Hej,
mamy w urzędzie organ kolegialny stanowiący głos doradczy dla kierownika jednostki (przedstawiciele urzędu i innych jednostek). Mam problem z nadawaniem znaków spraw. Zebrania odbywają się kilkanaście razy do roku, a przygotowanie posiedzenia zajmuje zwykle kilka miesięcy (zawiadomienie uczestników, ustalenie planu itd.) i często wykraczają poza ramy roku kalendarzowego. I tu pojawia się problem w systemie tradycyjnym:
1. Możemy potraktować zapisy IK literalnie. Będę rejestrował sprawy w spisie właściwym dla roku ich rozpoczęcia (czyli w momencie, w którym rozsyłamy zawiadomienia o planowanym zebraniu) i będę sprawę ciągnął aż do uwag do protokołu z zebrania. Będzie to skutkowało tym, że w teczkach w AZ będę miał w każdym roku protokoły zaczynające się od np. nr 4, a kończące się na np. nr 3 z następnego roku. Przyznam, że mało to przejrzyste w późniejszym wyszukiwaniu.
2. Możnaby również spróbować podejść do problemu nieco bardziej kreatywnie. I rejestrować sprawy zebrań, które odbędą się w następnym roku już na kolejnym spisie spraw. Wtedy co prawda w 2024 r. wyślę pismo ze znakiem z 2025 r., ale przynajmniej w teczce aktowej będę miał komplet protokołów z jednego roku.
3. Z tego co się zorientowałem moi merytorycy wymyślili metodę hybrydową. Rejestrują w sprawy w spisie spraw w roku rozpoczęcia i po 1 stycznia przerejestrowują na nowy spis. Niby nie mają na to paragrafu w IK, ale przynajmniej mają zarejestrowane sprawy w roku rozpoczęcia i teczkę aktową z kompletem zebrań z danego roku.
Naturalnie zostaliśmy uznani za wytwórcę materiałów archiwalnych, a akta Komisji są kat. A
Bardzo proszę o uwagi, podzielenie się doświadczeniami i ewentualne pomysły jak wyjść z tego impasu.
