Brakowanie - spis z natury

[łucja]

Szanowni i Zacni, czy ktoś z Was w praktyce to stosował? W komórce organizacyjnej znajduje się dokumentacja, której okres przechowywania minął i straciła ona wartość dowodową. Czy mogę wciągnąć ją na spis dokumentacji do brakowania i wystąpić o zgodę do AP? Nie chcę przejmować tej dokumentacji do archiwum zakładowego, z uwagi na brak miejsca.

[Rovan]

Możesz. Robiłem to wielokrotnie.
Po prostu sporządź spis na brakowanie, w miejsce sygnatury archiwalnej wpisując formułkę "spis z natury".

[łucja]

Dziękuję Rovan. Czy kierownicy wydziałów przesyłali Ci takie spisy bądź uzupełniali listy do brakowania?

[Rovan]

Ja zawsze wolałem samemu sporządzić każdy spis.

[łucja]

Dzięki. Czyli muszę iść do wydziału i wpisać te pozycje na spis do brakowania?

[Rovan]

Tak bym radził, chyba że chcesz zaufać informacjom przekazanym przez komórkę, bez osobistego oglądania dokumentacji

[łucja]

Dzięki

[nowa26T]

A jeżeli w tej dokumentacji którą zbrakować chcemy spisem z natury mamy pomieszanie dokumentów obejmujących lata od 1995 do 2006 i w sumie trzy zarządzenia Rady Ministrów w sprawie JRWA... z roku 1990, 1999 i 2003 to co kolumną oznaczenie kancelaryjne (znak akt lub znak sprawy) - częściowo jest tam wykazu akt nie stosowano, czasami zdarzają się dokumenty gdzie już obowiązywały symbole klasyfikacyjne ale ktoś "zapomniał" ich stosować i jest istny chaos. Jak ten cały bajzel ująć w spisie do brakowania pod jedną pozycją czy lepiej to jednak uporządkować w spisy zdawczo odbiorcze?

[liteona]

Porządkujesz teczkami (segregatorami czy jak to było gromadzone pierwotnie) i potem latami i wpisujesz odpowiedni do zawartości symbol.

[Barsa]

JRWA mógł obowiązywać, ale jednostka mogła go nie stosować... Wtedy uwaga "wykazu nie stosowano" jest niby ok, choć znając nasze AP to będą chcieli jednak symbole, ale można się przyjemnie zaskoczyć.

[nowa26T]

dziękuję Wam za odpowiedź - a tak przy okazji co z dokumentami które przejęliśmy protokołem z Urzędu Gminy i tam zrobiono spis zdawczo-odbiorczy (bo OPS w latach 90-tych w jednym budynku) i ma on nadane jakieś swoje numery kolejne a my po "usamodzielnieniu się" odłączyliśmy się od Urzędu i mamy swoje spisy numerowane od 1. Jak uwzględnić takie dokumenty w brakowaniu - czy możemy posłużyć się ich numeracją spisów?

[Rovan]

Skoro ta dokumentacja nie została wciągnięta na ewidencję waszego archiwum zakładowego i nie ma waszych sygnatur, to należy ją wybrakować "z natury".

[Barsa]

Można w uwagach wpisać "dawne sygnatury..." czy coś takiego.

[nowa26T]

dzięki za odpowiedź musze jeszcze uporać się z symbolem z wykazu akt bo do pewnego momentu używano jakiejś bliżej nieokreślonej numeracji - której odzwierciedlenia nie znajduję w żadnym rozporządzeniu o jrwa - nie wiem czy stosowano system kancelaryjny dziennikowy czy ktoś z powietrza brał te numery - to akta sprzed 30 lat (a czasem i więcej bo natknęłam się na takie z lat 80-tych) - mogę tam wpisać - wykazu akt nie stosowano czy musze podać te numery które mam w kopii spisu zdawczo-odbiorczego z UG?