pudła/teczki

[Claud]

Witam, nurtuje mnie jedna sprawa.
W instrukcji mamy pewnie jak wielu z Was o porządkowaniu dokumentacji:
,,umieszczenie dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nie przekraczającej 5 cm, a tych – w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych;"

U nas w instytucji jest jednak taka praktyka, że np. jest powiedzmy 25 spraw w ciągu roku. Znaczna część spraw jest oddzielnie związana sznurkiem. Później umieszczamy to w pudle i opisujemy zgodnie z wymogami samo pudło traktując je poniekąd jako teczkę. Jeżeli sprawy te mieszczą się w kilku pudłach to one wyznaczają nam ilość tomów.
Stąd na spisie zdawczo-odbiorczym w miejscu ilość teczek wpisujemy ilość tak naprawdę tych pudeł. Czy to może tak zostać?

Pudło może być wykorzystane w dwojakiej roli:
1. Jako jedyne opakowanie dokumentacji - wówczas opisujemy je tak jak teczkę
2. Jako opakowanie zewnętrzne, w którym umieszczamy opisane teczki - wówczas szczegółowość opisu pudła zależy od tego jak bardzo jednorodna jest dokumentacja w umieszczonych w nim teczkach. Opis minimum to nazwa jednostki i zakres sygnatur teczek w pudle.

we wcześniejszych wątkach odnalazłam podpowiedź, tylko nie wiem czy jest dowolność wyboru wariantu 1. lub 2.??  

[Barsa]

Przy kat. B często archiwizuje się tak, że nie używa się teczek tylko wkłada dokumenty na klipsy i na pierwszą stronę leci biała karta i na nią naklejka z "opisem teczki". Żadna znana mi kontrola tego nie zakwestionowała. Tutaj robicie podobnie, choć jeżeli "pudło ma być teczką" to dla mnie musi tam być zwarta dokumentacja trwale ze sobą spięta... po to się używa tego klipsa i tej kartki na przodzie, żeby to podkreślić, że to jest jedna "teczka".

[Rovan]

Stąd na spisie zdawczo-odbiorczym w miejscu ilość teczek wpisujemy ilość tak naprawdę tych pudeł. Czy to może tak zostać?

jak najbardziej. Jednostką archiwalną może być dowolne jednostkowe opakowanie dokumentacji (teczka, koperta, pudło, segregator itp.) dostosowane do jej gabarytów.
Przy czym korzystając w tym celu z pudeł poszedłbym za radą Barsy i spinał dokumenty w pudle klipsem, żeby zachować ich zwartość.