DOK. ELEKTRONICZNE W SPRAWACH PAPIEROWYCH - ARCH. i BRAKOWANIE

[Aleksandra]

Mam jeszcze jeden dylemat. Wiadomo jak postępować z pismami przychodzącymi posiadającymi podpis elektroniczny dołączanymi do spraw papierowych (info o ważności i integralności podpisu + czytelny podpis sporządzającego wydruk - § 19 IK NDAP), są też regulacje dotyczące pisma wychodzącego podpisanego podpisem elektronicznym, które dołączamy do teczki papierowej (podpisujący podpisuje dodatkowo odręcznie i umieszcza info co do sposobu wysyłki - § 36  ust. 3 IK NDAP), ale jak postępować z pismami wewnętrznymi, które są podpisane elektronicznie, a nadawca, bądź adresat prowadzi sprawę papierową? czy są gdzieś jakieś regulacje w tej kwestii?

Puk Puk może ktoś zna odpowiedź na powyższe pytanie?

[Jarek]

Regulacje dot. korespondencji wewnętrznej zawiera zwykle instrukcja kancelaryjna. Jeśli to nie wystarczy (bo jest kilka możliwych wariantów postępowania), no to trzeba to sobie jeszcze uregulować wewnętrznie - ale w zgodzie z zapisami instrukcji.

[Aleksandra]

Regulacje dot. korespondencji wewnętrznej zawiera zwykle instrukcja kancelaryjna. Jeśli to nie wystarczy (bo jest kilka możliwych wariantów postępowania), no to trzeba to sobie jeszcze uregulować wewnętrznie - ale w zgodzie z zapisami instrukcji.

Mogę poprosić o wskazanie tych regulacji? Może czegoś nie dostrzegam, ale szukam i nie mogę znaleźć żadnych regulacji odnośnie postępowania z pismami wewnętrznymi, które są podpisane elektronicznie, a nadawca, bądź adresat prowadzi sprawę papierową - ani w przykładowej IK NDAP dla systemów EZD, ani w IK z 2011 r.

[Jarek]

Jeśli nadawca prowadzi sprawę papierową to czemu podpisuje coś elektronicznie?

[Aleksandra]

Powody mogą być różne, zakazu nie ma. Przykład - nadawca prowadzący sprawę elektroniczną wysyła pismo wewnętrzne podpisane podpisem kwalifikowanym do adresata, który prowadzi sprawę papierową. Dla adresata pismo to tworzy sprawę (papierową), bądź jest kolejnym pismem w sprawie (papierowej).

[Barsa]

Podepnę się pod temat. Działam na EZD PUW. W instrukcji mam zapis:
"Odwzorowania cyfrowe, wykonane z przesyłek przychodzących, powiązanych z aktami spraw,
o których mowa w ust. 4 pkt 1 i 3, traktowane jest w systemie EZD jak dokumentacja nietworzącą
akt spraw o kategorii Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie."

Super! Ale Faktury itp., bo są wyjątkiem, w sumie wszystko co ma kat. B to luz, wrzucamy w akta nie stanowiące sprawy, dzięki temu mamy klasyfikację*, oddajemy do archiwum i brakujemy po określonym czasie. Co natomiast z wyjątkami, które są materiałami archiwalnymi? Ok mogę dalej zrobić przy tych symbolach "akta nie stanowiące sprawy", ale wtedy dalej tam będzie kat. A. Wolałbym żeby nie było tak, że w JRWA mam kat. A np. dla kontroli, a w EZD dla tej samej klasy mam kat. B5, bo tak mówi instrukcja. Innym wyjściem jest chyba zmiana kwalifikacji przez archiwistę już po przyjęciu akt do archiwum, ale czy to jest praktykowane i możliwe? Innym chyba dwie kategorie przy jednej klasie? Bo jak zakładamy sprawę, to na upartego, gdyby na rozwijanej liście było więcej niż jedna kategoria archiwalna to można byłoby taką wybrać. Może po to jest ta kolumna w pliku aktualizującym JRWA: "KAT ARCH INNA"? Tylko problem taki, że kategorii nie można wybrać przy tworzeniu akt nie stanowiących sprawy... czyli tutaj, co w koszulce już zmienić kategorie?
Pewnie jest na to jakiś wypracowany sposób w EZD PUW, ale jakoś ja tego nie widzę, pomóżcie

*Jeżeli mamy takowe wyznaczone np. dla lat ubiegłych, u mnie w jednostce nie było i teraz jest problem z "wolnymi koszulkami" z lat ubiegłych. Kończymy je jako "prowadzone po za EZD", bez klasyfikacji i chyba wyjdzie pismo do AP, żeby dali zgodę na usunięcie z systemu.