Kwalifikacja i prowadzenie spraw

[bubus]

Dzień dobry, mam dwa pytania odnośnie posługiwania się wykazem akt i kwalifikacji spraw, mianowicie:

1. Mam dokumentację, która powstała przed wprowadzeniem instrukcji kancelaryjnej - zostanie zarchiwizowana na zasadzie spisu z natury. Tytuły teczek muszę dopasować do wykazu, tylko którego? Mam teraz dwa wykazy akt: jeden z czasów, gdy była to składnica akt i drugi po objęciu nadzorem archiwalnym i utworzeniu archiwum zakładowego. Którego z nich używać do kwalifikacji spisu z natury? Niektóre hasła uległy zmianie i mają odmienne okresy przechowywania (nastąpiły zmiany na BE oraz A).
2. Czy datą ostatecznego załatwienia sprawy jest data pisma, czy data wysyłki pisma? Analogicznie jeśli sprawę kończy pismo, które to ja otrzymałem, to data pisma, czy data wpływu? Widziałem w przekazanej dokumentacji, że w przypadku usług jedni wpisywali datę otrzymania faktury, a inni datę jej rozliczenia. Jaką regułę tu stosować?

Pozdrawiam.

[Barsa]

1. Hasła z wykazu najbliższemu rocznikowi dokumentacji, ale kwalifikacja według najnowszego jrwa. Choć tu są różne podejścia, ale  w większości ministerstw, także AAN tak do tego podchodzą, choć czasem były jakieś odejścia od "normy".
2. Po co Ci wchodzić w takie drobiazgi.... Dary roczne tylko potrzebne na spis z-o. Spisów spraw nie odtwarzany dla dokumentacji w archiwum.

[bubus]

Dziękuję za odpowiedź, chciałbym nieco rozwinąć swoje wątpliwości:

1. Chodzi mi o taką sytuację. Mam dokumenty z 2019 roku. Mam wykaz akt z lat 2020-2023, gdy była składnica akt oraz wykaz akt 2024-obecnie po zmianie na archiwum zakładowe. W starym wykazie jest kategoria B10, a w nowym hasło ma zmienione brzmienie oraz zmienioną kategorię na BE lub A. Robiąc spis z natury dla starszej dokumentacji mam posługiwać się wykazem z 2020-2023 jeśli chodzi o dobór haseł, a wykazem 2024 jeśli chodzi o kategorię? Co z dokumentacją, np. z roku 2022, czy merytoryczny przygotowując dokumenty ma jej nadać kategorię ze starego wykazu, czy znając już nowy wykaz od razu tę wyższą?

2. Nie miałem zamiaru odtwarzać spisów. Bardziej chodziło mi o to jak pracownicy merytoryczni mają zakańczać sprawy bieżące, które w przyszłości trafią do archiwum. Niby jest to drobiazg, ale może wydłużyć okres przechowywania, gdy pismo kończące sprawę będzie z 31.12.2024 r., a datą wysyłki, wpływu, czy rozliczenia będzie 03.01.2025 r.

Pozdrawiam.

[Barsa]

Ad. 1 W takim przypadku najlepiej zadzwonić a może w ogóle napisać do swojego AP. Będziesz miał podkładkę, bo nie znam co jest w zarządzeniu wprowadzającym nowe JRWA i jak z praktyką w tym zakresie u Ciebie.

Ad. 2 Tu też spotkałem się z różnymi podejściami, ja raczej skłaniam się ku temu, że ostatnia data która jest na piśmie, nie ważne czy wpływu, jakaś pieczątka wewnętrzna departamentu czy coś. Niektórzy podchodzą do tego, że data dokumentu, ale wtedy co np. z kopia, co ma datę 2015, a na niej jest "zapoznałem się 01.01.2017" a nie takie rzeczy są w dokumentacji.

[EwelinaP]

W kwestii pierwszego przypadku sprawa mogłaby wyglądać pozornie na prostą: klasyfikacja i kwalifikacja w oparciu o jrwa składnicy akt, następnie porównanie kategorii archiwalnych i zmiana, jeśli okres przechowywania ulega wydłużeniu. Z drugiej jednak strony można sobie zaoszczędzić pracy i porównywać kategorie archiwalne jeszcze na etapie archiwizacji i od razu kwalifikować na podstawie tej wyższej. Bo pół biedy jeśli z B5 zmieni się na B10, gorzej, jak na A. Faktycznie najlepiej zapytać u źródła w AP.
Odnośnie drugiego pytania - bierzemy ostatnią datę, jaka pojawiła się na dokumencie, więc jeśli pismo zostało wysłane 31 grudnia 2023, a do urzędu wpłynęło 2 stycznia 2024, co zostało potwierdzone pieczęcią wpływu, to jako datę skrajną bierzemy już rok 2024.