Przeglądu informatycznych nośników danych powinno dokonywać się nie rzadziej niż raz na pięć lat i wykonywać równocześnie ich kopie bezpieczeństwa.
Można dane zapisać na jednym nośniku, typu dysk na serwerze, pod warunkiem że zapisane na nim dane są zabezpieczone przed utratą w wyniku awarii tego nośnika - będzie to kopia bezpieczeństwa.
Format kopii przede wszystkim ma spełniać funkcję zabezpieczającą, umożliwiającą odczyt, a format oryginału może stać się przestarzały, więc zasadne jest nawet konwersja na nowszy format.