Dokumentacja grantu - klasyfikacja

[krzysiekp]

Dzień dobry,

w ramach realizowanego projektu B+R powstaje różnorodna dokumentacja (aplikacyjna, umowy, sprawozdawcza, finansowa, placowo-osobowa)
Okres przechowywania całości tej dokumentacji określony w umowie zobowiązuje beneficjenta do przechowywania jej przez 10 lat.
Czy zgodnie z JRWA poszczególne rodzaje tej dokumentacji powinny być klasyfikowane rzeczowo mimo, ze dla poszczególnych haseł klasyfikacyjnych przypisane są kategorie archiwalne inne niz B10? (jedne krótsze inne dłuższe).
Osobiście uważam, ze zapisy umowy zostaną już na poziomie archiwum zakładowego spełnione przez ocenę wartości praktycznej danej dokumentacji podczas procedury brakowania. 
Czy podczas waszej pracy przyjmowaliście inne rozwiązania dla zarchiwizowania tego typu dokumentacji?

[Rovan]

Czy zgodnie z JRWA poszczególne rodzaje tej dokumentacji powinny być klasyfikowane rzeczowo mimo, ze dla poszczególnych haseł klasyfikacyjnych przypisane są kategorie archiwalne inne niz B10? (jedne krótsze inne dłuższe).

Tak, klasyfikację rzeczową należy stosować zgodnie z JRWA.
Natomiast kwalifikacja archiwalna może ulec zmianie - jeśli okres przechowywania w umowie jest dłuższy niż wynikający z kategorii archiwalnej, wówczas umowa ma pierwszeństwo, zaś gdy kategoria w JRWA nakazuje przechowywanie dłuższe niż umowa, wówczas pierwszeństwo ma JRWA.
Słowem stosujemy ten okres przechowywania, który w danym przypadku jest dłuższy, niezależnie czy wynika on z umowy czy z wykazu akt.

[krzysiekp]

Rozumiem, zasada wyższej kategorii.Czy stosowac ja dopiero w procedurze brakowania?  Czy piszac "stosujemy" masz na myśli zmianę symbolu kategorii archiwalnej w opisie teczki podczas jej archiwiazacji przed przekazaniem do zasobu archiwum (w stosowanym u nas JRWA nie ma dla tych hasel przypisanych kategorii archiwalnych w postaci dodatkowego zapisu  (*) oznaczającej możliwość dostosowania okresu do odrębnych przepisów. 

[Rovan]

Mam na myśli opisanie właściwą (wyższą) kategoria już w momencie archiwizacji.
To, czy w JRWA przewidziano możliwość stosowania wyższej kategorii nie ma znaczenia - to i tak tylko podpowiedź. Obowiązek stosowania wyższej kategorii wynika w tym przypadku wprost z umowy (skoro nakazuje ona przechowywać dokumentacje dłużej niż kategoria wpisana do JRWA).