Następca prawny zespołu archiwalnego

[GAP1]

Następująca sytuacja: powstaje nowa jednostka organizacyjna, która będzie posiadać własne archiwum zakładowe. Ta jednostka wydziela się z jednostki organizacyjnej dotychczas istniejącej (wcześniej tworzyła w jej strukturze komórkę organizacyjną). Dodam, że stara jednostka organizacyjna nadal działa. Zapytanie: czy nowa jednostka organizacyjna powinna przejąć z archiwum dotychczasowej jednostki organizacyjnej część zasobu archiwalnego, dla którego jest następcą prawnym (kontynuuje zadania), czy ta część zasobu archiwalnego powinna pozostać jednak w archiwum macierzystym jako zamknięty zespół archiwalny?
Proszę ponadto o podanie podstawy prawnej lub źródła w literaturze przedmiotu właściwego rozwiązania?

[Hanna Staszewska]

Zapytanie: czy nowa jednostka organizacyjna powinna przejąć z archiwum dotychczasowej jednostki organizacyjnej część zasobu archiwalnego, dla którego jest następcą prawnym (kontynuuje zadania), czy ta część zasobu archiwalnego powinna pozostać jednak w archiwum macierzystym jako zamknięty zespół archiwalny?

A czy nowa jednostka potrzebuje akt poprzednika do urzędowania i załatwiania spraw?? Jeśli nie, to akta mogą zostać na swoim miejscu w archiwum macierzystym. W takich przypadkach musi mieć zastosowanie podejście pragmatyczne.

Proszę ponadto o podanie podstawy prawnej lub źródła w literaturze przedmiotu właściwego rozwiązania?

Hmmm, to jest bardzo obszerny problem metodyczny, dotyczący dziedziczenia akt, i jest tak stary, jak nowożytna archiwistyka polska, czyli ma już ponad 90 lat 
Literatura? Bardzo obszerna, proponuję zajrzeć na początek np. do podręcznika toruńskiego "Archiwistyka" pod red. B. Ryszewskiego, H. Robótki, A. Tomczaka.

Pozdrawiam

[GAP1]

Nowa jednostka organizacyjna wytwarza nowe akta spraw, ale, kontynuując dotychczasowe zadania, będzie na pewno "sięgała" po stare akta spraw, które znajdują się na razie w naszym archiwum zakładowym. Czyli rozumiem, że wg zasad metodyki archiwalnej dotychczasowy zasób archiwalny, wytworzony i zgromadzony przez poprzedniczkę (czyli komórkę organizacyjną w ramach dotychczasowej jednostki organizacyjnej), powinien być przekazany nowo tworzonej jednostce organizacyjnej?
A czy niniejsza kwestia jest uregulowana w przepisach prawnych, czy nasze ukochane prawo archiwalne tej kwestii nie podnosi? Byłbym bardzo wdzięczny za nakierowanie mnie na właściwe przepisy, gdyż pozbycie się części naszego zasobu archiwalnego w związku z naszą mizerią kadrową w archiwum byłoby wielkim odciążeniem, a dzięki temu moglibyśmy wreszcie skupić się na innych pożytecznych zadaniach, jak choćby "doprowadzenie do ładu" teczek kategorii A, przekazywanych nam ileś lat temu.

[GAP1]

Na podstawie tego, co znalazłem w Internecie, wynika, że w opisanym przeze mnie przypadku powinna mieć miejsce sukcesja archiwalna bierna.

[Hanna Staszewska]

Nowa jednostka organizacyjna wytwarza nowe akta spraw, ale, kontynuując dotychczasowe zadania, będzie na pewno "sięgała" po stare akta spraw, które znajdują się na razie w naszym archiwum zakładowym. Czyli rozumiem, że wg zasad metodyki archiwalnej dotychczasowy zasób archiwalny, wytworzony i zgromadzony przez poprzedniczkę (czyli komórkę organizacyjną w ramach dotychczasowej jednostki organizacyjnej), powinien być przekazany nowo tworzonej jednostce organizacyjnej?

Jeśli nowa jednostka będzie sięgała po akta "stare", może je przejąć do swojego archiwum, ale nie musi, może np. je wypożyczać lub korzystać z nich w waszym archiwum. Przepisy nie regulują kwestii dziedziczenia akt, praktyka może być bardzo rozmaita, tak naprawdę to są sprawy organizacyjne, a nie metodyczne.
A gdy akta zostaną przekazane do archiwum państwowego, archiwiści "państwowi" będą je i tak dzielić lub łączyć po swojemu.

PS. Rozumiem, że chodzi archiwum zakładowe wytwarzające materiały archiwalne, może po prostu zapytać kolegów z nadzoru archiwalnego, ktoś chyba chodzi do was na kontrole?
Pozdrawiam

[GAP1]

Pisałem już, że jesteśmy archiwum wyodrębnionym, więc nie podlegamy nadzorowi archiwalnemu NDAP. A i kontroli "resortowych" u nas ani widu, ani słychu. Rządzimy się samodzielnie i nie mamy przez to żadnego wsparcia merytorycznego.

[Forumowicz]

Mam pytanie dotyczące zapisów w instrukcji kancelaryjnej. W instrukcji mojej jednostki organizacyjnej jest zapis, że w przypadku likwidacji Urzędu dokumentację niearchiwalną przejmuje następca prawny. W instrukcjach innych jednostek takich zapisów nie ma, a w przykładowej instrukcji na stronie archiwów państwowych w ogóle nie ma tego rozdziału. Czy powinnam ten zapis wykreślić czy zostawić?