Spis zdawczo-odbiorczy - jak poprawnie stworzyć?

[cossack]

Dzień dobry wszystkim,

chciałbym poznać waszą opinie na temat tworzenia spisów zdawczo-odbiorczych. Sprawa niby banalna, a jednak spotkałem się z różnymi szkołami. Prosty przykład: pewna komórka oddaje w 2020 roku dokumentację do archiwum zakładowego. Ilość -100 teczek. Różne symbole klasyfikacyjne, różne kategorie archiwalne (B2, B3, B5, B10, B20). Kierując się zasadą - jedna teczka to jedna pozycja, spis zdawczo-odbiorczy będzie miał 100 pozycji, które będą ułożone na nim rosnąco według symboli klasyfikacyjnych. To tak według instrukcji kancelaryjne. 

Ostatnio spotkałem się jednak z sytuacją, kiedy w pewnych archiwum spisy zdawczo-odbiorcze były podzielone ze względu na kategorię archiwalną. Posiłkując się powyższym przykładem, spisy zdawczo-odbiorcze były osobno tworzone dla kategorii archiwalnej B2, B3, B5 itd. i często jeszcze wewnątrz danej kategorii archiwalnej osobne spisy tworzone były dla dat skrajnych, czyli osobny spis zdawczo-odbiorczy kategorii B5 dla spraw zakończonych w 2018 roku, osobny dla B5 zakończonych w 2019 roku etc. Argumentacją było to, że łatwiej wtedy za pomocą takich spisów kwalifikować dokumentację niearchiwalną do brakowania. Jednak powoduje to tworzenie się bardzo dużej ilości spisów zdawczo-odbiorczych, a co za tym idzie, bezsensowne marnowanie papieru.

Jak u was wygląda sytuacja? Chętnie poznam opinie innych.

Serdecznie pozdrawiam! 

[Michał Szot]

W pierwszej kolejności tworząc spisy należy przestrzegać zapisów obowiązujących w danej jednostce organizacyjnej normatywów kancelaryjno-archiwalnych.

A poniżej kilka wskazówek wynikających z mojej praktyki:

1. Tworzymy odrębne spisy dla dokumentacji wytworzonej przez różne komórki organizacyjne.
2. Tworzymy odrębne spisy dla dokumentacji kat. A i B.
3. W spisie kat. A wymagamy by jedna pozycja spisy odpowiadała jednej teczce fizycznej (zgodne z przepisami byłoby przekazywanie wielotomowych teczek na jednej pozycji, ale przyjęła się powyższa praktyka, pozwala mieć większą kontrolę nad materiałami archiwalnymi).
4. W spisie kat. B stosujemy pozycje wielotomowe i do jednego spisu wpisujemy akta o różnych okresach przechowywania (odpowiedni formularz spisu z-o w arkuszu kalkulacyjnym pozwala na łatwe filtrowanie treści i typowanie akt do brakowania).
5. Za jednym spisem zdawczo-odbiorczym mogą być przekazywane akta z różnych roczników.
6. Pozycje układamy w pierwszej kolejności chronologicznie, wg roku założenia teczki aktowej. W ramach poszczególnych roczników nadajemy kolejność narastającą wg symboli klasyfikacyjnych.
7. Stosujemy odrębne spisy dla niektórych form, typów czy postaci dokumentacji, np. dla akt osobowych, dokumentacji technicznej, dokumentacji na nośnikach informatycznych.
8. Spisy należy przekazać do archiwum zakładowego w 4 papierowych egzemplarzach dla kat. A, 3 egzemplarzach dla kat. B. Każdy spis podpisuje osoba go sporządzająca i kierownik komórki organizacyjnej przekazującej akta.
9. Dodatkowo do archiwum zakładowego należy przekazać spis w wersji pliku z którego został wydrukowany. Najlepiej zaproponować komórkom wzór w postaci tabeli w arkuszu kalkulacyjnym.

[AniaArch]

Jak dalej postępować ze spisami zdawczo-odbiorczymi?
Tzn. mam je już wydrukowane w 4 egzemplarzach dla kat. A i w trzech egzemplarzach dla kat. B.
Czy co z tymi egzemplarzami?
Czy wszystkie np. 4 egzemplarze zostają u mnie "archiwisty" czy coś z nimi dalej robię?

[Dory]

W pierwszej kolejności tworząc spisy należy przestrzegać zapisów obowiązujących w danej jednostce organizacyjnej normatywów kancelaryjno-archiwalnych.

A poniżej kilka wskazówek wynikających z mojej praktyki:

1. Tworzymy odrębne spisy dla dokumentacji wytworzonej przez różne komórki organizacyjne.
2. Tworzymy odrębne spisy dla dokumentacji kat. A i B.
3. W spisie kat. A wymagamy by jedna pozycja spisy odpowiadała jednej teczce fizycznej (zgodne z przepisami byłoby przekazywanie wielotomowych teczek na jednej pozycji, ale przyjęła się powyższa praktyka, pozwala mieć większą kontrolę nad materiałami archiwalnymi).
4. W spisie kat. B stosujemy pozycje wielotomowe i do jednego spisu wpisujemy akta o różnych okresach przechowywania (odpowiedni formularz spisu z-o w arkuszu kalkulacyjnym pozwala na łatwe filtrowanie treści i typowanie akt do brakowania).
5. Za jednym spisem zdawczo-odbiorczym mogą być przekazywane akta z różnych roczników.
6. Pozycje układamy w pierwszej kolejności chronologicznie, wg roku założenia teczki aktowej. W ramach poszczególnych roczników nadajemy kolejność narastającą wg symboli klasyfikacyjnych.
7. Stosujemy odrębne spisy dla niektórych form, typów czy postaci dokumentacji, np. dla akt osobowych, dokumentacji technicznej, dokumentacji na nośnikach informatycznych.
8. Spisy należy przekazać do archiwum zakładowego w 4 papierowych egzemplarzach dla kat. A, 3 egzemplarzach dla kat. B. Każdy spis podpisuje osoba go sporządzająca i kierownik komórki organizacyjnej przekazującej akta.
9. Dodatkowo do archiwum zakładowego należy przekazać spis w wersji pliku z którego został wydrukowany. Najlepiej zaproponować komórkom wzór w postaci tabeli w arkuszu kalkulacyjnym.

Nic dodać, nic ująć.

[Dory]

Jak dalej postępować ze spisami zdawczo-odbiorczymi?
Tzn. mam je już wydrukowane w 4 egzemplarzach dla kat. A i w trzech egzemplarzach dla kat. B.
Czy co z tymi egzemplarzami?
Czy wszystkie np. 4 egzemplarze zostają u mnie "archiwisty" czy coś z nimi dalej robię?

3 egzemplarze kat. A zostają w archiwum, 1 egzemplarz jest dla komórki organizacyjnej.
1 egz. spisu odkładamy do teczki/segregatora przeznaczonego na spisy zd.-odb. w kolejności (wszystkie po kolei od numeru 1), 1 egz. odkładamy do teczki/segregatora przeznaczonego na spisy zd.-odb. według komórek organizacyjnych, 1 egz. odkładamy do teczki/segregatora przeznaczonego na spisy kat. A dla archiwum państwowego (i tu są dwie szkoły - albo na bieżąco przekazuje się do AP, albo załącza się do sprawozdania rocznego z działalności archiwum).
To samo dotyczy kat. B, z tym że nie ma siłą rzeczy ostatniego egz. spisu.

[Forumowicz]

Mam pytanie odnośnie podpisywania spisów zdawczo- odbiorczych. Przed szkoleniem z archiwizacji przyjęłam akta i w mojej jednostce powiedziano mi, że trzeci egzemplarz spisu nie ma przeznaczenia, w związku z czym nie podpisała go ani osoba przekazująca mi akta, ani ja. Teraz tej osoby nie ma w pracy (i przez dłuższy czas nie będzie). Czy w tej sytuacji spisy powinna podpisać osoba ją zastępująca czy powinnam skserować podpisany przez nią spis, żeby wszystkie egzemplarze były takie same?

[lukas_drill]

6. Pozycje układamy w pierwszej kolejności chronologicznie, wg roku założenia teczki aktowej. W ramach poszczególnych roczników nadajemy kolejność narastającą wg symboli klasyfikacyjnych.

Czy jednak nie lepiej stosować układu w spisie zd-odb wg. symbolu z JRWA a w ramach tegoż chronologicznie latami?
Spis jednak ma służyć temu, aby potem znaleźć konkretną teczkę, a znaleźć ją najłatwiej, jeśli "podążamy" za znakiem teczki, a potem rocznik...
No bo co nam daje układ rocznikami? Jeśli miałby ułatwić typowanie do brakownia, to się tutaj nie sprawdzi, bowiem w ramach danego roku i tak będziemy mieć różne kategorie (B2, B3, B5, B10 itd.)a zatem trzeba wertować i tak cały spis. A robienie spisów do każdej kategorii osobno (co dawałoby sens prowadzenia układu wg. lat) to chyba kiepski pomysł...
 

[Biurowa]

4. W spisie kat. B stosujemy pozycje wielotomowe i do jednego spisu wpisujemy akta o różnych okresach przechowywania (odpowiedni formularz spisu z-o w arkuszu kalkulacyjnym pozwala na łatwe filtrowanie treści i typowanie akt do brakowania).

Czy przy pozycjach wielotomowych liczba porządkowa danej pozycji powinna być równa liczbie teczek/tomów?
Spotkałam się z taką praktyką, przykład:
l.p.     znak teczki   tytuł teczki             daty skrajne     liczba teczek
1-8       320         Dowody księgowe     2010                 8
9-15     320         Dowody księgowe     2011                 7
Czy taki zapis na spisie zdawczo-odbiorczym jest poprawny? 

[Czarny1986]

4. W spisie kat. B stosujemy pozycje wielotomowe i do jednego spisu wpisujemy akta o różnych okresach przechowywania (odpowiedni formularz spisu z-o w arkuszu kalkulacyjnym pozwala na łatwe filtrowanie treści i typowanie akt do brakowania).

Czy przy pozycjach wielotomowych liczba porządkowa danej pozycji powinna być równa liczbie teczek/tomów?
Spotkałam się z taką praktyką, przykład:
l.p.     znak teczki   tytuł teczki             daty skrajne     liczba teczek
1-8       320         Dowody księgowe     2010                 8
9-15     320         Dowody księgowe     2011                 7
Czy taki zapis na spisie zdawczo-odbiorczym jest poprawny? 

Raczej tak bym proponował:
l.p.     znak teczki   tytuł teczki             daty skrajne     liczba teczek
1.       320         Dowody księgowe     2010                         8
2.       320         Dowody księgowe     2011                         7

[sgt_Wichowski]

Jeśli chodzi o podział spisów zdawczo-odbiorczych, to wydaje mi się, że zależy to od ilości produkowanej dokumentacji. Jeśli jest jej dużo, to ma sens tworzenie osobnego spisu dla B-2 i B-5. Tak samo z osobnymi spisami z poszczególnych lat. 300 teczek jednorodnej dokumentacji z jednego roku na jednym spisie - i wtedy postępowanie komisji brakującej i wniosek do AP o zatwierdzenie wygląda zupełnie inaczej, niż babranie się w rozdzielaniu teczek, które już mają być wybrakowane, a które nie.
A z drugiej strony, jeśli tych teczek nie jest 300 tylko 3 z jednej kategorii, 3 z drugiej i 3 z trzeciej - to faktycznie, jak cossack napisał, jest to bezsensowne marnowanie papieru.