Wydawanie dokumentacji pracowniczej z zasobu archiwum

[krzysiekp]

Witam,
w opracowywanym projekcje instrukcji archiwalnej chciałbym umieścić rozdział dotyczący wydawania z zasobu archiwum dokumentacji pracowniczej (po obligoatoryjnym okresie przechowywania). Taka możliwość dopuszcza ROZPORZĄDZENIE MINISTRA RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ 1 z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (rozdziale 5 i 6). Czy w kontekscie zawartych tam zapisów archiwum powinno wydać, na wniosek byłego pracownika, wyłącznie uwierzytelnione kopie papierowej dokumentacji pracowniczej?
Analiza instrukcji archiwalnych kilku instytucji wskazuje na rożne podejście do tego tematu.

[Rovan]

Należy rozróżnić dwie kwestie:
1. Pracownik (były pracownik, jego przedstawiciel lub spadkobierca) może w dowolnym momencie zażądać wydania kopii dokumentacji pracowniczej (art. 94^12 KP i par. 18 rozporządzenia MRPiPS). Nie ma tu znaczenia czy upłynął okres przechowywania tej dokumentacji - wydaniu podlega jej kopia.

2. Pracownik (były pracownik, jego przedstawiciel lub spadkobierca) może do końca miesiąca następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji odebrać oryginały dokumentacji pracowniczej (art. 94^6 pkt 2 KP i par. 16-17 rozporządzenia MRPiPS). Przepis wyraźnie mówi o odebraniu dokumentacji pracowniczej (nie o jej kopii), której okres przechowywania już upłynął i która - jeśli nie zostanie odebrana w przewidzianym terminie - podlega zniszczeniu (art. 94^7 KP).
Oczywiście przed wydaniem dokumentacji pracodawca będący podmiotem publicznym musi uzyskać zgodę AP na jej wybrakowanie, zaś gdyby dokumentacja ta została uznana za materiały archiwalne - nie podlega wydaniu (co najwyżej jej kopie). Tego już przepisy prawa pracy nie mówią, ale wynika to z przepisów archiwalnych.

[krzysiekp]

Rovan, czy więc ekspertyza archiwalna ma powinna się odbyć przed rozpoczęciem okresu kiedy teoretycznie były pracownik może zażądać wydania swojej dokumentacji ?

[Rovan]

Taka sytuacja byłaby optymalna - w innym przypadku może dojść do sytuacji gdy były pracownik zgłasza się po swoja dokumentacje , a my nie możemy mu jej wydać i musimy tłumaczyć dlaczego.

[krzysiekp]

inny paradoks to fakt, ze ekspertyzy powinny się odbywać czasem dla jednej teczki ponieważ będą rożne dzienne terminy upływu okresu przechowywania. Ciekawe jak do tej sytuacji podajda AP ale ten problem pojawi się 2029.

[Rovan]

będą rożne dzienne terminy upływu okresu przechowywania

Nie ma takiej możliwości.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (art. 94 pkt. 9b KP), lub został złożony raport informacyjny do ZUS (art. 7 ust. 3 ustawy zmieniającej z 10.01.2018 r), wiec zawsze dobiegnie kresu również z końcem roku kalendarzowego.

[krzysiekp]

masz rację,
dziękuje za wszelka pomoc w omawianym wątku.