system tradycyjny a program do składania wniosków urlopowych

[lukas_drill]

witam,
mam taką sprawę do ogarnięcia: w naszym urzędzie gminy planowane jest wprowadzenie programu, który pozwoli składać i prowadzić wnioski urlopowe elektronicznie, właśnie w tym programie. W związku z tym, że wciąż pracujemy w systemie tradycyjnym, to czy teraz mamy tylko dwie możliwości?:
1. Każdy wniosek i tak jest drukowany i trafia do teczki z wnioskami urlopowymi (podpisany ręcznie przez kierownika, czy może jakimś podpisem elektronicznym w tymże programie)?
2. Takie wnioski są np. na koniec roku zgrywane na elektroniczny nośnik i dany rok trzymamy na nim, potem przekazujemy do SIND i do AZ, a potem stamtąd, poprzez wniosek o brakowanie, trafia do zniszczenia?

Czy obowiązujący nas system tradycyjny i Rozporządzenie z 2011 roku dopuszcza może sytuację, że te wnioski są tylko w programie i tylko tam? Wydaje mi się, że nie, no bo nie ma jak tego potem archiwizować przecież - program nie ma żadnego modułu, no a nawet gdyby miał to i tak nie mamy programu do prowadzenie spraw elektronicznie z modułem AZ...

proszę Państwa o odpowiedź gdyż sprawa jest dosyć pilna...
dzięki bardzo

[Barsa]

System musiałbym spełniać wymagania systemu dziedzinowego, żeby wniosku mógłby być tylko tam i tam być archiwizowane.

[lukas_drill]

Zgaduję więc, że albo drukujemy i odkładamy do teczek albo kopiujemy na nośnik i tak przechowujemy i archiwizujemy?
Tak czy owak, prowadzenie wniosków w programie w takim układzie chyba mija się z celem...

[łucja]

Dzień dobry,
odświeżam wątek, gdyż u mnie w pracy pojawił się system EIK (Elektroniczna Informacja Kadrowa). Przełożeni wydali polecenie, że teraz już tylko elektronicznie obsługiwane są m.in. wszelkie wnioski urlopowe, chociaż mamy system kancelaryjny tradycyjny. Rozumiem, że możliwe jest to wtedy, gdy system EIK spełnia wymogi systemu dziedzinowego. Czy jako kck powinna poprosić informatyka o powyższą informację - czyli czy jest to system, który ma moduł archiwum?

[Barsa]

Tak zrób. Najlepiej na piśmie wszystko.

[łucja]

A gdzie znajdę definicję systemu dziedzinowego? Moi informatycy nie rozróżniają systemu dziedzinowego od dedykowanego.

[łucja]

Moje AP powiedziało, że to jest system dziedzinowy i mam się tym nie przejmować. Jedno z głowy

[Rovan]

Pamiętaj tylko, że brakowanie tej dokumentacji wciąż jest po Twojej stronie, oraz że jak każda dokumentacja pracownicza po upływie okresu przechowywania musi być albo wydana byłemu pracownikowi albo zniszczona.

[Leksandra]

a czy można prowadzić część dokumentacji pracowniczej w sposób tradycyjny, a część elektroniczny ? na pewno można zmienić sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej po wypełnieniu wskazanych przez ustawodawcę warunków, ale czy można sobie wybierać które dokumenty jak prowadzimy? na pewno elektroniczne urlopy ułatwiłyby przechowywanie, ze względu na ilość.

[łucja]

Dziękuję Rovan za te informacje. Rozumem, że takie postępowanie z wnioskami urlopowymi wynika z Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi i że są to dokumenty ewidencjonowane?