Dodatkowa dokumentacja pracownicza -spisy spraw i nadawanie numerów

[raczkująca]

W instrukcji kancelaryjnej mamy zapis" Dla akt osobowych i dodatkowej dokumentacji pracowniczej nie zakłada się spisów spraw. W tym przypadku dla każdej części dokumentacji prowadzony jest ich chronologiczny spis znajdujących się tam dokumentów."
Tymczasem w skład dodatkowej dokumentacji wchodzą np. urlopy czy przydział odzieży na które są odrębne symbole klasyfikacyjne w jrwa. Odrębny symbol jest też ogólnie na dodatkową dokumentację pracowniczą.
To jak mam prowadzić teczkę z dodatkową dokumentacja dla pracownika skoro nie zakładamy spisów spraw?
DO tej pory miałam zbiorczy segregator dla pracownika gdzie zakładkami jest rozdzielone to co powinno się znaleźć w dodatkowej dokumentacji i do każdej takiej przegródki jest osobny spis dokumentów jak w aktach osobowych. Nie4 mam spisów spraw zgodnie z zapisem powyżej. Skoro jednak ma nie być spisów spraw to jak temu nadawać kolejne numery, na podstawie czego? A może nie nadawać?

[Barsa]

Możesz zrobić rejestr dokumentów zawartych w teczce.... lub jakkolwiek to nazwiesz, może być np. spis dokumentów.

[raczkująca]

czyli jednak robić spis spraw do każdej dokumentacji tylko tyle, że nie trzymać ich w tej dokumentacji a oddzielnie?
Taki pomysł na to miałam ale nie wiem jak to się u innych odbywa, stąd pytanie. Ja dopiero zaczynam przygodę z jrwa

[Barsa]

Dlaczego oddzielnie? Ja nie pisałem o spisie spraw! Spis dokumentów to całkiem inny temat.

Kto/co zabrania sporządzić dodatkowy spis dokumentów, nawet obok spisu spraw, w teczce aktowej?

Inna sprawa, że ja nie widzę potrzeby jego tworzenia... ale jak ktoś widzi to czemu nie.

[gtrafalski]

Pomysł na spisy spraw dokumentacji, która powinna być odkładana do teczek zbiorowych polega na tym, że:
1. Rejestrujesz urlop na spisie spraw w klasie urlopów.
2. Odkładasz dokumenty do dokumentacji pracowniczej.
Ergo w teczce z symbolem urlopów powinien Ci zostać sam spis spraw. Natomiast w teczce z dokumentacją pracowniczą nie prowadzisz spisów spraw, bo nic tam nie musisz rejestrować. Masz na to oddzielne klasy w JRWA.

[Barsa]

Tak dla przypomonienia, że coś takiego istnieje jak dokumentacja nie tworząca akt sprawy:
"Dokumentację, o której mowa...., mogą stanowić w szczególności:
1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli zostały
zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części
akt sprawy;
2) niezamawiane oferty, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające
i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy;
3) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne
dokumenty księgowe;
4) listy obecności;
5) karty urlopowe;
6) dokumentacja magazynowa;
7) środki ewidencyjne składnicy akt;
dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizacji
określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw, w szczególności dane w
systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane
przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie
tworzące rejestr;
9) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu,
materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych,
10) dokumentacja o charakterze pomocniczym, o której mowa w § 2."

Oczywiście nie ma wymienionych wniosków urlopowych tylko karty urlopowe, ale z mojego oglądu to większość kadrowych nie tworzy spraw dla wniosków, bo.... bo każdy lubi mieć mniej pracy , tak przynamniej mi się wydaje, że taki jest powód głównie - oczywiście jak ktoś ogarnia instrukcje kancelaryjną.

Ps. Trochę mnie czasem forum zadziwia z tą hmmmm chęcią bycia na 200% z przepisami, skoro jest tak dobrze to co ja przez kilkanaście lat tyle urzędów musiałem archiwizować i poprawiać po ich pracownikach, łącznie ze zmiana symboli, łączeniem i dzieleniem dokumentacji. Chyba tu na forum zaglądają ludzie którym "chce się" a to dobrze.

[raczkująca]

Tak dla przypomonienia, że coś takiego istnieje jak dokumentacja nie tworząca akt sprawy:
"Dokumentację, o której mowa...., mogą stanowić w szczególności:
1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli zostały
zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części
akt sprawy;
2) niezamawiane oferty, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające
i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy;
3) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne
dokumenty księgowe;
4) listy obecności;
5) karty urlopowe;
6) dokumentacja magazynowa;
7) środki ewidencyjne składnicy akt;
dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizacji
określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw, w szczególności dane w
systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane
przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie
tworzące rejestr;
9) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu,
materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych,
10) dokumentacja o charakterze pomocniczym, o której mowa w § 2."

Oczywiście nie ma wymienionych wniosków urlopowych tylko karty urlopowe, ale z mojego oglądu to większość kadrowych nie tworzy spraw dla wniosków, bo.... bo każdy lubi mieć mniej pracy , tak przynamniej mi się wydaje, że taki jest powód głównie - oczywiście jak ktoś ogarnia instrukcje kancelaryjną.

Ps. Trochę mnie czasem forum zadziwia z tą hmmmm chęcią bycia na 200% z przepisami, skoro jest tak dobrze to co ja przez kilkanaście lat tyle urzędów musiałem archiwizować i poprawiać po ich pracownikach, łącznie ze zmiana symboli, łączeniem i dzieleniem dokumentacji. Chyba tu na forum zaglądają ludzie którym "chce się" a to dobrze.

Hmmm, dopiero zaczynam tą przygodę....
Czyli jak w jrwa mam wymienione absencje, urlopy itd? i mają przydzielony swój symbol klasyfikacyny a w uwagach jest dopisane, że dokumenty są zawarte w klasie dot. dodatkowej dokumentacji pracowniczej to nie muszę tworzyć oddzielnych spisów spraw?

W instrukcji mamy wpisane: Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt. I wymienione tu są m.in. listy obecności i karty urlopowe.

[raczkująca]

Pomysł na spisy spraw dokumentacji, która powinna być odkładana do teczek zbiorowych polega na tym, że:
1. Rejestrujesz urlop na spisie spraw w klasie urlopów.
2. Odkładasz dokumenty do dokumentacji pracowniczej.
Ergo w teczce z symbolem urlopów powinien Ci zostać sam spis spraw. Natomiast w teczce z dokumentacją pracowniczą nie prowadzisz spisów spraw, bo nic tam nie musisz rejestrować. Masz na to oddzielne klasy w JRWA.

Właśnie tak to sobie w głowie ułożyłam dziękuję