Wycofywanie - setki spraw

[łucja]

Kochani, mam teraz brakowanie. W wyniku niewłaściwego prowadzenie archiwum w przeszłości mam na ten moment do wycofania z archiwum około ca about 400-500 spraw. Przy czym wycofywanie ma wyglądać tak , że dostanę znaki spraw i mam je sobie wyszukać bo wydział, który chce je wycofać nie ma czasu aby przyporządkować
te znaki pojedyńczych spraw do teczek o określonych sygnaturach archiwalnych. Ja jestem jedna i oprócz brakowania mam też oczywiście inne obowiązki. Jak byście podeszli do tego na moim miejscu? Jak dużo czasu trzeba na to przeznaczyć?

[muniekdm]

Kto zdecydował, że przy brakowaniu należy wycofać akta i jaki jest powód wycofania? Zastanawiam się nad sensem i celowością tego działania.

[łucja]

Potrzebne są akta - sprawy są niezakończone.

[sgt_Wichowski]

A czy można wycofać pismo z teczki zarchiwizowanej, czy przypadkiem wycofaniu nie podlega cała teczka? A gdy archiwista dostaje rewers, czyli wniosek o udostępnienie dokumentacji, to na rewersie jest znak sprawy, czy sygnatura teczki? Ja bym jednak skłaniał się ku temu, że to komórka ma wypisać sygnaturę teczki. Przecież to oni są pierwsi, którzy wiedzą, co w danej teczce jest, oni ją wytwarzali. Jeśli się mylę, proszę mnie poprawić.

[Barsa]

Różnie z tym bywa czy poszczególne komórki wiedzą co jest w ich teczkach lub wytwarzanych przez ich poprzedników... Szczególnie jak oddane to było w rozsypie itd.
Tu zapewne jest inaczej, choć to w ogóle dziwna sytuacja. Trochę dla archiwisty dodatkowa robota.

[łucja]

Komórka wie jaki był numer danej decyzji a nie ma pojęcia jaka jest sygnatura akt. Do każdego numeru decyzji wypisują osobny wniosek, a ja szukam sygnatury lub sygnatur nieraz akta do danej decyzji są w różnych teczkach. Tak to dodatkowa, uciążliwa  praca

[Szymon]

A czy można wycofać pismo z teczki zarchiwizowanej, czy przypadkiem wycofaniu nie podlega cała teczka? A gdy archiwista dostaje rewers, czyli wniosek o udostępnienie dokumentacji, to na rewersie jest znak sprawy, czy sygnatura teczki? Ja bym jednak skłaniał się ku temu, że to komórka ma wypisać sygnaturę teczki. Przecież to oni są pierwsi, którzy wiedzą, co w danej teczce jest, oni ją wytwarzali. Jeśli się mylę, proszę mnie poprawić.

dokumentacja spraw niezakończonych; 1) nie podlega brakowaniu 2) nie ma prawa być  znaleźć w archiwum zakładowym;  3) jeśli jest wznowienie sprawy to procedura wycofania akt - wszystko wg przepisów opisanych w IK oraz IA Twojej instytucji