Jak przejść z systemu dziennikowego na bezdziennikowy?

[Konkretna6]

Witajcie. Na początek przywitam się jako nowa osoba. Od około 3 lat pracuję na stanowisku archiwisty w pewnej placówce, jest to samodzielny zakład leczniczy, coś w rodzaju sanatorium. No i od kiedy zaczęłam pracę tak mam coraz większy problem jak to archiwum ogarnąć. Przede wszystkim mam problem z tym, że wszystkie instrukcje, tzn. składnicy akt, kancelaryjna i rzeczowy wykaz akt są przestarzałe tzn. instrukcja składnicy akt jest z 2005 r., kancelaryjna z 1998 a rzeczowy wykaz akt z 2003. Nie pytajcie czemu tak, bo sama tego nie ogarniam. No ale w związku z tym postanowiłam napisać nowe instrukcje i nowy RWA. Obecnie czekam na ich zatwierdzenie. Wysłane zostało dwa lata temu i niestety archiwum państwowe do tej pory się nie odezwało, mam nadzieję, że to norma i w końcu odezwą się, dopytywałam to mówili, że takich jak ja mają na pęczki więc pewnie dlatego tyle to trwa. Co jednak chcę powiedzieć, to że w starej instrukcji kancelaryjnej mam napisane, że mamy system dziennikowy. No i faktycznie jest prowadzony w sekretariacie dziennik podawczy i przybijana jest pieczątka nadania i wpływu. Co do zdawania dokumentacji do składnicy akt, to już tutaj zakład podszedł do sprawy trochę systemem bezdziennikowym, bo opiera się na rzeczowym wykazie akt. Teczki są po prostu układane rzeczowo i latami. W związku z tym nie prowadzimy spisów spraw. Jakiś czas temu miałam wewnętrzną kontrolę z naszej jednostki nadrzędnej i Pan z kontroli wyskoczył do mnie, że dlaczego nie prowadzimy spisów spraw, że one powinny być w każdej teczce. Tłumaczyłam Panu, że nie mam obowiązku prowadzenia spisów spraw bo w instrukcji składnicy akt mam napisane, że spis spraw może zostać użyty tylko jako narzędzie pomocnicze, a poza tym mamy system dziennikowy a z tego jaką wiedzę na kursie otrzymałam nie prowadzi się spisów spraw w systemie dziennikowym, bo tutaj numeruje się każde pojedyncze pismo a nie grupuje względem prowadzonej sprawy. No to Pan był zszokowany i stwierdził, że ja chyba się mylę, ale ponieważ nie potrafił znaleźć argumentu to ten temat mi odpuścił. Tylko, że ja teraz mam problem jak przejść z systemu dziennikowego na bezdziennikowy. Prawdopodobnie będę musiała po wprowadzeniu nowych instrukcji przeszkolić ludzi w tym zakresie, a nie wiem jak teraz ma to wyglądać. Rozmawiałam z archiwum państwowym i oni poinstruowali mnie w tej sytuacji, że możemy dalej numerować sobie każde pismo tą pieczątką wpływu itd. czyli robić to samo co do tej pory robił sekretariat, a oprócz tego na każde pismo wychodzące nanosić numer ze spisu spraw. Fajnie tylko kto ten numer ma nadawać? Komórki? A co z dokumentacją przychodzącą? Czy mamy ręcznie na każdym piśmie który przyjdzie nadawać numer sprawy? W instrukcji napisałam, że robią to komórki (wzorowałam się na innych instrukcjach), ale teraz zastanawiam się jaka będzie rola sekretarki w tej sytuacji.

[łucja]

Pisałaś pismo do swojego AP odnośnie zatwierdzenia nowej instrukcji kancelaryjnej i RWA? Bez tego chyba nie przeskoczysz systemu bezdziennikowego...

[Konkretna6]

Jak się już napisze nowe instrukcje to trzeba je wtedy przesłać albo pocztą tradycyjną, albo e-mail co uczyniłam i do instrukcji dołączyć wniosek z prośbą o zatwierdzenie oraz wzory zarządzeń którymi te instrukcje się wprowadzi. Także tutaj myślę, że dopełniłam wszelkich formalności, zwłaszcza, że wcześniej dowiadywałam się jak to zrobić w AP.

[łucja]

Ok. Rozumiem, że czekasz dwa lata na odpowiedź swojego AP? Czy wysyłałaś jakieś prośby o informacje, kiedy zostaną zatwierdzone wasze normatywy?

[Konkretna6]

Tak. Pisałam maila i dzwoniłam. Na maila nie odpowiedzieli a przez telefon poinformowali mnie, że jak zrobią to będzie, bo mają dużo pracy. Nie dziwi mnie to, bo oprócz archiwum zajmuje się też innymi rzeczami np. piszę sprawozdania do urzędu marszałkowskiego i niedawno zatwierdzili mi dopiero wszystkie sprawozdania z ostatnich 6 lat także spodziewam się że i tutaj nikomu się nie śpieszy. Najważniejsze, że nadano mojej sprawie numer i sprawa jest w toku. Wiem kto prowadzi moją sprawę także chociaż tyle

[łucja]

No to współczuję,trochę masz związane ręce.

[Konkretna6]

No i właśnie dlatego póki jeszcze mi tego nie zatwierdzili chcę zasięgnąć porad, dowiedzieć się jak w innych placówkach funkcjonuje system bezdziennikowy. No bo jak mi to zatwierdzą to czasu nie będzie. Prawdopodobnie zatwierdzą na koniec roku żebym od nowego roku mogła rozpocząć prowadzenie archiwum na nowych zasadach, a przede wszystkim żeby komórki zaczęły grupować mi teczki na podstawie spraw a nie jak do tej pory. A jak wiadomo teczkę sprawy zakłada się na jeden rok kalendarzowy, chyba że nie było opcji zakończenia sprawy w roku kalendarzowym wtedy ma ten sam numer tylko przechodzi na rok następny. No tyle wiem, rozumiem na czym mniej więcej system bezdziennikowy polega, tylko pracuje z ludźmi, którzy robią mi problemy już samym faktem tego, że muszą zdawać coś do archiwum (pomimo ponagleń wiele komórek nie zdaje mi niczego lub nie zdaje w terminie). Teraz jak się dowiedzą, że jeszcze będą musieli nadawać jakiś numer spraw i jeszcze pisać spis spraw to mnie zamordują. Dlatego myślę jak to rozwiązać, żeby też nie było tak, że nikt mi nie będzie chciał zdawać do archiwum dokumentacji z tego powodu. A czy ten numer można pisać odręcznie długopisem? Dajmy na to, że na koniec jak już komórka porobi sobie wszystko w danej sprawie to potem odręcznie nada te numery i zrobi spis, lub ewentualnie ja zrobię ten spis?

[łucja]

Napisałabym jednak oficjalne pismo do AP, z prośba o oficjalną odpowiedź czy w tym roku zostaną zatwierdzone przesłane normatywy, gdyż chcielibyście zmienić system kancelaryjny od 1 stycznia 2026 roku.