Brak zgody na brakowanie Działu merytorycznego

[Eliza]

Witam,
potrzebują pomocy w pewnej sprawie, a mianowicie mam w składnicy akt dokumentację przekazaną przez Dział Finansowo Księgowy, która zawiera m.in. dowody księgowe u nas to kat. B5. Dokumentacja jest z lat 2002 do 2018, także teoretycznie jej okres przechowywania już minął. Jednakże Dział FK nie wyraża zgody na brakowanie tejże dokumentacji ponieważ zawiera ona listy osób wobec których prowadzone są postępowania windykacyjne, spadkowe itp.
Czy jest jakieś wyjście z tej patowej sytuacji ? czy faktycznie muszę trzymać całość dokumentacji w składnicy akt aż postępowania wobec wszystkich osób się zakończą?

[Barsa]

Można wyjąć te potrzebne akta... kwestia czy to nie za dużo pracy, choć też dochodzi temat "niepodzielności akt". Chyba więc lepiej byłoby zrobić kopie za potwierdzeniem z org.

[Eliza]

Niestety są to głównie listy, na których są wszystkie nazwiska osób wobec których prowadzone są postępowania.

[emilia]

Ja bym jednak w tej sytuacji posłuchała uwag twórcy dokumentacji, czyli Działu Księgowego. Kat. archiwalne są dla nas. Ja mam w swojej pracy tak z postępowaniami Działu Zamówień Publicznych. Teoretycznie mogłabym wystąpić o zgodę na brakowanie, bo okres przechowywania minął, ale pracownicy proszą zostawić jeszcze trochę, bo wracają do tej dokumentacji . Być może trzeba będzie w JRWA wydłużyć okres przechowywania, pomyślimy. Na ten moment, jeśli jest miejsce w archiwum zakładowym żeby potrzymać, to bym potrzymała. I tylko przypomniała się co jakiś czas, czy te postępowania windykacyjne się zakończyły. Można też zapytać o opinię swój oddział Archiwum Państwowego.

[gtrafalski]

Warto jeszcze zajrzeć do Instrukcji Archiwalnej. Może znajdziesz tam zapis, że stanowisko komórki wymaga potwierdzenia kierownika jednostki. A jeżeli kierownik Ci tak każe zrobić to po prostu zrób. Naturalnie, jeżeli list nie jest dużo może warto je wydzielić i wybrakować resztę. Decyzja należy do Ciebie.

[łucja]

A czy nie lepiej wycofać te akta do WFK? Skoro dotyczą spraw błędnie uznanych za zakończone... Niech księgowość je sobie zabierze i trzyma na stanowiskach pracy, a Ty możesz spokojnie wybrakować akta i zwolnić przestrzeń w archiwum.

[Rovan]

Dział FK nie wyraża zgody na brakowanie tejże dokumentacji ponieważ zawiera ona listy osób wobec których prowadzone są postępowania windykacyjne, spadkowe itp.

Pamiętaj, ze przesłanką do brakowania nie jest sam tylko upływ okresu przechowywania, ale również utrata przydatności (w tym wartości dowodowej).
Skoro ta dokumentacja jest potrzebna w toczących się postępowaniach to nie można jej wybrakować.

A czy nie lepiej wycofać te akta do WFK? Skoro dotyczą spraw błędnie uznanych za zakończone

Dokumentacja sama w sobie może być jak najbardziej zakończona, a jednocześnie stanowić dowód albo zawierać informacje istotne w innych (niezakończonych) sprawach.

[łucja]

Dzień dobry Wszystkim, a czy należy w takim razie pozostawić pojedyncze sprawy a resztę teczek można wybrakować czy wszystkie teczki należy pozostawić? Niektóre sprawy ciągną się przez kilkanaście lat...

[Leksandra]

Trzeba to ustalić z komórką merytoryczną, kierownikiem jednostki, z prawnikami - przecież roszczenia się przedawniają, może wycofać te dokumenty i dołączyć do akt postępowania... na pewno jest jakieś rozwiązanie (ale jeżeli w grę wchodzi np 10 segregatorów, to można je zatrzymać ??)

Lepiej nie szukać sposobu żeby zniszczyć w majestacie prawa dokumentację w sytuacji, gdy może być potrzebna, lecz ostatecznie rozwiązać sprawę. Jakby nie było, kierownik merytoryczny może zatrzymać brakowanie i nie wiem, czy w sytuacji gdy jest na to zgoda dyrektora, archiwista ma coś do powiedzenia 

[Eliza]

Niestety jest do kilkanaście pudełek, które zajmują znaczną ilość miejsca w Składnicy.
Po przejrzeniu kilku teczek które się znajdują w tych pudłach wyszło, że jest to istny misz masz, księgowość trochę napchała sztucznie wszystkiego co się dało bo cyt. ,,chciały mieć wszystko w jednej teczce" są tam kopie pism pod różnymi znakami, maile i inna dokumentacja dotycząca toczących się sprawy wobec dłużników, a teczka ma hasło:  Dowody księgowe.
Na chwilę obecną wydaje mi się że najlepiej by było poprosić księgowość, aby przejrzała ową dokumentację i zostawiła to co faktycznie jest potrzebne. 

[Rovan]

Tu wychodzi bokiem niefrasobliwość archiwisty, który przyjmując te dokumenty do składnicy nie sprawdził i przyjął na ładne oczy.
Ja bym takiego "misz-maszu" nie przyjął i nakazał uporządkowanie dokumentacji zgodnie z klasyfikacją rzeczową.

[Konkretna6]

To znaczy, że część dokumentacji trafiła nie do tej teczki co powinna. Komórka organizacyjna źle sklasyfikowała tą dokumentację. Podejrzewam, że w waszym JRWA można znaleźć inny numer klasyfikacyjny pod który można te dokumenty podpiąć i lata przechowywania będą wtedy już zupełnie inne. Chyba, że wasz JRWA jest też źle zrobiony no ale cóż. To wtedy houston mamy problem. Moim zdaniem ta teczka powinna zostać cofnięta. Nie powinna być przyjmowana do archiwum. Czy oprócz tego reszta dokumentów w teczce zgadza się z numerem klasyfikacyjnym? U siebie mam ten sam problem. Poprzednia Pani brała dokumentację jak leci nie sprawdzając co to jest i teraz mam w archiwum rzeczy, które nie powinny się tam znaleźć. Dlatego radzę przed brakowaniem skonsultować z komórką co idzie do brakowania a co nie. Żeby nie było potem takiej sytuacji że dasz do brakowania coś co nadal komórce jest potrzebne. Ewentualnie (nie popieram takich rozwiązań, ale z cyklu jak coś jest głupie a działa to nie jest głupie) niech komórka po prostu wypożyczy sobie tą teczkę i u siebie trzyma. Nie wiem czy przepisy regulują okres wypożyczeń (ja nie spotkałam się z tym) więc jest to jakieś rozwiązanie. A następnym razem nie przyjmować takich teczek.