kopiowanie akt własnym sprzętem - standardy europejskie?

[Robert]

Ten problem de facto rozwiązuje idea wspomnianej Deklaracji. Bez podpisu dyrektora lub upoważnionej osoby nie ma zgody na fotografowanie. Poza tym i tak obowiązują nas przepisy dot. prawa autorskiego i praw pokrewnych oraz ochrony dóbr osobistych.


----
Przesłałem Ci ww. pismo na NAC'owy email.
 

[Aleksander Korolewicz]

Mam pewne wątpliwości natury formalnej odnośnie Deklaracji.
Przychodzi użytkownik, zamawia jednostki, wypełnia deklarację, jąż podpisuje dyrektor (lub osoba upoważniona), użytkownik wykonuje samodzielnie kopie z zadeklarowanych jednostek. Tego samego dnia, na dzień następny lub w innym terminie użytkownik zamawia kolejne jednostki i znów chce zrobić kopie.
Co wtedy? 1) Wypełnia nową deklarację?; 2) Uzupełnia już wypełnioną o kolejne sygnatury?
ad 1) Narastające formalności i stosik deklaracji.
ad 2) (I tu wątpliwość formalna) Jak można dopisywać kolejne dane (a tym samym zmieniać/uzupełniać treść) do już zaakceptowanego podpisem dokumentu. Sytuacja zwykle niedopuszczalna. Przedkładać ponownie Deklarację dyrekcji celem umieszczenia parafki?

I jeszcze pytanie. Co jest powodem, że użytkownik musi deklarować konkretne zespoły i jednostki? Czy w razie czego nie wystarczałaby wiedza, z których jednostek korzystał, co mamy i tak "w papierach"?

[Robert]

Mam pewne wątpliwości natury formalnej odnośnie Deklaracji.
Przychodzi użytkownik, zamawia jednostki, wypełnia deklarację, jąż podpisuje dyrektor (lub osoba upoważniona), użytkownik wykonuje samodzielnie kopie z zadeklarowanych jednostek. Tego samego dnia, na dzień następny lub w innym terminie użytkownik zamawia kolejne jednostki i znów chce zrobić kopie.
Co wtedy? 1) Wypełnia nową deklarację?; 2) Uzupełnia już wypełnioną o kolejne sygnatury?
ad 1) Narastające formalności i stosik deklaracji.
ad 2) (I tu wątpliwość formalna) Jak można dopisywać kolejne dane (a tym samym zmieniać/uzupełniać treść) do już zaakceptowanego podpisem dokumentu. Sytuacja zwykle niedopuszczalna. Przedkładać ponownie Deklarację dyrekcji celem umieszczenia parafki?

I jeszcze pytanie. Co jest powodem, że użytkownik musi deklarować konkretne zespoły i jednostki? Czy w razie czego nie wystarczałaby wiedza, z których jednostek korzystał, co mamy i tak "w papierach"?

Kilka razy dumałem nad powyższymi uwagami. Zdaje się, że obok formularzy zamówień na usługę reprograficzną, jakie zapewne prowadzi większość, o ile nie wszystkie archiwa, będziemy mieli po prostu inną postać takich zamówień, zapewne włączane do teczki (711) razem ze wspomnianymi formularzami.
To raczej nie jest tak, że wypełnienie deklaracji daje możliwość fotografowania wszystkiego po otrzymaniu zgody dyrektora (lub osoba upoważnionej), nawet jeśli przy kolejnych jednostkach cel udostępnienia byłby już inny. Czyli konieczne będzie ponowne przedkładanie deklaracji, a teczki przez nas prowadzone będą bardzo bogate 

Zamawiając np. kserokopie czy skany, uzytkownik i tak w zamówieniu deklaruje konkretne zespoły i jednostki. Tu akurat nie widzę problemu.

Znów pozwolę sobie na dygresję - ewidencja udostępnień (w tym zamówień na wykonanie usług reprograficznych) winna zostać maksymalnie uproszczona. To istny pochłaniacz czasu zarówno dla nas, jak i klientów. Czasu, który można wykorzystać w inny, bardziej pożyteczny sposób. Rozumiem, że użytkownik odwiedzając archiwum, zostawiając swój podpis, dobrowolny wpis tematu pracy/celu udostępniania, zostawia po sobie ślad - tu byłem, tu prowadziłem badania/poszukiwania, ale ile razy można ewidencjonować to samo? Temat do dyskusji w dziale "Udostępnianie". 

[Hanna Staszewska]

Przyznaję, że z dużym smutkiem obserwuję rozmaite wygibasy i kombinacje archiwów, które ewidentnie mijają się z "duchem" pisma Naczelnego Dyrektora, który to ("duch") miał na celu ułatwienie życia użytkownikom. Zobaczcie zarządzenie np. dyrektora archiwum z Płocka http://www.archiwum.plock.com/index_g.php?.
Z drugiej strony jest bardzo liberalne zarządzenie z AP Częstochowa http://bip.ap.gov.pl/dokument.php?iddok=2316&idmp=1301&r=o , gdzie nie ma nawet mowy o zgodzie dyrektora, jest za to uzyskanie "dopuszczenia do samodzielnego kopiowania".

Czy naprawdę archiwa nie mogą w tak drobnej w gruncie rzeczy sprawie stosować jednolitych standardów postępowania?
Co mają myśleć o nas użytkownicy, którzy peregrynując po różnych apach spotykają się z tak różnorodną praktyką?
 

PS. Na marginesie dodam, że kompletnie zdumiał mnie wymóg fotografowania akt w rękawiczkach (które mam sobie kupić), a regulamin PN nie wspomina o takim wymogu, gdy korzystam "normalnie" z akt (dotyczy AP Płock). Czyli fotki robię w rękawiczkach, a przeglądam akta bez. Nie widzę tu logiki.
 
 

[Robert]

Zdaje się, że to "uzyskanie dopuszczenia do samodzielnego kopiowania" jest jednoznaczne uzyskaniem zgody dyrektora (osoby upoważnionej). I tak mowa jest o deklaracji.  Niemniej można było nieco precyzyjniej te kwestie określić.
Chociaż... może faktycznie lepiej byłoby otrzymać odgórne zarządzenie, coś na miarę zarządzenia nr 4 z 2000 w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych
w archiwach państwowych, na którym opierają się regulaminy udostępniania w poszczególnych archiwach, jednak i to - wg mojej opinii - wymagałoby solidnych poprawek. 

[Aleksander Korolewicz]

Ad Robert.
Nie 711, bo to nie usługa, a jedynie forma "pomocy w korzystaniu z zasobu" i "wspieraniu udostępniania", czyli tam gdzie zgłoszenie - 820 i 821.
W moim pytaniu chodziło mi natomiast o co innego. Ten sam temat, nawet ten sam dzień, tylko kolejne zamówione sygnatury, nie wymienione do tej pory w podpisanej już przez dyrektora deklaracji.

Ad Hanna
Zadziwiające! Gdyby intencją Naczelnego Dyrektora było ograniczenie do naukowców, stałoby to wyraźnie w zaleceniach (taka kategoria przecież funkcjonuje). Tymczasem jest mowa o "bardziej dogodnych warunkach do pracy badawczej prowadzonej we wszelkich formach - poczynając od indywidualnych dociekań poznawczych [...]". Dla mnie sprawa jest jasna, rzecz dotyczy i naukowców, i studentów, i regionalistów - i genealogów, to też przecież "indywidualne dociekania poznawcze".

[Robert]

Ad Robert.
Nie 711, bo to nie usługa, a jedynie forma "pomocy w korzystaniu z zasobu" i "wspieraniu udostępniania", czyli tam gdzie zgłoszenie - 820 i 821.
W moim pytaniu chodziło mi natomiast o co innego. Ten sam temat, nawet ten sam dzień, tylko kolejne zamówione sygnatury, nie wymienione do tej pory w podpisanej już przez dyrektora deklaracji.

W takim razie pojawia się szereg komplikacji. Zważywszy na fakt, iz użytkownik w zgłoszeniu (820, 821) podaje zespoły, z których korzystać zamierza, a za miesiąc zamówi j. a. z zupełnie innego zespołu, którego nie wymienił i już się tego do zgłoszenia nie dopisuje, w przypadku deklaracji skończy się zapewne na tym samym  Nie wyobrażam sobie, żeby rejestrować tego samego dnia kilka deklaracji jednego użytkownika, szczególnie w sytuacji całkiem licznych odwiedzin pracowni jednego dnia.
 
Jeśli mówimy o "tym samym dniu" - takie deklaracje musiałyby być rozpatrywane "od ręki". I tak zapewne będzie, ale to już niech się szefostwo martwi 

711 faktycznie nie, mój błąd, ale jakoś mi to niespecjalnie pasuje także pod hasło "podania i wnioski obywateli o dopuszczenie do korzystania z archiwaliów"... Mówimy własnie o "pomocy w korzystaniu z zasobu", a nie udostępnianiu alternatywnym.   

[Aleksander Korolewicz]

"Z pamiętnika [nie]młodego archiwisty"

Oj! Jak to się liczyło? 75% z 568 daje 426. Niestety nie chodzi o zrobienie stron od 1 do 426. To byłoby proste, i zbyt piękne. Niektóre strony korzystający pominąć zamierza, by móc zrobić także te spoza zakresu 1-426. A więc czuwam, przyglądam się i obliczam. Tu -7, czyli tam +7. Aha, i jeszcze te 18. Czy może przeglądnąć mu fotki w aparacie, by mieć pewność, ile wyszło? To tylko 426 kliknięć.
A już w kolejce następne 4 jednostki, liczące podobnie kilkaset stron.
No i jeszcze kilku innych korzystających w czytelni z aparatami i bez. Plus standard, czyli przyjmowanie nowych osób, pomoc w udostępnianiu, wyjaśnienia, wydawanie i odbieranie akt, papierki, tabelki i trzeba by jeszcze trochę samemu podłubać w ewidencji, bo akta stygną (nulla dies sine linea).
Byle do 15.00.

[Aleksander Korolewicz]

Ło matko i córko!
A przecież są strony pusty, więc jednostka nie ma ich 568 zapisanych, czyli muszę obliczyć ilość pustych odjąć od 568 i dopiero wyjdą mi procenty.
Do Tworek nie trafię, bo jestem z Krajkowa i dla takich jak ja mają tutaj Kobierzyn.

[Hanna Staszewska]

A tąż samą jednostkę, jeśli jest zeskanowana i umieszczona na szukajwarchiwach, mogę obejrzeć w całości. 

[Robert]

Tak na matematycznym marginesie, jak jest u Was z popularnością idei deklaracji samodzielnego fotografowania? Ja póki co nie miałem ani jednego przypadku. Ostatnio nawet zauważam znaczny spadek zainteresowania pozyskiwaniem reprodukcji przez użytkowników bezpośrednio korzystających z materiałów archiwalnych w pracowni (choć dla odmiany na dzień dzisiejszy mam o prawie 1.5 tys. więcej udostępnionych jednostek niż w tym samym czasie w roku ubiegłym).

[Aleksander Korolewicz]

U nas na jedno podanie przypada teraz właściwie jedna deklaracja.   
A zamówienia na kopie i tak są, lecz raczej przeważnie w ramach grantów lub na rachunek instytucji, a nie z własnej kieszeni. Coraz więcej zamówień jest składanych mailem lub pocztą, nie osobiście.
Mówię o małym oddziale (1200 mb.), z racji zasobu najbardziej uczęszczanym przez naukowców (studenci, doktoranci, regionaliści), trochę genealogów.

[Aleksander Korolewicz]

Zapytam tu, skoro w tym miejscu dyskutowaliśmy, komu wolno "pstrykać".
Zarządzenie NDAP nr 15 z 2011 r.

7) w § 13:
a) ust. 5 otrzymuje brzmienie:
?5. W toku korzystania z udostępnionych materiałów archiwalnych użytkownicy mogą nieodpłatnie wykonywać ich fotografie cyfrowe własnym sprzętem, z zastrzeżeniem, że samodzielne kopiowanie:
1) jest dopuszczalne w zakresie niekomercyjnego użytku osobistego, w szczególności dla wspierania pracy badawczej użytkowników, a nie obejmuje kwalifikowanych zastosowań reprodukcji, zwłaszcza do celów publicystycznych i wydawniczych;

"Niekomercyjny użytek osobisty" to bardzo szerokie pojęcie, jak się to ma do np. poszukiwań własnościowych - wolno, czy nie wolno? Trudno nazwać to użytkiem komercyjnym. Oczywiście, takie kopie, dajmy na to, przed sądem znaczyć nic nie mogą, ale ktoś może chcieć sobie zrobić zdjęcia, choćby pro memoria. A występujący w imieniu kogoś adwokat - czy to już "komercyjne" zastosowanie (on na tym zarabia)?

Fraza "w szczególności" z pewnością nie oznacza "wyłącznie". Nie do końca rozumiem, jak się ta "szczególność" ma przejawiać w praktyce - bo przecież albo można, albo nie można fotografować? Czy też jest to li tylko ładny zwrot, po którym następuje koronny przykład?

[Aleksander Korolewicz]

No to chyba już mamy, wspomniane w pierwszym poście, "standardy międzynarodowej archiwistyki". 

http://archiwa.gov.pl/pl/component/content/article/63-aktualnosci/3539-uatwienia-w-korzystaniu-z-zasobu-archiwow-pastwowych-od-dzi.html

paragraf 8

1. W toku korzystania z materiałów archiwalnych udostępnianych w przeznaczonym do tego pomieszczeniu archiwum państwowego użytkownicy mogą nieodpłatnie wykonywać ich fotografie cyfrowe własnym sprzętem, z zastrzeżeniem, że samodzielne kopiowanie:
1) jest dopuszczalne w zakresie niekomercyjnego użytku osobistego, w szczególności dla wspierania pracy badawczej użytkowników, a nie ma na celu uzyskania reprodukcji o szczególnych cechach jakościowych, zwłaszcza do celów publicystycznych i wydawniczych;
2) jest prowadzone w sposób nieinwazyjny dla materiałów archiwalnych, w szczególności bez użycia dodatkowego oświetlenia oraz bez manipulowania tymi materiałami innego niż w przypadku zwykłego korzystania z nich;
3) jest prowadzone w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników, w szczególności bez użycia dodatkowego wyposażenia, np. statywów;
4) nie może być przesłanką udostępnienia w celu samodzielnego kopiowania tych materiałów archiwalnych, które - jako posiadające kopie użytkowe albo ze względów konserwatorskich - podlegają wyłączeniu z udostępniania w postaci oryginałów;
5) jest dokonywane w miejscu, w którym zwykle udostępnia się materiały archiwalne, bez tworzenia dodatkowych procedur ani stanowisk pracy użytkowników;
6) nie powoduje, w stosunku do zwykłego korzystania z materiałów archiwalnych, dodatkowego ryzyka naruszenia wolności i praw osób, których dane znajdują się w tych materiałach.

2. Użytkownicy mogą również wykonywać kopie udostępnionych im materiałów archiwalnych za pomocą przeznaczonych do tego celu urządzeń archiwum państwowego.

3. W toku korzystania z materiałów archiwalnych udostępnianych poprzez platformę cyfrową użytkownicy mogą nieodpłatnie wykonywać kopie cyfrowe tych materiałów, z zachowaniem wymogu określonego w ust. 1 pkt 6.

[Hanna Staszewska]

Ciekawy komentarz na portalu Historia i Media