Braki w dokumentacji

[bubus]

Dzień dobry, jak przejmować dokumentację, w której są braki, np. teraz mam taką sytuację, że brakuje części dokumentacji i dział nie wie co się stało, rozpłynęła się jak kamfora. Pewnie ktoś zniszczył i nie chcą się przyznać. Jak wiadomo dokumentacja powinna być kompletna, ale jak uchronić się przed ewentualnymi konsekwencjami wykrycia tych braków w przyszłości przez AP? Pytanie od drugiej strony: jak z kolei taki dział może się wybronić przy swoich kontrolach? Dokumentacja powstała, gdy ktoś inny za nią odpowiadał i jak taki referent może się wybronić z braków, np. przy kontroli z sanepidu, czy inspekcji pracy? Pozdrawiam.

[Dory]

Kierownik komórki przekazującej koniecznie podpisuje się pod notatką wyjaśniającą okoliczności. Raczej trudno sobie wyobrazić, że ktoś będzie odpowiadać za błędy poprzedników. W razie kontroli mniej więcej tak, tylko bardziej dyplomatycznie, można się "bronić".
Koniecznie notatka!

[bubus]

A jak komórka merytoryczna może się wybronić podczas swojej kontroli? Brakuje dokumentów, których oni personalnie nie tworzyli, choć z drugiej strony powinni byli przejąć sprawy protokolarnie. Oczywiście protokołu brak, a wszystko odbyło się "na gębę".

[gtrafalski]

Twój problem polega na obronieniu SIEBIE. A komórka niech się teraz martwi. Jak nie podpisali protokołu to to jest ich problem.

[KasiaKatarzyna]

A co w przypadku, gdy komórka organizacyjna pożyczyła teczkę z Kat A. i jedna sprawa z teczki została zagubiona? Zamiast kart wypożyczeń, prowadzę sobie zeszyt, w którym osoba pożyczająca się podpisuje, że wypożycza dane akta. Na razie nie przyjęłam tej teczki, powiedziałam, że teczka musi być kompletna przy zwrocie. Sytuacja jest otyle nie fajna, że brakująca sprawę, od komórki organizacyjnej wzięła jedna osoba z szefostwa i nie może jej odnaleźć. Co w tej sytuacji robić, czekać aż się znajdzie czy sporządzić jakiś protokół zaginięcia, żeby się te osoby podpisały?

[EwelinaP]

Miałam podobną sytuację. Napisałam pismo z prośbą o zwrot kompletnej teczki i poinformowałam, że jeśli jest to niemożliwe, to konieczne będzie sporządzenie protokołu zagubienia akt. Dokumentacja bardzo szybko się odnalazła. Ktoś rozszył teczkę i luźne dokumenty rozpłynęły się w innych papierach. Finalnie wszystko dobrze się skończyło. Jeśli w Twoim przypadku akta się nie znajdą, protokół zagubienia będzie idealnym rozwiązaniem "ochronnym" dla archiwum. 

[KasiaKatarzyna]

Wiem, że już były próby odnalezienia ale niestety dokumenty wciąż się nie znalazły, wspominałam, że trzeba będzie pewnie zrobić protokół zaginięcia bo ja nieprzyjemniej niekompletnej teczki, bo upłynie kilku lat nikt nie będzie pamiętał, że taka sytuacja miała miejsce.

[Dory]

Wiem, że już były próby odnalezienia ale niestety dokumenty wciąż się nie znalazły, wspominałam, że trzeba będzie pewnie zrobić protokół zaginięcia bo ja nieprzyjemniej niekompletnej teczki, bo upłynie kilku lat nikt nie będzie pamiętał, że taka sytuacja miała miejsce.

Słusznie.