Brakowanie - protokół przekazania dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia

[Aleksandra]

Cześć. Mam pytanko do osób, które przechodziły już proces brakowania w postaci przekazania dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia profesjonalnej firmie zewnętrznej. W jakiej formie sporządzaliście wykaz tej dokumentacji na protokole? Ogólnie, np. dokumentacja niearchiwalna wg zgody AP nr... + ilość kg, czy wymienialiście wszystkie sygnatury archiwalne? a może jeszcze inaczej?

[muniekdm]

Skąd to pytanie? Nie sporządza się żadnego protokołu przekazania dokumentacji firmie niszczącej akta. Zostaje tylko zawarta umowa na niszczenie i umowa powierzenia przetwarzania danych.

[bubus]

Mamy podpisaną umowę z firmą, która przyjeżdża do nas, waży kartony które są do zabrania i podpisujemy protokół przekazania dokumentacji z uwzględnieniem wagi całości bez żadnych szczegółowych spisów. Firma wyznacza termin w jakim dokumentacja zostanie zniszczona z zachowaniem poufności. Po tym terminie przesyłają nam certyfikat zniszczenia. Jeśli chodzi o wytypowanie dokumentów do zniszczenia to nie powołujemy żadnej komisji. Robię to sam i przed wysłaniem wniosku do AP przekazuję wykaz odpowiednim kierownikom i zbieram od nich podpisy z adnotacją "nie wnoszę uwag".

[Aleksandra]

Skąd to pytanie? Nie sporządza się żadnego protokołu przekazania dokumentacji firmie niszczącej akta. Zostaje tylko zawarta umowa na niszczenie i umowa powierzenia przetwarzania danych.

Sporządza się. Mamy to zapisane w umowie głównej, jest nawet wzór i pozycja do wypełnienia "wykaz przekazanej dokumentacji niearchiwalnej" - stąd pytanie.

[gtrafalski]

Na Twoim miejscu załączyłbym ten sam Spis dokumentacji podlegającej brakowaniu, który był wysłany do AP. To powinno załatwić sprawę i pozwolić na zachowanie "porządku w papierach". Pytanie co na to firma

[Aleksandra]

Mamy podpisaną umowę z firmą, która przyjeżdża do nas, waży kartony które są do zabrania i podpisujemy protokół przekazania dokumentacji z uwzględnieniem wagi całości bez żadnych szczegółowych spisów. Firma wyznacza termin w jakim dokumentacja zostanie zniszczona z zachowaniem poufności. Po tym terminie przesyłają nam certyfikat zniszczenia. Jeśli chodzi o wytypowanie dokumentów do zniszczenia to nie powołujemy żadnej komisji. Robię to sam i przed wysłaniem wniosku do AP przekazuję wykaz odpowiednim kierownikom i zbieram od nich podpisy z adnotacją "nie wnoszę uwag".

Ok, czyli podajesz tylko wagę, dzięki

[Dory]

Skąd to pytanie? Nie sporządza się żadnego protokołu przekazania dokumentacji firmie niszczącej akta. Zostaje tylko zawarta umowa na niszczenie i umowa powierzenia przetwarzania danych.

Sporządza się. Mamy to zapisane w umowie głównej, jest nawet wzór i pozycja do wypełnienia "wykaz przekazanej dokumentacji niearchiwalnej" - stąd pytanie.

Sorry za pytanie, ale sporządzaliście umowę z pewnymi warunkami tzn. wzorem i wykazem a teraz nas pytasz, co przekazać firmie? Nie kumam.

[Aleksandra]

Na Twoim miejscu załączyłbym ten sam Spis dokumentacji podlegającej brakowaniu, który był wysłany do AP. To powinno załatwić sprawę i pozwolić na zachowanie "porządku w papierach". Pytanie co na to firma

No właśnie, pytanie co na to firma.. 

[Aleksandra]

Skąd to pytanie? Nie sporządza się żadnego protokołu przekazania dokumentacji firmie niszczącej akta. Zostaje tylko zawarta umowa na niszczenie i umowa powierzenia przetwarzania danych.

Sporządza się. Mamy to zapisane w umowie głównej, jest nawet wzór i pozycja do wypełnienia "wykaz przekazanej dokumentacji niearchiwalnej" - stąd pytanie.

Sorry za pytanie, ale sporządzaliście umowę z pewnymi warunkami tzn. wzorem i wykazem a teraz nas pytasz, co przekazać firmie? Nie kumam.

Umowami zajmuje się zupełnie inna komórka to raz, dwa, logicznym wydaje się, że w protokole musi być zapis o tym, co przekazujemy, ale już co tam zapisać będzie na mojej głowie, dlatego pytam archiwistów, którzy już to przechodzili i wypełniali taki protokół, jesteśmy tu chyba po to aby dzielić się doświadczeniami, czyż nie? Dlatego to ja nie kumam po co ten wpis, bo na pewno nie po to aby pomóc :/

[Barsa]

Wpisywałem tylko kilogramy, ew. mb.

[Leksandra]

Ja również nic nie wpisuję i nic nie załączam. Dostaję fakturę i certyfikat ze zniszczenie dokumentacji papierowej, ilość podana natomiast jest w pojemnikach 240 litrowych. Pojemniki przyjeżdzają wcześniej, po zapakowaniu ja je plombuję i w takiej postaci je zabierają. (3 stopień utajnienia). Faktu fizycznego zniszczenia nigdzie nie odnotowywuję. Certyfikaty przechowuję w osobnej teczce,

[Dory]

Skąd to pytanie? Nie sporządza się żadnego protokołu przekazania dokumentacji firmie niszczącej akta. Zostaje tylko zawarta umowa na niszczenie i umowa powierzenia przetwarzania danych.

Sporządza się. Mamy to zapisane w umowie głównej, jest nawet wzór i pozycja do wypełnienia "wykaz przekazanej dokumentacji niearchiwalnej" - stąd pytanie.

Sorry za pytanie, ale sporządzaliście umowę z pewnymi warunkami tzn. wzorem i wykazem a teraz nas pytasz, co przekazać firmie? Nie kumam.

Umowami zajmuje się zupełnie inna komórka to raz, dwa, logicznym wydaje się, że w protokole musi być zapis o tym, co przekazujemy, ale już co tam zapisać będzie na mojej głowie, dlatego pytam archiwistów, którzy już to przechodzili i wypełniali taki protokół, jesteśmy tu chyba po to aby dzielić się doświadczeniami, czyż nie? Dlatego to ja nie kumam po co ten wpis, bo na pewno nie po to aby pomóc :/

Wyluzuj, proszę.

[EwelinaP]

Uważam, że w omawianym przykładzie można załączyć spis dokumentacji, który był przekazywany do ap. U nas w protokole przekazania wpisywane są jedynie numery plomb założonych na pojemniki, do których spakowano akta. Firmy niszczącej nie interesuje przecież zawartość akt, a jedynie papier. Uważam, że powielanie spisów dokumentacji nie ma większego sensu.