Pierwsze sprawozdanie do AP

[bubus]

Witam, w 2024 roku AP objęło nas nadzorem archiwalnym i od stycznia br. obowiązują u nas przepisy kancelaryjno-archiwalne dla archiwum zakładowego. Czy sprawozdanie dla AP muszę przesłać już w tym roku? Dokumentację kategorii A będziemy dopiero przejmować od tego roku. Do tego momentu formalnie mamy na stanie wyłącznie dokumentację kategorii B. Czy ze względu na to, iż jest to pierwsze takie sprawozdanie, uwzględnić w nim również okres funkcjonowania składnicy akt, czy tylko 2024 rok? Czy znajdę gdzieś gotowe formularze lub wzory co takie sprawozdanie powinno zawierać? Pozdrawiam.

[Barsa]

Zajrzyj do swojej instrukcji archiwalnej czy masz coś przesłać czy nie.
Co do formularza to zajrzyj na stronę swojego archiwum czy tam takiego nie ma, jak nie to na stronie AP w Wawie znajdziesz takowe, które spełnia wymagania prawne.

[Dory]

Witam, w 2024 roku AP objęło nas nadzorem archiwalnym i od stycznia br. obowiązują u nas przepisy kancelaryjno-archiwalne dla archiwum zakładowego. Czy sprawozdanie dla AP muszę przesłać już w tym roku? Dokumentację kategorii A będziemy dopiero przejmować od tego roku. Do tego momentu formalnie mamy na stanie wyłącznie dokumentację kategorii B. Czy ze względu na to, iż jest to pierwsze takie sprawozdanie, uwzględnić w nim również okres funkcjonowania składnicy akt, czy tylko 2024 rok? Czy znajdę gdzieś gotowe formularze lub wzory co takie sprawozdanie powinno zawierać? Pozdrawiam.

Sprawozdanie roczne, które przekazujemy AP, dotyczy działalności archiwum, zatem przygotowujesz tylko z uwzględnieniem 2024 r.

[bubus]

Dziękuję za odpowiedzi. W instrukcji archiwalnej mam oczywiście zapis o sprawozdawczości dla AP, ale te przepisy obowiązują od 1 stycznia tego roku. Do końca roku 2024 wszystko funkcjonowało po staremu jako składnica akt. Nie mamy jeszcze na stanie akt kategorii A, a na wszystkich dokumentach widnieje określenie składnica akt. I tutaj pytanie czy to jest już ten pierwszy rok sprawozdawczy? Przecież nie zmieniło się jeszcze nic prócz objęcia nas nadzorem. Pytanie pomocnicze: czy składnica akt przestaje nią być w momencie otrzymania decyzji o objęciu nadzorem, czy dopiero po nowelizacji przepisów kancelaryjno-archiwalnych? Przygotowując sprawozdanie za rok 2024 nie jestem w stanie podać ilości przejętej dokumentacji w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, skoro spisy z-o mam wyłącznie na kategorię B, a kategoria A pojawi się dopiero na spisach z roku 2025. Uprzejmie proszę o pomoc i wyjaśnienie.

[Aleksandra]

W Instrukcji archiwalnej mowa o sprawozdaniu z rocznej działalności archiwum zakładowego, więc wszystko zaczyna się od momentu objęcia jednostki nadzorem archiwalnym, czyli powstania archiwum zakładowego. Nie precyzujesz od kiedy jesteście oficjalnie pod nadzorem AP, ale sprawozdanie dotyczy wszystkiego co wydarzyło się od tego momentu. Pierwszym pełnym rokiem sprawozdawczym będzie 2025, ale jeżeli w 2024 powstało już archiwum zakładowe i przyjmowałeś już dokumenty na stan, to ja bym już takie sprawozdanie zrobiła. Zawsze możesz zapytać u źródła, czyli w AP, będziesz miał pewność co robić. Poza tym, to poboczny wątek, ale zastanawiam się co dzieje się z zasobem składnicy akt? Zostaje przyjęta na stan AZ?

[bubus]

wszystko zaczyna się od momentu objęcia jednostki nadzorem archiwalnym, czyli powstania archiwum zakładowego.

Nie do końca rozumiem. W decyzji o objęciu nadzorem jest polecenie utworzenia archiwum zakładowego, przystosowania magazynu, nowelizacji przepisów etc. To chyba nie jest jeszcze ten moment.

Pierwszym pełnym rokiem sprawozdawczym będzie 2025, ale jeżeli w 2024 powstało już archiwum zakładowe i przyjmowałeś już dokumenty na stan, to ja bym już takie sprawozdanie zrobiła.

Do końca 2024 roku obowiązywała instrukcja dla składnicy akt. Dopiero od 2025 mamy przepisy dla archiwum zakładowego.

Poza tym, to poboczny wątek, ale zastanawiam się co dzieje się z zasobem składnicy akt? Zostaje przyjęta na stan AZ?

Najpewniej to co mieliśmy do tej pory, czyli B25 będzie trzeba przekwalifikować na A. Będę wiedział więcej po kontroli ?
Pozdrawiam.

[Aleksandra]

wszystko zaczyna się od momentu objęcia jednostki nadzorem archiwalnym, czyli powstania archiwum zakładowego.

Nie do końca rozumiem. W decyzji o objęciu nadzorem jest polecenie utworzenia archiwum zakładowego, przystosowania magazynu, nowelizacji przepisów etc. To chyba nie jest jeszcze ten moment.

Pisząc ten moment mam na myśli to, że od objęcia nadzorem AP w jednostce zaczyna funkcjonować AZ i odtąd można mówić dopiero o sprawozdaniu z jego działalności

Pierwszym pełnym rokiem sprawozdawczym będzie 2025, ale jeżeli w 2024 powstało już archiwum zakładowe i przyjmowałeś już dokumenty na stan, to ja bym już takie sprawozdanie zrobiła.

Do końca 2024 roku obowiązywała instrukcja dla składnicy akt. Dopiero od 2025 mamy przepisy dla archiwum zakładowego.

Czyli, jak dla mnie, 2025 będzie pierwszym rokiem sprawozdawczym

[archiwistaug]

Witam, w 2024 roku AP objęło nas nadzorem archiwalnym i od stycznia br. obowiązują u nas przepisy kancelaryjno-archiwalne dla archiwum zakładowego. Czy sprawozdanie dla AP muszę przesłać już w tym roku? Dokumentację kategorii A będziemy dopiero przejmować od tego roku. Do tego momentu formalnie mamy na stanie wyłącznie dokumentację kategorii B. Czy ze względu na to, iż jest to pierwsze takie sprawozdanie, uwzględnić w nim również okres funkcjonowania składnicy akt, czy tylko 2024 rok? Czy znajdę gdzieś gotowe formularze lub wzory co takie sprawozdanie powinno zawierać? Pozdrawiam.

Podaj mi maila, wyślę Ci moje sprawozdanie wg instrukcji archiwalnej

[Barsa]

Tak ogólnie to co szkodzi wysłać.... cokolwiek tam w sumie nie wpiszesz też będzie ok, tylko żeby zgadzało się to za rok

[bubus]

Jaki znak sprawy dla sprawozdania rocznego do AP? 0321 Sprawozdawczość na poziomie komórek organizacyjnych, czy 0324 Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów (mowa tutaj o organie nadrzędnym)? W instrukcji archiwalnej mamy zapis, że sprawozdanie przekazuje się prezesowi oraz dyrektorowi właściwego archiwum państwowego. Rozumiem to tak, że są mi potrzebne cztery egzemplarze: jeden dla prezesa, drugi dla mnie z adnotacją "otrzymałem" i podpisem prezesa, trzeci dla AP, czwarty do akt sprawy. Mam problem z nadaniem właściwego numeru, czy dla prezesa i dla AP może być to samo hasło z jrwa? Jak to wygląda u Was? Uprzejmie proszę o pomoc.

[Dory]

Jaki znak sprawy dla sprawozdania rocznego do AP? 0321 Sprawozdawczość na poziomie komórek organizacyjnych, czy 0324 Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów (mowa tutaj o organie nadrzędnym)? W instrukcji archiwalnej mamy zapis, że sprawozdanie przekazuje się prezesowi oraz dyrektorowi właściwego archiwum państwowego. Rozumiem to tak, że są mi potrzebne cztery egzemplarze: jeden dla prezesa, drugi dla mnie z adnotacją "otrzymałem" i podpisem prezesa, trzeci dla AP, czwarty do akt sprawy. Mam problem z nadaniem właściwego numeru, czy dla prezesa i dla AP może być to samo hasło z jrwa? Jak to wygląda u Was? Uprzejmie proszę o pomoc.

Klasa 0321.
Po co 4 egz? Czy na pewno prezes powinien otrzymać czy zapoznać się, zaakceptować i zwrócić? A już na pewno nie są potrzebne osobne: z adnotacją ?otrzymałem? i a/a - przecież to jest to samo. Moim zdaniem 2 egz., ewentualnie 3 - ale nie 4.

[bubus]

Jaki znak sprawy dla sprawozdania rocznego do AP? 0321 Sprawozdawczość na poziomie komórek organizacyjnych, czy 0324 Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów (mowa tutaj o organie nadrzędnym)? W instrukcji archiwalnej mamy zapis, że sprawozdanie przekazuje się prezesowi oraz dyrektorowi właściwego archiwum państwowego. Rozumiem to tak, że są mi potrzebne cztery egzemplarze: jeden dla prezesa, drugi dla mnie z adnotacją "otrzymałem" i podpisem prezesa, trzeci dla AP, czwarty do akt sprawy. Mam problem z nadaniem właściwego numeru, czy dla prezesa i dla AP może być to samo hasło z jrwa? Jak to wygląda u Was? Uprzejmie proszę o pomoc.

Klasa 0321.
Po co 4 egz? Czy na pewno prezes powinien otrzymać czy zapoznać się, zaakceptować i zwrócić? A już na pewno nie są potrzebne osobne: z adnotacją ?otrzymałem? i a/a - przecież to jest to samo. Moim zdaniem 2 egz., ewentualnie 3 - ale nie 4.

Dosłowny zapis mówi, że "sprawozdanie przekazuje się prezesowi oraz dyrektorowi właściwego archiwum państwowego".

"Przekazuje", czyli każdy powinien otrzymać swój egzemplarz? Nie wiem jak to ugryźć.