Internetowe Forum Archiwalne > Projekty wskazówek metodycznych

Projekt wskazówek metodycznych dot. materiałów ulotnych

(1/6) > >>

Hanna Staszewska:
Na stronie NDAP ukazał projekt Wskazówek metodycznych dot. zasad gromadzenia i opracowania materiałów ulotnych w archiwach państwowych.
http://archiwa.gov.pl/repository/decyzje/wskazowki_materialy_ulotne_2.pdf
 Dobrze się stało, że mamy okazję zapoznać się z nimi jeszcze przed zatwierdzeniem.
Bardzo wstępna lektura tego projektu pozwala na sformułowanie pierwszych uwag i wątpliwości. We wskazowkach brakuje zastrzeżenia, że dotyczą one zespołów (zbiorów) archiwalnych nieopracowanych oraz brak zestawienia literatury przedmiotu.

A oto bardziej szczegółowe uwagi:
Punkt 1 określa, że wskazówki mają zastosowanie do (cyt.):
 a) zbiorów (zespołów) materiałów ulotnych,
b) materiałów ulotnych wchodzących w skład zespołów archiwalnych.
Nie jest to żadne rozróżnienie, chociaż domyślam się, o co chodzi i chyba lepsze byłoby takie sformułowanie:
a)   zbiorów (zespołów) archiwalnych składających się wyłącznie z materiałów ulotnych,
b)   materiałów ulotnych, będących integralną częścią zespołów (zbiorów) archiwalnych aktowych.

Punkty: 6, 6.1. i 6.2. są chyba zbędne, nie wnoszą żadnych nowych treści.

Punkt 7. (cyt.): Materiały ulotne wchodzące w skład zespołów archiwalnych pozostawia się w zespołach macierzystych.
Sformułowanie niejasne, powinno chyba brzmieć: Materiały ulotne będące integralną częścią zespołów (zbiorów) archiwalnych aktowych należy pozostawić w zespole, do którego należą.
I uwaga ogólna: Część III Wskazówek, dot. opracowania materiałów ulotnych, należało chyba podzielić na 2 części: dot. opracowania zbiorów (zespołów) archiwalnych składających się wyłącznie z materiałów ulotnych oraz opracowania materiałów ulotnych, będących integralną częścią zespołów (zbiorów) archiwalnych aktowych. W obecnej formie trudno zorientować się, o co chodzi i wielu kwestii trzeba się domyślać.  
 

Punkt 7.1. (cyt.): Dopuszcza się wyłączanie materiałów ulotnych z zespołów archiwalnych tylko w sytuacji, gdyby dalsze przechowywanie w jednostce macierzystej powodowało ich fizyczne uszkodzenie. Czynność tę należy odnotować w inwentarzu archiwalnym właściwego zespołu archiwalnego. W miejsce wyłączonego materiału ulotnego należy umieścić zastawnik z informacją o miejscu przechowywania wyłączonego oryginału.
Nie bardzo rozumiem, niestety. Powinno być właśnie odwrotnie, nie należy wyłączać z zespołu aktowego (bo chyba o taki chodzi) materiałów ulotnych! Natomiast w przypadku, gdy np. afisz jest integralną częścią jednostki archiwalnej aktowej (pojęcie jednostki macierzystej jest dosyć nieszczęśliwe) i dalsze jego tam przechowywanie grozi jego destrukcją, należy go wyłączyć, poddać konserwacji i umieścić w tym samym zespole na jego końcu, nadając mu kolejną sygnaturę. Zastawnik chyba jest niepotrzebny, wystarczy informacja w inwentarzu.

Punkt 7.2.(cyt.): Materiały ulotne wyłączone z zespołów archiwalnych należy w sposób trwały oznakować sygnaturą archiwalną jednostki macierzystej.
Sformułowanie całkowicie niejasne, chodzi chyba o to, że wyłączony z jednostki archiwalnej np. afisz ma otrzymać sygnaturę jednostki, z której został wyłączony. Ale dlaczego??? I czy to oznacza, że w tym samym zespole będą jednostki o takiej samej sygnaturze? Wprowadzi to niepotrzebny bałagan w ewidencji zespołu.  

Punkt 9. (cyt.): Przynależność zespołową ustala się w oparciu o analizę wszelkich oznaczeń pochodzących od twórcy zbioru (zespołu), np. odcisków pieczęci oraz o inne informacje.
Jest to zdanie prawie w całości „zapożyczone” ze wskazówek dot. opracowania fotografii. No cóż, życzę powodzenia opracowującym materiały ulotne, a chcącym kierować się tą radą…

I kolejne „zapożyczenie”:
Punkt 10. (cyt.): Porządkowanie wstępne.
Porządkowanie wstępne obejmuje:
a)   rozpoznanie zawartości i stanu uporządkowania,
b)   sprawdzenie stanu zachowania zbioru (zespołu) w przypadku istnienia jakichkolwiek pomocy archiwalnych
Czy to oznacza, że należy przeprowadzić skontrum zespołu??? To jest całkowicie niezrozumiałe.
c)   rozpoznanie stanu fizycznego materiałów ulotnych, wyłączenie materiałów zakażonych biologicznie i usunięcie części metalowych, jak spinacze, zszywki, itp.
d)   formowanie jednostek archiwalnych
 Już w przypadku fotografii to stwierdzenie brzmi dziwnie, takie samo zdziwienie musi budzić i teraz. No bo jak sformować plakat, afisz albo ulotkę???
e)   opatrzenie materiałów ulotnych znakiem własnościowym archiwum
Punkt chyba zbędny, bo przecież kwestę znakowania regulują odrębne przepisy (decyzja NDAP z 2002 r.).

To są bardzo wstępne uwagi, mam nadzieję, że inni forumowicze włączą się do dyskusji, tym bardziej że sami domagaliśmy się możliwości zapoznawania się z projektmi przepisów metodycznych.

Hanna Staszewska:
Punkt 12.3. (cyt.): Materiały ulotne przejęte przez archiwa w postaci ukształtowanych zbiorów (zespołów) powinny zachować układ nadany im przez twórcę.
Owszem, ale należy chyba dopisać: o ile nie budzi on zastrzeżeń.

Punkt 13. Brakowanie.
Właściwie tylko częściowo dotyczy brakowania, jest tu m.in. mowa o liczbie egzemplarzy tych samych materiałów ulotnych. Powinna chyba znaleźć się tutaj informacja, jak te egzemplarze przechowywać (razem czy osobno).

Punkt 13.3. (cyt.): Listę przekazanych materiałów ulotnych [do innych instytucji] wraz z nazwą instytucji przejmującej należy dołączyć do inwentarza danego zbioru (zespołu).
Chyba nie ma takiej potrzeby, do tego służy księga ubytków i w ogóle dział ewidencji zasobu, informację o przekazaniu materiałów należy natomiast zamieścić we wstępie do zbioru (zespołu).

Punkt 14.4.2. (cyt.): W obrębie zbiorów i samodzielnych zespołów materiałów ulotnych dopuszcza się tworzenie zbiorczych jednostek inwentarzowych dla materiałów ulotnych związanych z jednym tematem, sprawcą (inicjatorem) lub jednolitych pod względem formy.
I znowu ten nieszczęsny temat... Dyskutowaliśmy ten problem przy okazji wskazówek dot. fotografii, więc nie będę się powtarzać.

Punkty: 14.5, 14.5.1 i 14.5.2 mówią o tym, że inwentaryzacji podlegają tylko pierwsze egzemplarze materiałów ulotnych, kolejne są tylko oznaczone odpowiednią sygnaturą z dodaniem litery „A” lub „B”. W takim razie jak będzie wyglądał wydruk inwentarza skarbowego takiego zbioru (zespołu)? Przecież wszystkie materiały w zbiorze (zespole) stanowią materiał archiwalny i liczą się do stanu zespołu.

Punkt 14.6. (cyt.):  Sygnaturą archiwalną materiałów ulotnych znajdujących się w zespołach archiwalnych jest sygnatura jednostki archiwalnej, w której się one znajdują.
Pomysł zupełnie nie do przyjęcia. Jeżeli np. afisz jest integralną częścią j.a. nie można go odrębnie zinwentaryzować i nadać mu sygnatury. Należy go w inwentarzu opisać jako obiekt, podając stronę, na której występuje w j.a.      

Charakterystyka elementów opisu (formalnego):
Punkt 6. (cyt.): W przypadku materiału ulotnego znajdującego się w jednostce archiwalnej aktowej należy wpisać jej sygnaturę archiwalną.
Absolutnie kiepski pomysł (por. uwagi wyżej).

Punkt. 9. Rodzaj dokumentu (tytuł formalny).
Wypisano ty różne możliwości opisu, ale obawiam się, że nie ułatwią one opracowania, wręcz przeciwnie, wprowadzają sporo zamieszania pojęciowego.
Przykłady:
-   jeśli odezwa lub obwieszczenie ma formę afisza, to co wpisać?
-   jednodniówka to równocześnie druk okolicznościowy, więc co wpisać?
-   zaproszenie też może być drukiem okolicznościowym, więc co wpisać?
Itd....

Charakterystyka elementów opisu (treści):
Punkt 1 (Regest): (cyt.): Powinien zostać zredagowany w języku polskim w oparciu o aktualnie obowiązujące wskazówki metodyczne dotyczące inwentaryzowania materiałów archiwalnych.
Które? Przecież to właśnie omawiane wskazówki dotyczą zasad opracowania materiałów ulotnych, więc to odesłanie do innych przepisów jest trochę nie na miejscu. Powinny się tu znaleźć precyzyjnie określone zasady formułowania regestu.

Punkt 3. Powód (wydarzenie sprawcze).
??????????

Punkt 6. Sprawca (nicjator).
??????????

Poza tym przydałoby się pole do wpisania miejsca wydarzenia oraz nazw grup rzeczowych.

Tomek:
Brawo Hanna ! Dobra robota.

A od siebie mam zapytanie.
Czy w oparciu o te nowe wskazówki będzie tworzona nowa baza danych do ich inwentaryzowania? Czy raczej na podstawie załączników możemy sobie sami stworzyć takie narzędzie do pracy pamiętając aby zawierało wszystkie pkt. które w nich są zawarte (w przyszłości łatwiej można było by przenieść dane).

PS. Od biedy to zbiór afiszy ulotnych można i zinwenytaryzować w IZA-ie 5.01. m.in. dzięki zakładce obiekty. Dzięki temu szybciej bedzie taki zespół dostępny w internecie.

Anna Laszuk:
Nie jest przewidywana oddzielna baza danych do inwentaryzowania materiałów ulotnych. Występują one często w ramach zespołów aktowych, więc przy okazji przeróbek bazy IZA, zgodnie z sugestiami użytkowników, przygotowany został moduł opisu tych materiałów w tej bazie - obok modułów dokumentacji aktowej, technicznej i kartograficznej. Zapoznali się z nim wstępnie członkowie zespołu Informatyka i Archiwa, a po zatwierdzeniu ostatecznego kształtu wskazówek metodycznych moduł będzie dopracowany i wraz z całą bazą przekazany do testowania.

PS. Baza danych AFISZ była przygotowana do celów odrębnego projektu. Dane z tej bazy postaramy się zaimportować do IZY, jeśli takie będzie Państwa życzenie.

Hanna Staszewska:
Chyba dobrze byłoby dołączyć do wskazówek konkretne przykłady wypełniania poszczególnych elementów opisu (dot. konkretnego plakatu, afisza, ulotki itd..).

Nawigacja

[0] Indeks wiadomości

[#] Następna strona