Brakowanie - nowe i stare przepisy archiwalne

[bubus]

Dzień dobry,
od stycznia mamy nowe przepisy. We wniosku o brakowanie podaję tylko, że kwalifikowałem wg. nowych, czy muszę też wrzucić info o starych przepisach? Jest jakaś gotowa formuła, tak żeby to miało ręce i nogi?

[Rovan]

Podajesz ten JRWA, wg którego ustalono okresy przechowywania brakowanej dokumentacji.
Np. jeśli w starym wykazie akt dokumentacja miała kategorie B10, a w nowym ma B5, to dokumentację należy przechowywać 10 lat a podstawą jej kwalifikowania będzie stary JRWA.

[bubus]

Myślałem, że muszę podać w pierwszej kolejności aktualne JRWA z informacją jakie obowiązywało poprzednio. A to nie jest tak, że dostosowuje się okres przechowywania do aktualnego JRWA? We wniosku o wydanie zgody na brakowanie mamy taki zapis:

Dokumentacja była kwalifikowana na podstawie: ................. (podstawa kwalifikowania dokumentacji niearchiwalnej tj. data i pełna nazwa aktu wprowadzającego jednolity rzeczowy wykaz akt lub kwalifikator dokumentacji (informacja zarówno o przepisach obowiązujących w danym podmiocie w momencie powstawania dokumentacji jak i o przepisach, na podstawie których dokonano weryfikacji kwalifikacji archiwalnej akt).

Pierwsze przepisy obowiązywały w latach 2021-2024. Drugie obowiązują od 2025. Brakowane będą dokumenty z lat 2013-2021. Do których przepisów odnosić się w latach 2013-2020? Uprzejmie proszę o pomoc.

[Rovan]

Obowiązuje zasada kategorii o wartości wyższej.
Jeśli w nowym wykazie akt kategoria jest wyższa niż w wykazie obowiązującym w momencie wytworzenia dokumentacji wtedy faktycznie podstawę kwalifikowania stanowi nowy wykaz.
Jeśli jednak kategoria w nowym wykazie jest niższa od pierwotnej wówczas podstawę kwalifikowania stanowi pierwotny wykaz akt.

Pierwsze przepisy obowiązywały w latach 2021-2024. Drugie obowiązują od 2025. Brakowane będą dokumenty z lat 2013-2021. Do których przepisów odnosić się w latach 2013-2020? Uprzejmie proszę o pomoc.

Dokumentacja, która powstałą przed wprowadzeniem w podmiocie pierwszego JRWA, po jego wprowadzeniu (2021) podlegała kwalifikacji w oparciu o ten pierwszy wykaz akt (taki zapis powinien być również w zarządzeniu wprowadzającym ówczesne normatywy).
Zatem to właśnie wykaz akt z 2021 r. stanowi dla dokumentacji z lat 2013-2020 podstawę kwalifikowania, chyba że w aktualnym JRWA (2025) dokumentacja ta ma wyższe kategorie archiwalne niż w wykazie z 2021 r.

[bubus]

Po sprawdzeniu żadna z tych kategorii nie uległa zmianie. Tak więc, czy brakując dokumenty z lat 2013-2021 taka formuła we wniosku będzie odpowiednia?:

Dokumentacja była kwalifikowana na podstawie przepisy z 2021-2024. Weryfikacji kwalifikacji archiwalnej akt dokonano na podstawie przepisy z 2025.

[Rovan]

Moim zdaniem może być.