listy obecności w pracy

[Danutka]

Witam, mam krótkie pytanie czy same listy obecności podpisywane przez pracowników stanowią ścisłą ewidencję czasu pracowników?
Tzn. pytam pod kątem brakowania list obecności w pracy. Bo odzwierciedlenie obecności pracownika w pracy jest na kartach ewidencji czasu konkretnego pracownika, dlatego zastanawiam się czy jest sens trzymać listy obecności, z resztą podobnie jak np. delegacje służbowe?

[Danutka]

Jeszcze uściślę, że chodzi mi o dokumentacje wytworzoną przed 2019 r.

[krzysiekp]

w zakładzie pracy w którym pracuje "ścisła" ewidencje czasu pracy, od 2019 r.  stanowi miesięczne rozliczenie pracowników sporządzane przez kierownika danej komórki organizacyjnej i podpisywane przez niego oraz danego pracownika.
Przed 2019 r. funkcjonowały tylko listy obecności (teraz także są podpisywane) wiec uważam, ze w tamtym okresie to one stanowiły wyłączny dowód obecności pracownika w pracy.
Czy Twoje pytanie wynika z wątpliwości kwalifikacji tego rodzaju dokumentacji?

[Danutka]

U nas były prowadzone karty ewidencji czasu pracy, na których jest odzwierciedlone w których dniach pracownik był obecny, w których był na chorobowym, kiedy na delegacji.
Natomiast co do list obecności czy poleceń delegacji wątpliwości nie mam natury kwalifikacji tylko od kiedy liczyć okres przechowywania: czy od zakończenia sprawy, czy od zaprzestania pracy przez wszystkich pracowników podpisanych na liście obecności? No ale wtedy to dłuuuugo będą przechowywane.

[Dory]

Danutko, okres przechowywania list obecności liczy się od roku następnego tzn. jeśli listy obecności są z 2019 r., okres przechowywania liczony jest od 2020 r.

[Danutka]

Dziękuje za odpowiedzi. A czy to samo tyczy się teczek dot. delegacji służbowych, ewidencji godzin nadliczbowych i wyjść prywatnych, urlopów, absencji w pracy? I chodzi mi w tym momencie o akta wytworzone przed 2019 r.
Po prostu mam wątpliwości, które teczki powinny być trzymane do czasu zakończenia pracy przez pracownika, a które normalnie zniszczone np. po 5 latach od wytworzenia dokumentacji, mimo iż pracownicy nadal  pracują (karty ewidencji czasu pracy założone indywidualnie dla konkretnego są przechowywane przez cały okres jego zatrudnienia).

[EwelinaP]

Listy obecności mają kategorię B-3, podobnie delegacje służbowe. Przechowujemy je i niszczymy zgodnie z JRWA, niezależnie od roku wytworzenia. Rok 2019 i zmiany w przepisach dot. akt osobowych akurat w przypadku tych dwóch teczek nic nie zmieniły. Ewidencja czasu pracy to nie jest lista obecności, niezależnie od tego, czy potwierdzenie wejścia/wyjścia odbywa się papierowo, czy elektronicznie.

[Kadrowa]

Postanowiłam odświeżyć wątek, bo mam wątpliwości jak archiwizować listy obecności i ewidencję czasu pracy i listy płac.
Kiedyś przeczytałam, że można to wciągnąć do archiwum dopiero wtedy, kiedy ostatni pracownik z listy odejdzie z pracy, ale wiadomo, że to nigdy nie nastąpi, bo zawsze ktoś nowy dochodzi i tak w kółko.
Teraz prowadzimy ewidencję czasu pracy dla każdego pracownika więc sprawa jest jasna. Ale co z dokumentacją z poprzednich lat ??
Jak to u Was wygląda ??
Na początku swojej archiwizacyjnej drogi myślałam, że trzymam tyle lat ile jest oznaczona kategoria archiwalna i już, a teraz już nie wiem   

[łucja]

Zbiorcze listy płac można oddać do archiwum, dopiero gdy odejdzie z pracy ostatnia osoba, która jest na tych listach - przedtem są one aktywne. Takie jest stanowisko mojego AP.

[Kadrowa]

Dziękuję za odpowiedź W takim razie zadzwonię to swojego AP i też zapytam
A co w takim razie z listami obecności ?? Dla mnie przetrzymywanie ich mija się z celem, przecież i tak jest prowadzona ewidencja czasu pracy więc to wiadomo, że trzeba trzymać dopóki pracownik pracuje
Jakie macie stanowisko do tego ?? 

[Barsa]

W omawianych tu kwestiach naprawdę radziłbym pytać swojego archiwum (ewentualnie opinia prawnika) a nie opierać się na tym co mówi ktoś inny i inne archiwum.

Z doświadczenia wiem, że stare listy płac są niszczone po 50 latach od wytworzenia dokumentu i nikt nie przejmuje się tym czy są tam pracownicy, którzy jeszcze pracowali dalej w tym zakładzie pracy. Tak szczerze nie wyobrażam sobie pilnowania np. list płac z 1973 czy 2010 roku kiedy ostatni pracownik z tej listy odejdzie z pracy i wtedy liczyć od tego 50 lat.

Przepisy z 2019 fajnie to regulują, porządkują, ale niestety dużo jednostek dalej prowadzi zbiorcze listy płac i będzie płacz po 2030, gdy to będzie można (przynajmniej część) wybrakować.