Numer wniosku zakupowego=znak sprawy ?

[łucja]

Wydział administracyjno-techniczny nadaje wnioskom zakupowym znak sprawy zamiast numeru wniosku. Na spisach spraw w różnych klasach rejestrowane są te wnioski obok innych spraw. Wydaje mi się, że lepszym rozwiązaniem byłoby wprowadzenie pomocy kancelaryjnej, w której do poszczególnych klas rejestrowane byłyby te wnioski zakupowe. Wydział prowadzi też tabelę w Excelu, gdzie co roku rejestrowane są te wnioski z różnych klas, ułatwia to podliczanie wydatków. Czy dobrze myślę , że tabela ta także powinna być klasyfikowana  (np. klasa 3113 - Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany - kat. BE5) i przekazywana do archiwum zakładowego bądź w formie wydruku bądź jako dokument elektroniczny na IND. Czy dobrze myślę? Poradźcie proszę...