Przejmowanie dokumentacji - brak daty załatwienia sprawy na spisie spraw

[łucja]

Szanowni Koledzy,
 czy przejęlibyście dokumentacje akt teoretycznie tworzących akta sprawy, bez daty zakończenia sprawy? Nie chodzi mi o jedną teczkę, ale o wszystkie teczki z danego roku...

[Barsa]

Sprawa faktycznie niezakończona czy po prostu brak wpisu na spisie spraw?

[łucja]

Raczej zakończona. Przy czym większość tych "spraw" to raczej powinna być w dokumentacji nietworzącej akt sprawy

[Barsa]

Cóż jak już potworzyli sprawy... a co to w ogóle jest?

[łucja]

Na przykład: deklaracja podatku od nieruchomości, opłata abonamentowa RTV (klasa 254 - Podatki i opłaty publiczne),różne naprawy samochodów, zakupy części do nich, zakup kalendarzy(sic!), odpowiedź na zapytanie o liczbę motocykli, zakupy książek, zakup notatników służbowych, zakup lodówki, zakup gadżetów promocyjnych, wykonanie usługi przeprowadzki (klasa 2632- Eksploatacja własnych środków transportowych),różne zakupy np.: tonerów, papieru, kamer, zamówienie usługi IODO, zapytanie ofertowe do zakupu tonerów, zamówienie prenumeraty, zakup foteli, wymiana sprężyn bramy garażowej, dezynfekcja pomieszczeń, zakup etui do telefonów komórkowych (klasa 2600).

[Barsa]

Cóż jak już potworzyli te sprawy to szkoda ich pracy, część z wymienionych dokumentów w sumie nadaje się nawet na "sprawy". Inne tak średnio, więc można spis spraw traktować jako "rejestr dokumentów" w teczce i nie przywiązywać większej wagi co tam na nim jest, bo to też wszystko raczej B5/B10.

[łucja]

Ok, potraktuje to jako rejestr dokumentów. Ale na przyszłość jak to ogarnąć?

[Barsa]

Nauczyć pracowników co to są akta niestanowiące sprawy... ale to ciężki temat

[łucja]

Rozumem, że jeśli w związku z jakimś zamówieniem, zaproszeniem, powstaje korespondencja, która musi być oficjalnie wysłana z urzędu, to wtedy jest to dokumentacja tworząca akta sprawy i musi być znakowana.

[Barsa]

Ja tak do tego podchodzę, że jak korespondencja to dokumentacja tworzy już sprawę. To może mocne uproszczenie, ale dobrze się "sprzedaje".

[łucja]

Dzięki

[łucja]

A jeśli to wewnętrzna korespondencja emailowa?

[Barsa]

Więcej z tym kłopotu niż pożytku ale to już może tworzyć sprawy.