Maile w systemie tradycyjnym

[bubus]

Dzień dobry, działamy w systemie kancelaryjnym tradycyjnym z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci. Jeśli sprawę załatwia się mailowo to co z rejestracją wysyłki?

[Barsa]

W IK masz odpowiedź... ale radziłbym podchodzić do tematu "z głową"

[bubus]

W IK masz odpowiedź... ale radziłbym podchodzić do tematu "z głową"

Ja rozumiem, ale jak to technicznie załatwić z sekretariatem?

[Barsa]

Jeżeli to idzie przez sekretariat czy domyśle punkt kancelaryjny to inna para kaloszy... ma być rejestrowane i tyle. Myślałem, że chodzi o meile, które wysyłają sobie pracownicy.

[bubus]

Pracownik sam udzielił odpowiedzi mailowo, a była to wymiana informacji z jednostką zewnętrzną. Czy nie powinien zgłosić tego faktu do sekretariatu? Czy działając w systemie kancelaryjnym tradycyjnym nie powinien tego maila wydrukować i zanieść lub przesłać do sekretariatu i otrzymać pieczęć wysyłki?

[łucja]

Rejestrowane w kancelarii powinny być emaile istotne dla sprawy. Na 100 procent istotny jest email wszczynający sprawę,  pozostałe raczej mają znaczenie robocze.

[liteona]

W urzędzie rejestrujemy (drukujemy) maile, które wpłynęły na skrzynkę i wszczynają sprawę albo mają dla niej jakieś znaczenie. W większości jak już mail(pismo) zostanie zarejestrowane(wydrukowane) pracownik odpowiada na maila wysyłając skan dokumentu stanowiącego odpowiedź i wtedy normalnie jest wpinane do teczki do konkretnej sprawy.
Maile które wpływają bezpośrednio do pracowników dot. ich bieżących zadań nie są rejestrowane i pracownik sam na nie odpowiada.

[bubus]

W urzędzie rejestrujemy (drukujemy) maile, które wpłynęły na skrzynkę i wszczynają sprawę albo mają dla niej jakieś znaczenie. W większości jak już mail(pismo) zostanie zarejestrowane(wydrukowane) pracownik odpowiada na maila wysyłając skan dokumentu stanowiącego odpowiedź i wtedy normalnie jest wpinane do teczki do konkretnej sprawy.
Maile które wpływają bezpośrednio do pracowników dot. ich bieżących zadań nie są rejestrowane i pracownik sam na nie odpowiada.

Pracownik wysyła skan dokumentu, ale mi chodzi o pieczęć wysyłki, czy jest sens bawić się w to w przypadku maila? Tak jak mamy pieczęć wpływu i dekretację na mailu wszczynającym sprawę.

[łucja]

A czy jest to email wszczynający sprawę?

[bubus]

Email, który wszczynał sprawę przyszedł z jednostki zewnętrznej. Prowadzący sprawę wydrukował go i zaniósł do sekretariatu, gdzie mail został zarejestrowany w dzienniku korespondencyjnym przesyłek wpływających i zadekretowany przez kierownika jednostki. Prowadzący sprawę wysyła odpowiedź również mailowo. Odpowiedź ta kończy sprawę. Czy ten mail również musi przejść przez sekretariat?

[Barsa]

Według IK wszystko co wychodzi z instytucji powinni być zarejestrowane w rejestrze przesyłek wychodzących...

To teoria, w praktyce zawsze na szkoleniach wewnętrznych czy zewnętrznych mówię, żeby mając szczególnie system tradycyjny podchodzić do takich tematów z głową i rejestrować itd. tylko maile ważne dla sprawy i to już niech referent sobie decyduje. Takiego maila o którym piszesz ja bym jednak radził rejestrować. Czy wszystkie, to już zależy od ilości itd. Nie ma sensu dać się zwariować chyba, że pracownicy mają na to czas.

W EZD to już bez problemu, to co przez system przechodzi jest rejestrowane i tyle.