Podstawa prawna

[Dokumentalista]

Dzień dobry,
mam pytanie w związku z tworzeniem spisów zdawczo - odbiorczych po komórkach, które zmieniły  nazwę  wyniku zmian w strukturze organizacyjnej urzędu. Na spisach zdawczo - odbiorczych zapisuję nazwę jednostki  i komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację (w 2011 roku był Referat Administracyjny, w 2014 roku komórka nazywała się już Referatem Gospodarczym), na spisie zdawczo - odbiorczym, jak i teczkach jako nazwę komórki zapisane zostało Referat Administracyjny ponieważ dokumentacja dotyczyła spraw wytworzonych w 2011 r.  i w związku z tym potrzebuję podstawę prawną, dlaczego jest tak a nie inaczej. 

[Rovan]

dlaczego jest tak

Sam sobie na to odpowiedziałeś:

ponieważ dokumentacja dotyczyła spraw wytworzonych w 2011 r.

Podstawę prawna stanowią w tym przypadku odpowiednie zapisy zawarte w instrukcji kancelaryjnej (czasem w archiwalnej) określające elementy opisu teczki i spisu z/o

[Dokumentalista]

No dobrze, ale jeżeli przekazuję dokumentację do Archiwum Państwowego to na spisach zdawczo - odbiorczych wpisujemy nazwę jednostki i komórki, które obowiązywały w tamtych latach, a  moja obecna instrukcja kancelaryjna mówi mi, że: " spis zdawczo - odbiorczy powinien zawierać dla całego spisu nazwę urzędu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację. I tylko tyle. Jest to dla mnie dwuznaczne i nie wiem jak to interpretować.

[Barsa]

AP nie potrzebuje nazw komórek... Chyba, że w znaku teczki.

[karpal]

W przypadku gdy zaszła zmiana nazwy komórki, to kancelaryjnie jest tak, że poprzednia została zlikwidowana, a powstała nowa. Przy sporządzaniu spisów zdawczo-odbiorczych, gdy nowa komórka zdaje dokumentację zlikwidowanej komórki praktykuję zapis "Wydział X (nowa komórka) przekazuje dokumentację Wydziału Y (zlikwidowanej komórki)". Spisy z-o odkładam do teczki wydziału wg. przekazywanej dokumentacji, a nie wydziału przekazującego dokumentację. W Twoim przypadku zapisałbym na spisie z-o "Referat Gospodarczy przekazuje dokumentację Referatu Administracyjnego" i 1 spis odłożyłbym do teczki ewidencji spisów z-o Referatu Administracyjnego.