proszę ponownie o pomoc - składnica akt w GOPS

[gogga]

dzień dobry
ponownie proszę o pomoc w ogarnięciu dokumentów w gops..
nie udało mi się ogarnąć tego 3 lata temu.. tak duuzo czasu minęło, ale ze względu na covid, węgiel i inne rzeczy nie byłam wstanie do tego wrócić.
Prosiłabym o podpowiedź w następujących kwestiach:
1. hasło: teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń rodzinnych, symbol 524 kat. b10 są w niej różne zasiłki dotyczące jednego wnioskodawcy. pracownicy 'przekazywali' te akta alfabetycznie i tak były one układane i składane w piwnicy. obejmuje to okres 2013-2015 (alfabetycznie, nie chronologicznie, a ten zakres lat obejmuje dwa okresy zasiłkowe, de facto dwie sprawy, a każda z nich zakończona sie w obrębie danego roku) . czyli jest 10 pudeł z tego okresu, opis: teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń rodzinnych (podtytuł) A (itd. B, C-D), symbol 524 kat. b10, 2013-2015. w środku, w każdym pudle jest włożony 'spis spraw' który zawiera wszystkie osoby (nazwiska) w teczce. czy tak może to zostać?
2. co robi się ze sprawami, które trwają naprawdę kilka lat np 2015-2018? taką teczkę zbiorczą osoby przekazuje się do składnicy dwa lata po zakończeniu czyli w 2021 i wciąga na spis z-o stworzony w 2021 wpisując daty skrajne 2015-2018, a jak potem odnaleźć ze ta osoba jest w tym 2021 r. a nie jest w 2015 lub 2017?
Może te pytania są głupie, ale serio im bardziej w to się zagłębiam to tym jestem głupsza...
bardzo dziękuję za kazdą wskazówkę

[Bolek]

Nie wiem czy ci to pomoże ale kilka lat temu sporządzałem ewidencję w OPSach.
Zdecydowanie królowały tam teczki zbiorcze świadczeniobiorców. Każdą teczkę wciągałem na spis zdawczo-odbiorczy bo pracownicy tego nie robili tylko podrzucali pudła z aktami do składnicy. Wpisywałem daty skrajne każdej teczki. Dzięki temu po 10 latach można było te teczki brakować. Oczywiście daty skrajne były różne bo teczki kontynuowano przez kilka lat. Jedna mogła mieć akta z 1-2 lat ale kolejna z 10. Niektóre osoby miały po kilka tomów teczek. Po prostu oddawano te starsze i tych, którzy przestali otrzymywać zasiłki. Teraz to pewnie inaczej wygląda i akta są zdawane częściej. A osoby wyszukujesz po spisach. I nie ma tu znaczenia rok przekazania bo może się zdarzyć zawieruszona teczka z lat dużo wcześniejszych.

[nowa26T]

odświeżam sprawę teczek zbiorczych świadczeniobiorców w OPS - jeżeli porządkuję teraz stare sprawy sprzed wprowadzenia u nas jrwa (stosowano zarzazenie RM) i nie było symbolu dla teczek zbiorczych tylko każdy zasiłek np. celowy czy okresowy miał swój numer to teraz jak robię brakowanie spisem z natury to mając np. jedną teczkę Jana Kowalskiego w której są połączone trzy różne zasiłki np. zasiłek celowy 8121, zasiłek stały 8122 i zasiłek okresowy 8123 i lata powiedzmy 1999-2002 (teraz miałabym na to symbol 503 teczki zbiorcze świadczeniobiorców) to jak to ogarnąć w spisie z natury jakiego hasła klasyfikacyjnego użyć jak mam trzy różne w jednej pozycji? sorki mam nadzieję że nie namieszałam i ktoś mnie zrozumie i pomoże?

[liteona]

Wszystko opisz w uwagach i w haśle brak. A jak zechcą uzupełnienia o znak w spisie to cofną wniosek z uwagami i poprawisz.