Uchylenie decyzji a wycofanie z archiwum zakładowego

[EwelinaP]

W moim urzędzie pojawił się problem. Chodzi o pozwolenia na budowę, które zostały już oddane do archiwum. Czasami pojawia się potrzeba, by taką decyzję uchylić na podstawie art. 36a prawa budowlanego. Co wtedy? Czy pracownik wydziału może wypożyczyć teczkę i dołożyć do niej uchylenie? No chyba nie bardzo, prawda? W mojej opinii, jeśli chcą coś dokładać, to muszą wycofać i zarejestrować pod nowym numerem. Czy może jednak jest jakaś inna procedura postępowania? Bo wydaje mi się, że można to robić inaczej, bez wycofań, ale jak? Bardzo proszę o odpowiedź, bo muszę przedstawić strategię dziania szefowi szefów...

[MarcinP]

Wycofać i zarejestrować pod nowym znakiem sprawy. Inna sytuacja by była, gdyby, w nawiązaniu do decyzji już znajdującej się w archiwum, pracownicy komórki merytorycznej zamierzali wydać decyzję zmieniającą (np. przeniesienie pozwolenia na budowę). Wówczas należałoby teczkę z archiwum tylko wypożyczyć, a sprawę nową założyć (bez łączenia akt sprawy starej z nową).

[stany]

           W przypadku akt będących na stanie AZ, archiwista na wniosek kierownika  k.o.  wycofuje dokumentację z archiwum i przekazuje do tej komórki. Sporządza się protokół wycofania dokumentacji z ewidencji AZ, podpisuje archiwista i kierownik k.o. , który przyjmuje akta. Archiwista zamieszcza informację przy spisie z-o  dot. pozycji wycofanej dokumentacji. Ja załączam kopię protokołu. IA , nie precyzuje czy dot. to całej teczki , czy jednej sprawy. Taki sposób postepowania dotyczy podlegających pod rozp. z 2011r., a Ewelina podlega.

[EwelinaP]

Czyli robimy, jak do tej pory. Dziękuję bardzo za odpowiedzi! Jeśli ktoś ma jednak jeszcze odmienne zdanie, to proszę o przedstawienie swoich racji 

[EwelinaP]

Okazuje się jednak, że sprawa (dla nie-archiwisty) nie jest taka oczywista. Bo gdzie jest np. zapis, że dokumentacji wycofanej nie można zwrócić z naniesionymi zmianami i zmienić jednocześnie dat skrajnych w spisie zd-odb.? Bo przecież sprawa nie jest wszczynana na nowo, a jedynie kontynuowana? Co z tego, że sprawa trafiła do archiwum, czyli jest ostatecznie zakończona? Jak kwestię wycofania wytłumaczyć w sposób obrazowy, poparty konkretnymi paragrafami? Próbowałam już, ale widać mało skutecznie. Pomóżcie mi proszę, bo nie chcę robić czegoś niezgodnie z przepisami, a szef się upiera przy swoim!

[stany]

         Po wydaniu decyzji , a następnie zawiadomieniu o terminie rozpoczęcia robót budowlanych  sprawa jest zakończona. Po dwóch latach przekazujemy do AZ, jest opisana teczka  z datami skrajnymi , w spisie z-o  też  są określone daty skrajne, akta są na stanie Az. , czynność wykonana zgodnie z przepisami  z IA. Sprawę uznajemy za zakończoną po wydaniu decyzji pozwolenia, cały sęk w tym, że celem interesanta jest otrzymanie  pozwolenia i tu jest finał zakończenie sprawy. W przypadku dalszych ruchów przy tej sprawie , np uchylenie , przeniesienie pozwolenia jest już wznowieniem sprawy i wtedy wycofujemy ze stanu, ewidencji  Az , przecież to jasne. Dalsze postępowanie wycofania jak wcześniej pisałem jest opisane w rozdziale nr 8  Instr. Arch. Nie może szef inaczej postępować, bo nie będzie to zgodne z przepisami. Gdyby akta nie były przyjete do AZ nawet po trzech latach od zakończenia ,byłyby w komórce wtedy nie wycofuje , napisałby daty skrajne jako sprawę ciągnącą się kilka lat.wznowienie sprawy. Paragr. 55 IK.  mówi nam o postepowaniu przy  wznowieniu sprawy

[EwelinaP]

Stany, dziękuję! Właśnie tych argumentów użyłam i nic! Dla mnie też wszystko jest jasne i tłumacząc szefowi miałam wrażenie, że on ode mnie oczekuje, że mu wyjaśnię, dlaczego niebo jest niebieskie. Poza tym dla niego nie do końca wszystko jest takie oczywiste, bo w IA, w rozdziale o wycofaniu, nie ma zapisu, że należy teczkę/sprawę zarejestrować pod nowym numerem. Poza tym on inaczej rozumie terminologię i procesy. Dla niego sprawa nie jest ostatecznie zakończona, co usilnie starałam się wytłumaczyć (przepraszam, ale krowa na rowie by zrozumiała). Sprawa jest wg niego kontynuowana, a nie zaczyna się od nowa. Najgorsze jest to, że AP przyklasnęło i koleś z nadzoru zezwolił na to, by oddawać do archiwum teczkę z dołączoną decyzją o uchyleniu, czy nanosić zmiany na dokumentach i zmieniać daty w spisach zd-odb. Czuję, że walczę z wiatrakami!

[Jarek]

To może ja spróbuję. Zakładam że mówimy o rozporządzeniu z 18.01.2011 r., to fragment załącznika nr 1 do niego, czyli instrukcji kancelaryjnej:

§ 37. Dokumentację spraw zakończonych uznaje się, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej,
za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku
następującego po roku, w którym sprawa została zakończona.

To oznacza, że w archiwum zakładowym znajduje się wyłącznie dokumentacja spraw zakończonych.
Zapisy paragrafów 25-28 i 51-56 instrukcji kancelaryjnej (ten sam załącznik nr 1 do rozporządzenia) wskazują, że chodzi o ostateczne załatwienie - ale nie w rozumieniu Kpa ale właśnie instrukcji kancelaryjnej, czyli takie załatwienie które pozwala na przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego.

W paragrafach 35-36 instrukcji archiwalnej (załącznik nr 6 do rozporządzenia) jest mowa o wycofaniu dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego. Nie można do archiwum zwrócić czegoś co nie jest (już) na jego stanie. O to w tym chodziło - jest w zasobie archiwum informacja o wycofaniu akt (w praktyce najlepiej by w protokole wycofania wskazywać znak nowej sprawy, wtedy mamy pełną informację), a wznowienie sprawy nie komplikuje postępowania z dokumentacją już zarchiwizowaną.

pozdrawiam

Jarek Orszulak

[Bolek]

A co w przypadku gdy przed laty oddano do archiwum teczkę z niekompletnymi sprawami np. było pismo przewodnie ale gdzieś przepadły załączniki i po latach te załączniki się w szafie, szufladzie (czy innym bałaganie) odnalazły? Też wycofujemy oficjalnie teczkę albo daną sprawę?

[Robert2000]

Wycofać można chyba w każdej sytuacji.

[Jarek]

A co w przypadku gdy przed laty oddano do archiwum teczkę z niekompletnymi sprawami np. było pismo przewodnie ale gdzieś przepadły załączniki i po latach te załączniki się w szafie, szufladzie (czy innym bałaganie) odnalazły? Też wycofujemy oficjalnie teczkę albo daną sprawę?

A niby z jakiej racji? Nie ma żadnego wznowienia sprawy, nic nie wycofujemy. Komórka przekazuje tę dokumentację do archiwum celem dołączenia do akt wcześniej zarchiwizowanych.

[bubus]

A co w przypadku gdy przed laty oddano do archiwum teczkę z niekompletnymi sprawami np. było pismo przewodnie ale gdzieś przepadły załączniki i po latach te załączniki się w szafie, szufladzie (czy innym bałaganie) odnalazły? Też wycofujemy oficjalnie teczkę albo daną sprawę?

A niby z jakiej racji? Nie ma żadnego wznowienia sprawy, nic nie wycofujemy. Komórka przekazuje tę dokumentację do archiwum celem dołączenia do akt wcześniej zarchiwizowanych.

Witam. Ponawiam stary temat, ale mam teraz podobny dylemat. Co zrobić w sytuacji, gdy takie odkopane brakujące dokumenty zmieniają daty skrajne i liczbę tomów przekazanej już dokumentacji?

[Barsa]

Ja tworzę nowe spis i tam w uwagach przy odpowiednich pozycjach daje odnośnik do spisu z-o, gdzie jest reszta dokumentacji.

Ingerencja w spisy już podpisane. gdy jeden z nich jest niby w komórce, podpisywał te spisy może inny archiwista, może wysłał jeden też do AP/AAN - dla mnie niepotrzebna zabawa. Inna sprawa jakby te doki znalazły się w po krótkim czasie od oddania do archiwum i było ich mało, wtedy może zezwoliłbym na dorzucenie.

ps. Prawda jest też taka, że często i tak robi się jak szef każe