanawiam się czy jest jakiś przepis/wymóg zaznaczenia takiego stanu rzeczy i czy AP się do tego przyczepi.

[Barsa]

Jedyny w sumie wymóg z naszej działki archiwalnej to, że Ty jako archiwista możesz się do tego "przyczepić" i możesz zażądać albo notatki służbowej od działu na ten temat, albo tych wpisów w uwagach. Tylko ja pomijam tu wszelkie inne rzeczy typu, że np. taka dokumentacja może nie został uznana za dowód przed sądem, urzędem itd., ale to już trochę nie Twoja sprawa tylko tego co te doki tworzył i tak przechowywał,

[Aleksandra]

Tylko ja pomijam tu wszelkie inne rzeczy typu, że np. taka dokumentacja może nie został uznana za dowód przed sądem, urzędem itd., ale to już trochę nie Twoja sprawa tylko tego co te doki tworzył i tak przechowywał,

Dokładnie, albo kwestia RODO - w takim razie gdzie jest oryginał, czy były tam dane osobowe itd. W naszej instytucji na bank byłaby podniesiona ta kwestia głównie    ale generalnie, tak jak pisze Barsa, za kompletność dokumentacji odpowiada pracownik prowadzący sprawę, ewentualnie kierownik komórki organizacyjnej, Ty możesz co najwyżej to zauważyć i poprosić o notatkę.

[Konkretna6]

Pracownicy archiwum nie odpowiadają za to co dana komórka uzna, że trzeba włożyć do teczki. Archiwista nie musi się dokładnie znać na dokumentacji. Ja miałam taką sytuację, że mi komórka zdała dokumentację dotyczącą gospodarki samochodowej i pod wszystkie miesięczne karty eksploatacyjne pojazdów itd. były dołączone jako załączniki kopie faktur, polis ubezpieczeniowych itd.. Ja to przyjęłam takie jakie jest, bo te kopie były ważnym elementem. Oczywiście inna komórka organizacyjna też zdała mi te faktury tylko już oryginały bo tym się konkretnie zajmowała. Nie widzę tutaj problemu. U mnie akurat jest łatwo bo mój zakład wytwarza dokumentację niearchiwalną tylko. Możesz kazać komórkom zrobić jakąś adnotację ale to wszystko. Za to co znajduje się w teczce odpowiedzialna jest komórka organizacyjna. Ja uważam, że to jest ich problem jak to sobie zorganizują, bo przecież to oni wypożyczają potem tą dokumentację jak potrzebują i to oni do niej zaglądają. Twoim obowiązkiem jest jedynie sprawdzić czy teczki są dobrze oznakowane, nadać na nich numer ze spisu itd., sprawdzić spisy zdawczo odbiorcze i spisy spraw czy są ok. No i wybiórczo czy faktycznie w teczce znajduje się to co według spisu zostało zdane i czy jest to uporządkowane.