Dwóch archiwistów w jednej jednostce

[bubus]

Dzień dobry, mam pytanie odnośnie zapisu w instrukcji archiwalnej: "w przypadku zatrudnienia dwóch archiwistów wyznacza się spośród nich osobę koordynującą pracę archiwum zakładowego." Czy ta druga osoba, która nie jest koordynatorem może podpisywać i zatwierdzać sporządzone przez siebie dokumenty, tj. karty udostępniania akt, spisy akt do brakowania i spisy zdawczo-odbiorcze akt wprowadzanych na stan archiwum? Pozdrawiam.

[Dory]

Moim zdaniem może. Jak rozumiem, Ty jesteś koordynatorem, ta druga osoba ?zwykłym? archiwistą, więc może.

[bubus]

Czy koordynator archiwum zakładowego ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy w dokumentach sporządzonych przez drugiego archiwistę, które potencjalnie wyjdą na kontroli z archiwum państwowego?

[Dory]

Hmm koordynator chyba powinien  ::)sprawdzić/sprawdzać, co robi ta druga osoba - z racji stanowiska.   Zawsze może się zdarzyć wpadka. Z drugiej strony PODPISUJĄCY odpowiada za takie a nie inne przyjęcie. Powiedziałabym, że w takim razie raczej ten, który się podpisał.

[bubus]

Po weryfikacji zakresu obowiązków drugi archiwista również ma zapis o podpisywaniu sporządzonych przez siebie dokumentów, więc myślę że to zamyka temat. W razie czego jest to podstawa, żeby się wybronić. Przecież nikt nie będzie nikogo niańczył ?

[Michał Szot]

Mam podobne wątpliwości w moim archiwum zakładowym. Każdy archiwista ma uprawnienia do podpisywania kart udostępnienia, spisów zdawczo-odbiorczych, przygotowywania spisów dokumentacji wytypowanie do brakowania, przekazania do AP (oczywiście robi to w zakresie powierzonego zakresu obowiązków i zadań wyznaczonych przez przełożonego). W przypadku wyznaczenia koordynatora pracy archiwum zakładowego istotne jest czy koordynator jest bezpośrednim przełożonym pozostałych archiwistów. Jeśli tak, sprawa jest jasna. Jeśli nie to koordynator ma ograniczone narzędzia aby sprawnie koordynować pracami archiwum. Na pewno w tym przypadku jego rolą będzie odpowiadanie za sprawozdawczość roczną, a w przypadku odejścia z pracy powinien protokolarnie przekazać archiwum swojemu następcy.