Internetowe Forum Archiwalne > Archiwa Zakładowe
MIGRACJA DANYCH między systemami ezd
Arrchiwistka:
1. Korespondencja wpływająca jest rejestrowana tylko w nowym systemie, natomiast to referent decyduje czy przyporządkować dane pismo do sprawy, która jest w starym systemie - nie sekretariat. Gdy jest konieczność dołączenia pisma do starej sprawy referent robi adnotację przy tym piśmie i samodzielnie podłącza je do sprawy w starym systemie.
2. Jak radzicie sobie z wpływem korespondencji elektronicznej do sprawy będącej w toku w poprzednim systemie? eUS i epuap jak rozumiem, wpadają do nowego systemu automatycznie i tam są rejestrowane, jeżeli dane pismo dotyczy sprawy w toku z poprzedniego systemu, to jak postępujecie?
Odpowiedź jest taka sama jak w pkt. 1.
3. Składy chronologiczne - jeżeli ktoś chce coś pożyczyć/wycofać ze składu chronologicznego dot. sprawy prowadzonej w poprzednim systemie, to czy cała obsługa odbywa się w tym poprzednim systemie? (wniosek, wypożyczenie, zwrot)
Wszystko odbywa się już wyłącznie w nowym systemie z odpowiednimi adnotacjami.
4. Składy chronologiczne - jeżeli poprzedni system ma zostać wygaszony za 2 lata, to w jaki sposób obsługiwać się będzie dokumenty będące zasobem składu po tym czasie?
Dokumenty elektroniczne oraz składy chronologiczne mają być zdane do archiwum zakładowego, a co za tym idzie będzie się tym zajmował archiwista, a nie sekretariat.
5. Archiwum - jeżeli ktoś chce coś wycofać z archiwum dot. sprawy prowadzonej w poprzednim systemie, to czy cała obsługa odbywa się w tym poprzednim systemie?
Nie, cała obsługa odbywa się w nowym systemie, chociaż na razie tego nie praktykowaliśmy, ponieważ system jest u nas od stycznia.
6. Archiwum - jeżeli poprzedni system ma zostać wygaszony za 2 lata, to w jaki sposób obsługiwać się będzie sprawy elektroniczne zarchiwizowane?
Tego jeszcze nie wiem, okaże się "w praniu" jak to będzie. Bądźmy szczerzy - o tym na razie nikt nie myśli, podejrzewam, że będzie to problemem archiwisty....
7.Archiwum - jeżeli poprzedni system ma zostać wygaszony za 2 lata, to co stanie się z zasobem archiwum spraw elektronicznych?
Podobnie jak w pytaniu poprzednim - pewnie wyjdzie w praniu ;)
Rovan:
--- Cytuj ---3. Składy chronologiczne - jeżeli ktoś chce coś pożyczyć/wycofać ze składu chronologicznego dot. sprawy prowadzonej w poprzednim systemie, to czy cała obsługa odbywa się w tym poprzednim systemie? (wniosek, wypożyczenie, zwrot)
Wszystko odbywa się już wyłącznie w nowym systemie z odpowiednimi adnotacjami.
--- Koniec cytatu ---
Zastanawiam się jak to dokładnie działa?
W systemie EZD RP zamówienie przesyłki do wypożyczenia ze składu odbywa się z poziomu akt sprawy, do której została przyporządkowana.
Skoro nie było migracji danych miedzy starym systemem a nowym, to EZD RP nie widzi starych spraw i starych przesyłek w składach, jak zatem z jego poziomu miało by wyglądać wypożyczanie tych przesyłek?
Możesz to dokładniej opisać?
Aleksandra:
--- Cytat: Ilona R. w Luty 23, 2024, ---
3. Składy chronologiczne - jeżeli ktoś chce coś pożyczyć/wycofać ze składu chronologicznego dot. sprawy prowadzonej w poprzednim systemie, to czy cała obsługa odbywa się w tym poprzednim systemie? (wniosek, wypożyczenie, zwrot)
Wszystko odbywa się już wyłącznie w nowym systemie z odpowiednimi adnotacjami.
4. Składy chronologiczne - jeżeli poprzedni system ma zostać wygaszony za 2 lata, to w jaki sposób obsługiwać się będzie dokumenty będące zasobem składu po tym czasie?
Dokumenty elektroniczne oraz składy chronologiczne mają być zdane do archiwum zakładowego, a co za tym idzie będzie się tym zajmował archiwista, a nie sekretariat.
5. Archiwum - jeżeli ktoś chce coś wycofać z archiwum dot. sprawy prowadzonej w poprzednim systemie, to czy cała obsługa odbywa się w tym poprzednim systemie?
Nie, cała obsługa odbywa się w nowym systemie, chociaż na razie tego nie praktykowaliśmy, ponieważ system jest u nas od stycznia.
6. Archiwum - jeżeli poprzedni system ma zostać wygaszony za 2 lata, to w jaki sposób obsługiwać się będzie sprawy elektroniczne zarchiwizowane?
Tego jeszcze nie wiem, okaże się "w praniu" jak to będzie. Bądźmy szczerzy - o tym na razie nikt nie myśli, podejrzewam, że będzie to problemem archiwisty....
7.Archiwum - jeżeli poprzedni system ma zostać wygaszony za 2 lata, to co stanie się z zasobem archiwum spraw elektronicznych?
Podobnie jak w pytaniu poprzednim - pewnie wyjdzie w praniu ;)
--- Koniec cytatu ---
Dziękuję Ilona R. za odpowiedzi. Zastanawiam się dokładnie nad tym co Rovan. Podobnie jest z archiwum, jeśli się nie mylę? wycofanie zarchiwizowanej sprawy odbywa się z poziomu sprawy, więc jak to zrobić skoro nie było migracji? No i pytanie 6 i 7, czy jest jakieś inne rozwiązanie niż praca w dwóch systemach dla archiwistów? Problem nie wydaje się odległy, bo przecież sprawy trzeba na bieżąco brakować lub pakować w paczki archiwalne.
Arrchiwistka:
--- Cytat: Rovan w Luty 23, 2024, ---Zastanawiam się jak to dokładnie działa?
W systemie EZD RP zamówienie przesyłki do wypożyczenia ze składu odbywa się z poziomu akt sprawy, do której została przyporządkowana.
Skoro nie było migracji danych miedzy starym systemem a nowym, to EZD RP nie widzi starych spraw i starych przesyłek w składach, jak zatem z jego poziomu miało by wyglądać wypożyczanie tych przesyłek?
Możesz to dokładniej opisać?
--- Koniec cytatu ---
Póki co działa jeszcze stary system i nie mogę nic więcej powiedzieć, bo jeszcze tego nie testowaliśmy. Oczywiście administratorzy systemu w ogóle nie myślą o funkcji archiwum, dlatego myślę, że w późniejszym czasie "obudzą się" ;) ...
Barsa:
Ostatnio byłem uczestnikiem ciekawej rozmowy z osobą z jakąś tam decyzyjnością w NASK i ogólnie między EZD PUW i RP ma być jak najbardziej możliwość pełnej migracji danych. Padła w ogóle jakąś tam data końcowa zakończenia działania PUW i przeniesienia wszystkiego na RP, chyba 2028 czy tam 2029, ale ja bym się do niej nie przywiązywał.
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej