Ustawa o ochronie sygnalistów

[Aleksandra]

Cześć, od września wchodzi ustawa o ochronie sygnalistów. Art. 8 ust. 7-9 ustawy brzmi "7. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. 8. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. W przypadku, o którym mowa w ust. 7 i 8, Rzecznik Praw Obywatelskich, podmiot prawny i organ publiczny usuwają dane osobowe oraz niszczą dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się."
Jak to rozumieć? Czy tym sprawom nie nadaje się klasy z wykazu akt? A nastepnie nie trzeba wnioskować o zgode na brakowanie do AP??

[Barsa]

Wedle tego co podałaś to sprawom można nadawać symbol, ale nie trzeba wnioskować o zgodę z AP.

[łucja]

Czy ktoś mógłby to bliżej wyjaśnić?

[MOPSIAK]

Podpinam się, też jestem ciekaw jak i czy jakieś "diametralne" zmiany trzeba będzie wprowadzić, szczególnie w JRWA?

[lukas_drill]

Wydaje się, że należy normalnie klasyfikować i kwalifikować dokumentację dotyczącą całości spraw, prowadzić jak każde inne sprawy, ale w odniesieniu do brakowania nie piszemy wniosku o brakowanie, a niszczymy "normalnie"...czyli jak, no właśnie ? jakiś protokół ze zmielenia czy co?

[karpal]

Ja wystąpiłem do AP o zmianę JRWA i dodaliśmy hasło "Ochrona osób zgłaszających naruszenia prawa" pod symbolem 135 w grupie BHP. Uzgodniłem, że wszelkie zgłoszenia będą rejestrowane w teczce pod tytułem "Zgłoszenie nr 1", itd., tak, aby uniknąć zamieszczenia jakichkolwiek danych osobowych. Ostatecznie akta sprawy będą protokolarnie niszczone i tylko spis spraw oraz protokół ze zniszczenia będzie w teczce. Na dzień dzisiejszy myślę, że w podobny sposób będę też niszczył teczkę po okresie przechowywania, a dokumenty ze zniszczenia (protokół) trafią do klasy dot. brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

[Eliza]

U nas nie wprowadzaliśmy żadnych zmian w JRWA. Wprowadziliśmy zarządzenie wewnętrzne według, którego jeżeli wpłynie jakieś zgłoszenie to zostanie zarejestrowanie w rejestrze zgłoszeń. Po czasie wskazanym w Ustawie o ochronie sygnalistów dokumentacja dotycząca zgłoszeń zostanie zniszczona. 

[KasiaKatarzyna]

czy sygnalistów można podpiąć jako podteczkę do głównej teczki 1510 - Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe)? jak to wygląda u was?

[łucja]

A czy ktoś podlegający pod Rozporządzenie PRM z 2011 występował w tej sprawiedo wojewody o dodanie w JRWA nowego hasła?

[MonikaGR]

My jako gmina podlegamy pod Rozporządzenie PRM z 2011r., archiwum państwowe pod które podlegamy zaproponowało aby wystapić o rozrzerzenie jrwa o klase w obrebie skarg i wniosków.
W grupie spraw 15 ?Skragi, wnioski, petycje oraz postulaty i inicjatywy obywateli? utworzyć klasę 153 o tytule ?Ochrona osób zgłaszających naruszenia prawa unijnego? i tu będzie znajdować się dokumentacja związana z dokumentacją sygnalistów.  Dokumentacja z opracowania procedur  dotyczących ochrony osób zgłaszających naruszenie prawa należeć będzie do klasy 150 ?Wyjasnienie, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu skarg, wniosków, petycji oraz postulatów i inicjatyw obywateli?.

[łucja]

Rozumiem, ale kto może Wam dodać klasę w JRWA?Archiwum państwowe?Bo my musimy występować do wojewody (rządowa administracja zespolona).

[ArchiwistaMOPS]

A ja mam wątpliwości, czy rozbudowa JRWA oraz rejestracja tej dokumentacji w sprawie będzie zgodna z obowiązującymi przepisami prawa. Ustawodawca określił wprost:  "Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się." To oznacza, że przepisy instrukcji kancelaryjnej nie obowiązują. Nie można więc, a być może nawet nie powinno się, tej dokumentacji rejestrować w rejestrze przesyłek wpływających oraz w sprawach. Celem jest ochrona sygnalistów, zapewnienie im pełnej anonimowości. Można co najwyżej prowadzić osobne rejestry przy zachowaniu ograniczonego dostępu do tych danych.

[Aleksandra]

Dokładnie.U nas wprowadzone zostało zarządzenie i określone zostało, że zgłoszenia rejestrowane będą w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych. Zgłoszenia nie będą rejestrowane w systemie kancelaryjnym, nie będą im nadawane symbole z wykazu akt, a niszczenie odbywać się będzie w komórce, która takie zgłoszenia będzie obsługiwała.

[Barsa]

Ja scedowałem temat na pełnomocnika od tych tematów, skoro sprawa jest wyłączona z UNZA to jedna kwestia z głowy

[łucja]

Wg opinii znajomych archiwistów, to akta powinny by c klasyfikowane, tylko brakowanie jest jest wyłączone z UNZA tzn. nie trzeba zgody jednostka to robi w swoim zakresie