Prowadzenie dokumentacji osobowej

[bubus]

Witam, robię rekonesans po komórkach i dowiedziałem się, że kadry prowadzą spisy spraw dla wszystkich wystawianych pracownikom dokumentów. Mam na myśli umowy o pracę/angaże, porozumienia ws. niewykorzystanych urlopów, zmiany stanowisk/awanse, zaświadczenia o zarobkach/zatrudnieniu etc. Wrzucają wszystko pod 1110 obsługa zatrudnienia lub 1111 rozmieszczanie i wynagradzanie, w efekcie czego powstają spisy dobijające do tysiąca pozycji. Czy taka praktyka jest właściwa? Wydaje mi się, że taki dokument nie jest sprawą, zaczyna i kończy swoje "życie" w momencie wystawienia i ląduje do akt osobowych. Jak wygląda opisywanie takich rzeczy u Was? Pozdrawiam.

[łucja]

Jeśli można, to podepnę się pod temat związany z aktami osobowymi i dokumentacją pracowniczą. Czy korespondencja dotycząca zajęcia komorniczego pensji pracownika powinna być gromadzona  w aktach osobowych lub dokumentacji pracowniczej? Druga moja wątpliwość dot. kar dyscyplinarnych - wiem że po ich zatarciu nagany powinny być usuwane z akta osobowych, a co z notatkami służbowymi dot. powodu tych kar? Czy także? CO do pytania założyciela wątku to wydaje mi się, że praktyka ta jest ok (pod warunkiem, że spisy spraw są prowadzone osobno na każdy rok). Akta osobowe to teczki zbiorcze, gdzie gromadzone są dokumenty z różnych klas.

[bubus]

Dokumenty z różnych klas tworzą akta osobowe to się zgadza. Ale czy takie zaświadczenie o zarobkach lub porozumienie ws. niewykorzystanego urlopu to powód do zakładania sprawy i prowadzenia spisu? Czy nie lepiej byłoby nadawać im numery chronologicznie, np. zaświadczenie 1/2023, 2/2023 etc.? Przecież z tym dokumentem już nic więcej się nie dzieje.

[Czarny1986]

Nie ma tutaj związku można sobie numerować zaświadczenia tak jak Szanowny Pan wspomniał 1/2023, 2/2023 itp. I dodatkowo opatrzyć numerem sprawy. I tak też u mnie to było robione, jeżeli ktoś ma inne zdanie to proszę o opinie. Najczęściej zaświadczenie robione jest na wniosek, czyli mamy już 2 dokumenty. Z opisu wynika, że tych zaświadczeń jest dużo a są robione w dwóch klasach. Można zastosować teczki przedmiotowe gdzie będzie podział np. według rodzajów zaświadczeń.
pozdrawiam

[łucja]

A czy jest do tego korespondencja?

[Leksandra]

Wydaje mi się, że taki dokument nie jest sprawą, zaczyna i kończy swoje "życie" w momencie wystawienia i ląduje do akt osobowych. Jak wygląda opisywanie takich rzeczy u Was? Pozdrawiam.

Za prowadzeniem spraw przemawia to, że  znajduje się tam dość różnorodna dokumentacja i jest jej dużo, ale spokojnie mogą to być akta nie tworzące spraw - ja zawsze optuję za zakładaniem spraw, ale wybór zostawiam komórkom, które prowadzą teczkę. Na pewno w teczce musi być jakiś spis/rejestr dokumentów/spraw, bo często korzysta się z niej, w bieżącej pracy kadr (zestawienia, sprawozdania, informacje itp robi się łatwiej na podstawie takiej teczki, niż dokumentów w aktach osobowych. Na usprawiedliwienie swojego stanowiska podpowiem tylko, że jeżeli Szef podejmuje decyzję, że będzie podwyżka lub nagrody -to wtedy wszczyna się sprawę i wszystkie angaże są tą samą sprawą.

A czy jest do tego korespondencja?

korespondencji zwykle nie ma, ale nie możemy założyć, że jej nie będzie, bo może ktoś napisać, że za mało dostał, albo nie chce żeby gdzieś go przenieścli, albo przeniosą na jakiś czas, a potem przedłużą, albo skrócą ten okres itp itd, poza tym do takiej dokumentacji dołączyć można pismo o wypłatę do komórki finansowej - trzeba sobie wypracować jakieś rozwiązanie.

Czy korespondencja dotycząca zajęcia komorniczego pensji pracownika powinna być gromadzona  w aktach osobowych lub dokumentacji pracowniczej? Druga moja wątpliwość dot. kar dyscyplinarnych - wiem że po ich zatarciu nagany powinny być usuwane z akta osobowych, a co z notatkami służbowymi dot. powodu tych kar? Czy także?

pisma od komornikach bezpośrednio trafiają w mojej firmie do komórki zajmującej się płacami i tam jest gromadzona, ale spotkałam się, że niektóre firmy wpinają je do części B akt osobowych, u mnie się tego nie praktykuje.
Jeżeli chodzi o nagany to na szkoleniach mówią, że po ich zatarciu, w aktach osobowych nie może być po nich śladu, nawet nie może być śladu w spisie dokumentów (u mnie się nie wpisuje)

[bubus]

Dziękuję pięknie za wszystkie odpowiedzi, dużo "spraw" się rozjaśniło