deklaracje rozliczeniowe ZUS

[000paula]

Witam. Jak długo w Państwa placówkach przechowuje się deklaracje ZUS DRA, RCA, RZA ? Od jakiego momentu liczy się ich okres przydatności - od zakończenia stosunku pracy pracownika czy od dnia wysyłki deklaracji do ZUS? Bo znalazłam dwie wersje i zaczęłam się zastanawiać nad tym.  Wg obecnego JRWA mamy B10 (kilka teczek zostało już wybrakowanych, bo zakres dat był 2003-2011 i nie wiem czy poprawnie?) przy czym osobno mamy klasyfikację "Zgłoszenia i wyrejestrowania z ZUS" przechowywane na B50. Proszę o podpowiedzi.

[Barsa]

Zgłoszenia i wyrejestrowania to m. in. ZUS ZCNA, ZUA, ZWUA... często właśnie kadry chcą to trzymać 50 lat (podstawy prawnej nie znam i dotyczy to raczej sytuacji sprzed 2019), często też było to trzymane w aktach osobowych.

Te co Ty podałaś to są dokumenty rozliczeniowe, w większości znanych mi JRWA B!0.

[000paula]

Super, trochę jestem spokojniejsza. A to B10 od kiedy powinno się liczyć - mam nadzieję, że tak jak u mnie - od momentu złożenia tejże deklaracji w ZUS ?

[Barsa]

Od złożenia.

[Rovan]

Okres przechowywania liczymy od ustania stosunku pracy lub złozenia raportu informacyjnego do ZUS.
Podstawą prawna jest art. 125a ust. 4 i 4a ustawy o emeryturach i rentach:

4. Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, z zastrzeżeniem ust. 4a.
4a. Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:
1) ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.;
2) został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

[000paula]

Dziękuję bardzo za pomoc !

[Barsa]

Ja bym się nie dał jednak zwariować.... jeżeli mamy listy płac, karty wynagrodzeń itd. to nie trzeba trzymać innych "dowodów" aż do zakończenia pracy danego delikwenta. AP bez problemu wydają zgodę na brakowania dokumentów rozliczeniowych ZUS i innych podobnych po 10 latach od daty dokumentu.

[Rovan]

Co nie zmienia faktu, ze wg wytycznych NDAP (przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dla klas 0-3) dokumentację rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne dotyczącą stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii B50.

[Barsa]

Ja w klasie 171 widzę coś zupełnie innego a koleżanka o takie tematy pytała jak deklaracje do ZUS. Te rozliczenia składek o których Ty piszesz to chyba jednak dokumenty bardziej płacowe... Choć tak szczerze przy 171 jest mowa w uwagach o deklaracjach rozliczeniowych - może to mylić, bo jest bardzo bliskie tematowi z 3234, ale ja zawsze takie deklaracje klasyfikowałem pod klasami z 1 i nikt nigdy się nie czepiał. Tak samo jak do tego, że liczymy od daty dokumentu.
Ps. Notabene to listy płac też są niszczone licząc od ich daty, bo przecież to nie było kiedyś łączone w teczki imienne a tematycznie - miesiącami, nikt nie zawraca sobie głowy sprawdzić kiedy dana sobą przestała pracować... Bo to też byłaby bardzo żmudna praca. Dobrze chociaż, że ktoś w latach 90 wpadł na pomysł, żeby dla list płac. Gla kat. B50 a nie B12, bo niestety przez to ostania dużo ludzi ma problem z wyliczeniem emerytury.

[Leksandra]

Ja interpretuje to tak:
w klasie 171 kat B5- obsługa ubezpieczenia społecznego - gromadzi się deklaracje ZUS ZUA i ZZA (zgłoszenia pracownika do ZUS,  oraz ZWUA wyrejestrowanie z ubezpieczenia

w klasie 3234 kat B10 deklaracje RSA, RCA RZA, RPA oraz zbiorówki wszystkich imiennych- DRA

Przy tym te pierwsze w wykazie z 2011 roku posiadają kat B 10 (dokumenty wytworzone do 2019 r) więc chyba nic złego się nie stało, że zostały wybrakowane, aczkolwiek ja zawsze namawiam żeby te dokumenty trzymać w aktach osobowych.

Te drugie natomiast 3224, w wykazie z 18 stycznia 2011 (i wcześniej też) mają 50-letni okres przechowywania jak listy płac (też te powstałe do 2019)

Ja też  pamiętam czasy gdy w majestacie prawa niszczyło się listy płac najpierw po 12 latach, później po 20, gdyby się zachowały jak pisze Barsa, wielu ludziom żyłoby się lepiej, więc zawsze doradzam ostrożność.

[Barsa]

W projekcie NDAP jest:
   17         Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna      
      170         Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego   B10   
      171         Obsługa ubezpieczenia społecznego   B5   w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS
      172         Dowody uprawnień do zasiłków   B5   
   ....   
323         Rozliczenia płac i wynagrodzeń      
         3230      Dokumentacja płac i potrąceń z płac   B5   
         3231      Listy płac   B10   jak w klasie 1140
         3232      Kartoteki wynagrodzeń   B10   
         3233      Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego   B5   
         3234      Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne   B10   jak w klasie 1140

Teraz pytanie, skoro przy 171 w uwagach jest, że dotyczy "deklaracji rozliczeniowych", to dla mnie są to właśnie te wszystkie RCA, DRA itd., bo jak nie te to jakie? Pod 170 natomiast ZUA, ZWUA, ZNCA, bo to są zgłoszenia i wyrejestrowania. Tylko pytanie jakie dokumenty wtedy lądują pod 3234?

Akurat dla mnie ciekawa dyskusja, bo do tej pory nie było żadnego problemu z brakowaniem dokumentacji deklaracji zusowskich typu DRA, RCA po 5-10 latach.

[Leksandra]

Teraz pytanie, skoro przy 171 w uwagach jest, że dotyczy "deklaracji rozliczeniowych", to dla mnie są to właśnie te wszystkie RCA, DRA itd., bo jak nie te to jakie? Pod 170 natomiast ZUA, ZWUA, ZNCA, bo to są zgłoszenia i wyrejestrowania. Tylko pytanie jakie dokumenty wtedy lądują pod 3234?

Ja kojarzę to Tak: 1 jako symbol klasyfikacyjny dedykowane jest sprawom kadrowym, a deklaracje ZUA, ZWUA powstają przy nawiązywaniu/ustaniu stosunku pracy i są to dokumenty które informują ZUS jedynie o powstaniu/ustaniu obowiązku ubezpieczenia. To że firma zgłosiła nie przesądza o płatności składek.
Deklaracje RSA, RCA RZA, RPA dokumentują wyliczone i należne kwoty od pracownika na poszczególne ubezpieczenia społeczne. Deklaracje te są sporządzane na podstawie list płac - dlatego ja im przypisuję klasę III rzędu - rozliczanie płac i wynagrodzeń, tym samym nadając im taką samą kategorię archiwalną co dokumentacji płacowej.

A do tego na podstawie tych deklaracji często udzielamy różnych sprostowań/korekt na wniosek ZUS
Odwołujemy się tutaj do przykładowego wykazu akt ale mnie akurat obowiązuje rozporządzenie z 18 stycznia 2011 roku, gdzie te kategorie są dużo wyższe przynajmniej w tej części finansowej

Akurat dla mnie ciekawa dyskusja, bo do tej pory nie było żadnego problemu z brakowaniem dokumentacji deklaracji zusowskich typu DRA, RCA po 5-10 latach.

Kiedyś Moja Pani z Archiwum Państwowego zwróciła mi uwagę że obecnie AP sprawdza wnioski do prakowania jedynie pod kątem czy w danym spisie nie ma dokumentacji archiwalnej lub takiej, która by ją interesowała z innego powodu. Cała odpowiedzialność od 2011 za niszczenie pozostałych rzeczy odpowiada kierownik jednostki, który składa oświadczenie że dokumentacja straciła wartość użytkową.

[Barsa]

Oczywiście masz racje z tym, że AP interesuje głównie tylko kat. A, reszta to tam.... wiemy jak jest. Racja w tym też, że za brakowanie odpowiadają osoby pod nim się podpisujące, najbardziej dla mnie ta osoba, która odpowiada za dane dokumenty. Ja właśnie nigdy nie miałem problemu z brakowaniem tych deklaracji rozliczeniowych (oczywiście po okresie 5-10 lat od powstania dokumentów), a brakowania robiłem w kilkudziesięciu jednostkach różnych szczebli. Żadna kadrowa nie powiedziała veto i na B50.
Trochę te JRWA jest mylące, na upartego klasy 171 i 3234 są tak opisane, że te deklaracje można dać i tu, i tu.
U Ciebie też jest:
2421 Obsługa ubezpieczenia społecznego B10 w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS.
W sumie to symbol nadaje komórka merytoryczna, więc tym trzeba się kierować chyba najbardziej.

[000paula]

Z dyskusji, która się tu wywiązała, wnioskuję, że nikt z Was nie ma na B50 "Zgłoszenia i wyrejestrowania z ubezpieczenia społecznego (ZWUA,ZZA) ?

[Leksandra]

Z dyskusji, która się tu wywiązała, wnioskuję, że nikt z Was nie ma na B50 "Zgłoszenia i wyrejestrowania z ubezpieczenia społecznego (ZWUA,ZZA) ?

ja mam !!! po prawdzie mam wszystkie deklaracje na B50  te o zarejestrowaniu i wyrejestrowaniu też, tylko ustaliliśmy z kadrami że będą one przechowywane w aktach osobowych, aczkolwiek mam świadomość, że traktuję tę kategorie "na wyrost" przynajmniej w stosunku do pracowników zatrudnionych przed 2019, bo akta osobowe założone po 2018 roku też będą niszczone po 10 latach.