Autor Wątek: dokumentacja zamówień/inwestycji  (Przeczytany 757 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline archiwumUM

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 186
dokumentacja zamówień/inwestycji
« dnia: Październik 29, 2024, »
Pytanie dot. dokumentacji inwestycji gminnych (można tak ogólnie to określić). Chciałbym usystematyzować sobie wiadomości oraz może coś uaktualnić.
Początek to dokumentacja zamówień publicznych symbol w RWA dla gmin - hasło 271 "Dokumentacja zamówień publicznych". Czy tutaj powędrują zarówno dokumenty z zamówień poniżej 130 tys. PLN i powyżej tej kwoty?
Potem następuje podpisanie umowy - hasło 272 "Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych". I tutaj rozumiem wędruje tylko i wyłącznie umowa zawarta w ramach postępowań oraz ewentualne aneksy?
A co dalej z dokumentacją dot. samej realizacji takiej inwestycji, takiego postępowania? Przede wszystkim chodzi mi o inwestycje drogowe, budowlane, remontowe, itp. Bo pozostałe, wynikające z zamówień (jak dot. odpadów komunalnych, obsługi prawnej czy finansowej), to idą pod odpowiednie hasło w komórce merytorycznej. A z tymi czysto "inwestycyjnymi", jak je sklasyfikować?
Ponadto jeszcze jest taki problem, że mamy dwie komórki - jedna zajmuje się tylko zamówieniami publicznymi pow. 130 tys. zł i tam są prowadzone postępowania i podpisywane umowy ze znakiem tej komórki. Te poniżej kwoty 130 tys. są prowadzone w komórce inwestycyjnej, tam są nadawane hasła z RWA i znajduje się całość dokumentacji. i tu rozumiem będzie wszystko pod symbolem tej komórki. Ale z kolei właśnie realizacja tych pow. 130 tys. zł. Do umowy symbol jednej komórki, a potem tej realizującej? Czy jak proponujecie?


Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 257
Odp: dokumentacja zamówień/inwestycji
« Odpowiedź #1 dnia: Październik 29, 2024, »
A macie system tradycyjny czy klasy EZD?

Offline archiwumUM

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 186
Odp: dokumentacja zamówień/inwestycji
« Odpowiedź #2 dnia: Październik 29, 2024, »
A macie system tradycyjny czy klasy EZD?
obieg dokumentów tradycyjny ze wspomaganiem systemu EZD
« Ostatnia zmiana: Październik 29, 2024, wysłana przez archiwumUM »

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 257

Offline archiwumUM

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 186
Odp: dokumentacja zamówień/inwestycji
« Odpowiedź #4 dnia: Październik 30, 2024, »
Może kogoś zainteresuje:
https://frdl.org.pl/tematy/zamowienia-publiczne/archiwizacja-dokumentacji-3/89743
Dziękuję za info, pewnie się przyda. Ale wolałbym też dyskusję tutaj z innymi osobami z urzędów gmin na temat archiwizacji takich dokumentów. A tu coś słabo

Offline lukas_drill

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 184
Odp: dokumentacja zamówień/inwestycji
« Odpowiedź #5 dnia: Październik 30, 2024, »
witam,
to opiszę, jak robimy to w naszej jednostce.
Inwestycje prowadzi się pod 7013, jako realizacja inwestycji komunalnych (BE5) i tutaj jest całość dokumentacji. Nie bawi się już u nas w rozdzielanie na inne teczki, bo to wg. mnie dziwnie stworzone jest i jedynie teoretycznie ładnie się w JRWA prezentuje. Dokumentacja techniczna trafia oczywiście do zarządcy budynku, obiektu, reszta pozostaje. Jeśli robione było coś, czym zarządza urząd, to techniczna trafia do wydziału Gospodarki Komunalnej.
Spis jest jeden dla danego roku, w teczce głównej mamy tylko spis spraw a sprawy (czyt. inwestycje) znajdują się w osobnych teczkach, bo są objętościowo spore przeważnie. W spisie zd-odb. widnieje na 1 pozycji teczka główna ze spisem spraw a potem kolejne sprawo-inwestycje wg kolejności w spisie spraw teczki głównej.
No i tak to działa...

Offline archiwumUM

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 186
Odp: dokumentacja zamówień/inwestycji
« Odpowiedź #6 dnia: Październik 31, 2024, »
witam,
to opiszę, jak robimy to w naszej jednostce.
Inwestycje prowadzi się pod 7013, jako realizacja inwestycji komunalnych (BE5) i tutaj jest całość dokumentacji. Nie bawi się już u nas w rozdzielanie na inne teczki, bo to wg. mnie dziwnie stworzone jest i jedynie teoretycznie ładnie się w JRWA prezentuje. Dokumentacja techniczna trafia oczywiście do zarządcy budynku, obiektu, reszta pozostaje. Jeśli robione było coś, czym zarządza urząd, to techniczna trafia do wydziału Gospodarki Komunalnej.
Spis jest jeden dla danego roku, w teczce głównej mamy tylko spis spraw a sprawy (czyt. inwestycje) znajdują się w osobnych teczkach, bo są objętościowo spore przeważnie. W spisie zd-odb. widnieje na 1 pozycji teczka główna ze spisem spraw a potem kolejne sprawo-inwestycje wg kolejności w spisie spraw teczki głównej.
No i tak to działa...
Dziękuję serdecznie, i właśnie o to mi chodziło, że z kimś konkretnie przedyskutować. Teraz mam właśnie zmiany organizacyjne u siebie w urzędzie i jest możliwość zmiany. Też tak wczoraj doszedłem do wniosku, żeby właśnie używać tego symbolu 7013. Tam jest okres przechowywania BE5, to jak go liczycie? Co jest zakończeniem takiej "sprawy"?

Offline lukas_drill

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 184
Odp: dokumentacja zamówień/inwestycji
« Odpowiedź #7 dnia: Październik 31, 2024, »
No zakończeniem takiej sprawy będzie dokument OT, którym pracownik Wydziału przekazuje daną inwestycję na stan lub ostateczne rozliczenie inwestycji, jeśli to nie nasze...

Offline archiwumUM

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 186
Odp: dokumentacja zamówień/inwestycji
« Odpowiedź #8 dnia: Październik 31, 2024, »
No zakończeniem takiej sprawy będzie dokument OT, którym pracownik Wydziału przekazuje daną inwestycję na stan lub ostateczne rozliczenie inwestycji, jeśli to nie nasze...
Rozumiem, i wtedy zaczynamy liczyć ten okres 5 lat

Offline lukas_drill

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 184
Odp: dokumentacja zamówień/inwestycji
« Odpowiedź #9 dnia: Październik 31, 2024, »
No tak, jeśli dana inwestycja zakończy się w 2024, odbiór i ostateczne rozliczenia także w tym roku, to w 2030 można pisać o ekspertyzę