Internetowe Forum Archiwalne > Metodyka Archiwalna
Klasa instrukcji i regulaminów
Rovan:
Pamiętaj że okres przechowywania tego typu dokumentacji liczymy nie od jej wytworzenia, tylko od uchylenia regulaminu, czy instrukcji.
Poza tym jeden egzemplarz i tak będzie kat. A jako załącznik do zarządzenia, którym został wprowadzony w życie.
sgt_Wichowski:
--- Cytat: Rovan w Luty 16, 2024, ---Pamiętaj że okres przechowywania tego typu dokumentacji liczymy nie od jej wytworzenia, tylko od uchylenia regulaminu, czy instrukcji.
Poza tym jeden egzemplarz i tak będzie kat. A jako załącznik do zarządzenia, którym został wprowadzony w życie.
--- Koniec cytatu ---
Dziękuję, pamiętam (zresztą, o mało co nie zarchiwizowałem paru obowiązujących rzeczy, więc teraz uważam ;D)
Co do tej drugiej uwagi, to ok, tylko zastanawiam się, czy to sensowne z punktu widzenia użytkownika - wprowadzamy regulamin, on sobie obowiązuje przez, powiedzmy, 10 lat, a w międzyczasie dokładane są aneksy i korekty. Mając regulamin w jednej teczce mamy od razu przegląd, które zapisy obowiązywały w jakich latach, a po zniszczeniu teczki - szukaj człowieku w 10 rocznikach zarządzeń i zastanawiaj się, czy aby na pewno wszystko w tych zarządzeniach jest (piszę z autopsji ;D)...
Dlatego pomyślałem, że może lepiej nieco nagiąć przepisy i wrzucić w kat. A więcej niż mniej. Przy tym, obawiam się, czy kategoria B-10 tego nieszczęsnego "Regulaminu zamówień publicznych" nie wynika po prostu z tego, że mam u siebie JRWA z 2002 r. i przepisy mogły się zmienić, a ja ich nie zauważyłem...
Rovan:
--- Cytuj ---Dlatego pomyślałem, że może lepiej nieco nagiąć przepisy i wrzucić w kat. A więcej niż mniej. Przy tym, obawiam się, czy kategoria B-10 tego nieszczęsnego "Regulaminu zamówień publicznych" nie wynika po prostu z tego, że mam u siebie JRWA z 2002 r. i przepisy mogły się zmienić, a ja ich nie zauważyłem...
--- Koniec cytatu ---
Jeśli uzyskasz zgodę AP na wyższą kategorię (albo wynikała by ona ze zmian w przepisach) to oczywiście tak, ale samowolnie nie możesz zmieniać kwalifikacji archiwalnej.
Co do regulaminu zamówień publicznych to i tak masz wysoką kategorię - współcześnie tego typu dokumentacja otrzymuje w JRWA zazwyczaj kat. B5
Sprawdź np w najnowszej wersji przykładowego wykazu akt typowych NDAP (klasa 20). Link poniżej:
https://archiwa.gov.pl/wp-content/uploads/2023/01/Przykladowa-klasyfikacja-i-kwalifikacja-dokumentacji-dla-zagadnien-ujetych-w-klasach-od-0-do-3-stan-na-dzien-02-01-2023-r-propozycja.doc
Jeszcze kilka lat temu normą była kat. A, jednak NDAP zaproponowała drastyczne obniżenie kwalifikacji archiwalnej dla tego typu dokumentów.
sgt_Wichowski:
Jedna rzecz jest dla mnie wciąż niejasna. W klasie 021 (Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki, kat. A), w uwagach mowa jest o "instrukcjach" (zresztą, do jakiego JRWA nie zajrzę, w tym naszego, jest podobnie). I co się pod tymi "instrukcjami" kryje? Skoro regulaminy i instrukcje dotyczące polityki kadrowej, finansowej lądują w osobnych klasach o niższych kategoriach? Przepraszam, może to głupie pytanie, ale pracuję jako archiwista od roku, w małej instytucji kultury, która produkuje dużo mniej papieru od dużego, centralnego urzędu...
Rovan:
Jeden egzemplarz w klasie 021 jako akt normatywny, drugi w klasie właściwej tematycznie dla danego rodzaju instrukcji, czy regulaminu. Pisałem już o tym kilka postów wcześniej.
Jest to zupełnie normalna praktyka i dotyczy nie tylko aktów normatywnych - ten sam dokument może się znaleźć w różnych zbiorach o różnej kwalifikacji archiwalnej.
Podobnie jest np. ze zbiorem umów, czy fakturami - jeden egzemplarz w aktach sprawy, drugi w zbiorze umów/faktur.
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej