Dokumentacja z wydziału komunikacji.

[Ona1984]

Witam, mam pytanie - w jaki sposób prawidłowo przyjąć dokumentację rejestracji pojazdów. Do tej pory spis zdawczo-odbiorczy zawierał około 2 tysiące pozycji. Przekazywano pojazdy tzw. nieaktywne. Kierowano sie datą decyzji dot.wyrejestrowania/zezłomowania. Każdy numer rejestracyjny ma swoją osobna pozycje na spisie. W roku założenia teczki wpisywano datę wyrejestrowania np 2012, a w datach skrajnych np 2002-2012. Czy robiono to właściwie?  Numery rejestracyjne na spisie są ułożone od najniższego do najwyższego numeru . Proszę o pomoc.

[Rovan]

W roku założenia teczki wpisywano datę wyrejestrowania np 2012, a w datach skrajnych np 2002-2012. Czy robiono to właściwie?

Rok założenia teczki to data rozpoczęcia prowadzenia dokumentacji a nie zakończenia jej prowadzenia.
Dla przedmiotowej dokumentacji datą założenia teczki będzie data zarejestrowania pojazdu, a nie jego wyrejestrowania.

[Ona1984]

Czy poprawienie przyjetego już spisu poprzez wpisanie jedynie właściwego roku założenia teczki wystarczy? Tzn. Że na spisie rok założenia teczki będzie zatem wymieszany? A nie np najpierw wszystkie teczki z 2002r, potem z 2003r. Chcę to poprawić ale też  nie chce przy tym spedzić kilku miesiecy...

[Rovan]

Z tego co piszesz dla komórki ważniejsze od układu chronologicznego był układ narastający wg numerów rejestracyjnych pojazdów i ja bym się tego trzymał.
Standardowo w przypadku dokumentacji rzeczowo jednorodnej układa się ją chronologicznie wg dat założenia, ale zdążają się odstępstwa od tej zasady (np. układ alfabetyczny akt osobowych).
Moim zdaniem w tym przypadku możemy mówić o takim właśnie odstępstwie. Popraw tylko te daty założenia teczek.

[Ona1984]

Rovan dziękuję za pomoc

[EwelinaP]

U nas wyznacznikiem jest data wyrejestrowania pojazdu - na jednym spisie mamy wszystkie pojazdy wyrejestrowane, np. w 2020 r. Nie przykładamy wagi do kolejności numerów rejestracyjnych, lub daty rozpoczęcia teczki, bo są one przecież bardzo różne, a spraw w ciągu roku jest zbyt wiele. Na zgodą AP robimy też teczki zbiorcze - w jednej mamy po kilka aut, a w tytule teczki uwzględniamy wszystkie numery rejestracyjne. W systemie wydział odznacza przy każdym pojeździe sygnaturę archiwalną. Taki system u nas sprawdza się bardzo dobrze i jest efektywny przy brakowaniu dokumentacji - nie wyciągamy pojedynczych teczek do zniszczenia, a cały spis.