Podwyższenie kategorii archiwalnej

[Dominika1985]

Witam, czy jest taka możliwość by wystąpić z wnioskiem do AP z prośbą o podwyższenie kategorii archiwalnej dla dokumentacji kat.B10, która jest na tyle ważna dla komórki organizacyjnej, że nie chcą się jej pozbyć? Czy ktoś z Was wnioskował w podobnej sprawie?

[Barsa]

Przecież to jednostka ustala JRWA przy akceptacji AP, więc najprościej jest zmienić symbol w JRWA. Po za tym kategorii nigdy nie dajemy w dół co do tego co jest w JRWA, ale nie jednokrotnie spotkałem się z podwyższaniem kategorii przez archiwiste, z różnych powodów. Najważniejszy to braki w innych dokumentach, np. kadrowych.
Po za tym nikt was nie zmusza do brakowania, no po za RODO itp., ale jak np. komórka nie wyraża zgody na brakowanie to nie brakuje się. Oczywiście przydałby się na to jakiś papier od tej komórki, gdzie ona to argumentuje.

[Dominika1985]

To archiwista sam może podwyższać kategorię? Nas obowiązuje JRWA z rozporządzenia z 2011r. więc nic nie mogliśmy ustalać. Pytałam czy istnieje taka możliwość za zgodą archiwum państwowego, a nie samemu sobie podwyższać jak się komu podoba.

[łucja]

Nie wiem czy ta dokumentacja już powinna być wybrakowana, ale zawsze można przedłużyć okres przechowywania w archiwum zgodnie z par.38.4 instrukcji archiwalnej (Rozp. PRM z 18.01.2011 r.)

[Leksandra]

Ja też nie brakuję dokumentacji, jeżeli czuję, że może się przydać, przeważnie konsultuję to z komórką która je oddała.
Nawet  zdarzyło się, że po otrzymanej zgodzie AP, gdy fizycznie wyrzucałam teczki, ręka mi przy którejś zadrżała i tez ją zostawiłam (w spisie jakoś zaznaczyłam, że teczka nie jest wyrzucona.)

[Michał Szot]

Jeśli dokumentacja nie utraciła wartości dla komórki organizacyjnej nie może zostać ona wybrakowana. Proszę zerknąć do instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego, w rozdziale dot. brakowania często jest opisany proces wydłużenia okresu przechowywania. Można to zrobić wewnątrz jednostki nie angażując AP. Dokumentacja nie jest przekwalifikowywana do kat. A, nadal stanowiąc dokumentację niearchiwalną wydłuża się jej okres przechowywania np. o kolejne 10 lat.

Jest też możliwość podjęcia próby przekwalifikowania dokumentacji do kat. A jeśli istnieją wątpliwości co do kwalifikacji archiwalnej. W takim wypadku jednak nie chodzi o ważność dla komórki organizacyjnej, a o to czy dokumentacja zawiera informacje o wartości historycznej. Można wystąpić do AP z prośbą o wydanie opinii w sprawie kwalifikacji. Procedura ta jest opisana w § 2 ust. 2, 3 i 4 rozporządzenia MKiDN z 20.10.2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

[Dominika1985]

Dziękuję bardzo za profesjonalną pomoc