Szanowni użytkownicy
W pierwszej kolejności chciałbym przeprosić, jeżeli mój temat powtarza się tutaj w Waszych rozważaniach, biorąc jednak skalę problemu z którym się mierzę uznałem że lepiej będzie wszystko umieścić w osobnym temacie. Jeszcze raz z góry przepraszam, jeżeli nastąpiło powtórzenie tematu.
Ale teraz do rzeczy
Od tego roku rozpocząłem pracę na stanowisku archiwisty w samorządzie terytorialnym. Obecnie dostałem i sam z siebie obrałem za zadanie rozpoczęcia brakowania dokumentacji kategorii B z naszego archiwum zakładowego. Jednak w momencie zabierania się za niego... oniemiałem. Od początku jego istnienia archiwum pracowało na zasadzie "jako tako". Tzn:
- brakuje spisów zdawczo-odbiorczych, a numeracja ciągnie się dalej (np. brakuje spisu nr. 112, a zaraz po 111 jest spis 113),
- spisy zdawczo-odbiorcze robione były chaotyczne (różne znaki spraw i tytuły nieodpowiadające JRWA z 2005 i 2011 roku)
- brak prowadzonej księgi wypożyczeń wewnętrznych z archiwum (znalazłem luźne karty wypożyczeń, część rejestru który nie jest w całości)
- brak decyzyjności w określaniu oddawanych ilości jednostek archiwalnych (nie stosowane są teczki, niektóre wydziały liczą ile w pudle jest wąsów i to traktują jako jednostkę, a inni traktują całe pudła jako jednostki, do pudeł dodatkowo są dodawane luźne teczki w żaden sposób nieopisane)
- nie przeprowadzono żadnego przekwalifikowania dokumentacji po zmianach Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt,
- od roku 1980 przeprowadzono JEDNO brakowanie dokumentacji (nie licząc brakowania dokumentacji związanej z wyborami),
- komisje do brakowania dokumentacji nie powoływane zostały zarządzeniami, tylko były robione "na dziko",
- nie wysyłano sprawozdań z działalności archiwum,
- nie przeprowadzano skonstrum,
- dużo pudeł leży "z natury" bez sporządzenia dla nich spisu.
Pytanie do Was mam następujące - jak zacząć porządkować ten harmider? Czy mogę przykładowo przepisać stare spisy zdawczo-odbiorcze, de facto je unieważniając, i odpowiednio je zredagować? Jak określać jednostki archiwalne - czy wymusić używanie teczek wiązanych przynajmniej dla kategorii A, a dla kategorii B wymagać wpisywania ilości klipsów archiwalnych?
Domyślam się, że na pewno w tej sprawie muszę się także skontaktować z właściwym dla mnie archiwum państwowym, ale czy w międzyczasie mogę coś robić sam w własnym zakresie?
Z góry dziękuje za wszystkie porady i pomoc, którą od Was uzyskam
