Akta osobowe

[Dominika1985]

Cześć wszystkim,
przygotowuję do przekazania do AP bardzo stare akta osobowe pracowników z lat 1948-1972. I mam pytanie co do ułożenia chronologicznie dokumentów, bo już zwątpiłam, czy tak samo postępujemy jak z pozostałą dokumentacją czyli od najstarszego pisma na górze do najnowszego na dole? Czy odwrotnie jak twierdzi moja kadrowa?

[Rovan]

Układ narastający - Najstarszy dokument w ramach danej części na górze.
Pamiętaj również, ze akta osobowe założone do 1950 r. (włącznie) stanowią materiał archiwalny (kat. A) - patrz zarządzenie nr 16 NDAP z 2014 r.

[Barsa]

Z doświadczenia różnie bywa... spotkałem się z dwiema możliwościami:
1. Raczej powszechna - układamy w pełni chronologicznie (oczywiście nie załącznikami, czy dyplomami szkół itd., bo potem w datacji mogą wyjść niezłe "fikołki).
2. Raz mi się zdarzyło - zostawiamy stary układ zastany w teczce (chyba tutaj AP chciało zachować stary układ nadany przez kadry).

Plus jak mamy to już w formacie "ABC", to w takim też raczej zostawiamy i układamy według rejestrów z części A, B, C.
Dodatkowo jeszcze dochodzi sprawa anteriora i posteriora

Ps. Teraz też raczej archiwa wszystko do 53' chcą na kat. A, dodatkowo dużo też akt do bodajże 1967 ląduje z ta kategorią.

[Rovan]

Podział na części A, B, C itd. powinno się zachować taki, jaki obowiązywał w momencie zakończenia prowadzenia akt.

Teraz też raczej archiwa wszystko do 53' chcą na kat. A, dodatkowo dużo też akt do bodajże 1967 ląduje z ta kategorią

Zarządzenie NDAP podaje cezurę 1950 - akta założone do tej daty są z automatu (bez ekspertyzy) materiałem archiwalnym.
Natomiast akta założone w latach 1951-1967 muszą być obligatoryjnie poddane ekspertyzie (nawet jeśli maja kat. B, a nie BE).

[Eliza]

W jakiej formie przesyłamy akta do ekspertyzy?
Pismo przewodnie w prośbą o wydanie ekspertyzy akt i do tego pewnie trzeba przygotować spis tych akt. Tylko w jakiej on ma być formie ? Taki sam jak spis dokumentacji przeznaczonej do brakowania ?
Osobny zrobić dla akt założonych do 1950 roku ( czy takie akta od razu uznajemy za archiwalne i nie ma sensu już pisać o ekspertyzę)  i osobny dla akt od 1957 do 1967?

[to/die/for]

pracuję w szpitalu powiatowym, który nie jest pod nadzorem archiwalnym. Jaka jest praktyka jeśli chodzi o akta osobowe? Czy jednostka nie będąca pod nadzorem też powinna przekazywać akta pracowników założone przed 1950 r.? Pytałem się kierownika lokalnego oddziału archiwum państwowego ale nie wiedział. 

[Rovan]

Zarządzenie NDAP nr 16 z 2014 r. jest skierowane zarówno do podmiotów wytwarzających materiały archiwalne i w związku z tym pozostających pod pełnym nadzorem AP, jak i tych, które materiałów archiwalnych nie wytwarzają i prowadzą jedynie składnice akt:

Wskazówki określają zasady wartościowania, gromadzenia i porządkowania akt osobowych:
1) pozostających w archiwach zakładowych i składnicach akt jednostek organizacyjnych;
2) będących w zasobie archiwów państwowych, jako akta kategorii B

Tak więc, moim zdaniem powinniście.

[Barsa]

Tak szczerze to pod zarządzenia dyrektora NDAP podlega tylko samo NDAP i pewnie jednostki nadzorowane/podległe (niby ma nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym, ale jego zarządzania to jednak normatywy wewnętrzne i nie mają w żadnym wypadku rangi ustaw czy rozporządzeń), czyli de facto archiwa (nawet 1 paragraf o tym nam mówi, nawet nie wszystkie archiwa, bo w wydzielonych może być samowolka ).. ale nie bezpośrednio urzędy itd. więc takie zarządzenie jest wytyczną dla opiniowania spisów przesyłanych do AP itd. Chyba ja bym nie szedł na skróty i bezpośrednio to stosował "u siebie".
Wysyłamy raczej jeden spis i AP nam odpowiada co robić z nim, czyli wyznacza co jest materiałem archiwalnym, co do ekspertyzy a co można brakować, zgodnie z rozporządzeniem MKiDN z 2015.

Ps. Ciekawy ten kierownik AP... Nie wiedział ehhh..

[to/die/for]

Ps. Ciekawy ten kierownik AP... Nie wiedział ehhh..

on jest kierownikiem małej filii (3 osoby) świeżo zatrudnionym i nie mającym chyba doświadczenia z archiwistyką. Wiadomo, jakieś lokalne układy polityczne  Miał się zorientować w głównym archiwum ale nie dał odpowiedzi. Sam się kiedyś do nich zwrócę jak będę miał czas, żeby wziąć się za te akta. Szkoda by było je zniszczyć bo są w nich czasem ciekawe historie, niektóre mają klauzulę tajne, a w przypadku niektórych pracowników, zatrudnionych zaraz po wojnie wykorzystywano niemieckie druki do tworzenia akt związanych z zatrudnieniem. W sensie wykorzystywano pustą stronę do zapisywania. Pewnie z powodu braku papieru   

[Barsa]

To, że pisałem, że masz wprost nie kierować się zarządzeniem NDAP to nie znaczy, że ostatecznie nie wyjdzie tak jak tam jest wyszczególnione, bo tam będzie i to z naddatkiem, znając ostatnie decyzje AP. Akta przed 1950, a nawet pewnie przed 53/55 będą w 100% na kat. A oraz pewnie duża część tych sprzed 1967, ale w mojej ocenie tak czy inaczej to archiwum o tym decyduje a na początku trzeba im wysłać wszystko wynikające z właściwego rozporządzenia. W piśmie przewodnim możesz oczywiście wspomnieć o znanym Ci znaczeniu historycznym tych akt, czy osób których te doki dotyczą.

[Rovan]

Tak szczerze to pod zarządzenia dyrektora NDAP podlega tylko samo NDAP i pewnie jednostki nadzorowane/podległe

Masz oczywiście rację, zresztą w samym zarzadzeniu jest określone, że:

Wprowadza się do stosowania w archiwach państwowych podległych Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych ?Wskazówki metodyczne dotyczące zasad wartościowania, gromadzenia i porządkowania akt osobowych", stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia.

Natomiast AP-y mają w świetle tego zarządzenia obowiązek uznać akta osobowe założone do 1950 r. (włącznie) za materiał archiwalny.
Wiec wysłanie wniosku na brakowanie w tej sytuacji jest de facto formalnością (choć wymaganą).

[Aleksandra]

Cześć wszystkim,
przygotowuję do przekazania do AP bardzo stare akta osobowe pracowników z lat 1948-1972. I mam pytanie co do ułożenia chronologicznie dokumentów, bo już zwątpiłam, czy tak samo postępujemy jak z pozostałą dokumentacją czyli od najstarszego pisma na górze do najnowszego na dole? Czy odwrotnie jak twierdzi moja kadrowa?

Według wytycznych mojego archiwum państwowego - za prawidłowy sposób układania dokumentów w aktach osobowych przekazywanych do archiwum zakładowego uznaje się układ chronologiczny według kolejności włączania dokumentów do akt osobowych w każdej części tj. części A, części B, części C i od 2019 r. części D.

[Barsa]

Jest już też część "E"

W części A nie układam chronologicznie, a raczej rzeczowo (np. podanie, kwestionariusz, dokumenty ze szkoły, z byłych zatrudnień itd.), bo ma to sensowniejszy wtedy układ i AP zgadzają się na to. Żeby na dokumentach były zawsze daty wpływu to układ chronologiczny miały sens w części A, jednak rzadko tak jest... więc układ chronologiczny tam w mojej ocenie wprowadziłby "zamieszanie".

Po za tym ABC weszło jakoś w latach 70, nie pamiętam dokładnie. Wcześniej "było, jak było" Po za tym nawet jak już było ABC to często w aktach dołączane są wnioski urlopowe, jakieś inne dokumenty, które nie powinny tam być, ale jako, że są materiałem archiwalnych nie można ich usunąć i wtedy trzeba indywidualnie ustalić z AP co robimy w takich przypadkach