data ostatecznego załatwienia sprawy a sprawy ostatacznie zakończone

[łucja]

Dziękuję Rovan.

[Początkujący archiwista]

Dobry wieczór. Odświeżam wątek, ponieważ chciałbym się dowiedzieć co zrobić w sytuacji, gdy klient ma przyznany zasiłek rodzinny na rok i po kilku miesiącach od wydania decyzji przyznającej zmienia mu się sytuacja życiowa i trzeba mu wydać decyzję zmieniającą wcześniej wydaną decyzję. Czy trzeba przerejestrować sprawę i nadać jej nowy znak, czy tak jak robią pracownicy w naszym OPSie potraktować decyzję zmieniającą jak kolejną decyzje w sprawie nadając jej ten sam znak co decyzji przyznającej? Natomiast w spisie spraw uzupełnić rubrykę "data ostatecznego załatwienia" dopiero w momencie gdy klient zakończy pobieranie przyznanego zasiłku

[Rovan]

Wydanie pierwszej decyzji kończy sprawę.
Decyzja zmieniająca wznawia sprawę - powodując konieczność jej przerejestrowania.

[Jarek]

Dobry wieczór. Odświeżam wątek, ponieważ chciałbym się dowiedzieć co zrobić w sytuacji, gdy klient ma przyznany zasiłek rodzinny na rok i po kilku miesiącach od wydania decyzji przyznającej zmienia mu się sytuacja życiowa i trzeba mu wydać decyzję zmieniającą wcześniej wydaną decyzję. Czy trzeba przerejestrować sprawę i nadać jej nowy znak, czy tak jak robią pracownicy w naszym OPSie potraktować decyzję zmieniającą jak kolejną decyzje w sprawie nadając jej ten sam znak co decyzji przyznającej? Natomiast w spisie spraw uzupełnić rubrykę "data ostatecznego załatwienia" dopiero w momencie gdy klient zakończy pobieranie przyznanego zasiłku

Zaproponuję takie niekonwencjonalne i kontrowersyjne działanie - a mianowicie zajrzyj do swojej instrukcji kancelaryjnej i zobacz co przewiduje w takich sytuacjach.

[Początkujący archiwista]

Dobry wieczór. Odświeżam wątek, ponieważ chciałbym się dowiedzieć co zrobić w sytuacji, gdy klient ma przyznany zasiłek rodzinny na rok i po kilku miesiącach od wydania decyzji przyznającej zmienia mu się sytuacja życiowa i trzeba mu wydać decyzję zmieniającą wcześniej wydaną decyzję. Czy trzeba przerejestrować sprawę i nadać jej nowy znak, czy tak jak robią pracownicy w naszym OPSie potraktować decyzję zmieniającą jak kolejną decyzje w sprawie nadając jej ten sam znak co decyzji przyznającej? Natomiast w spisie spraw uzupełnić rubrykę "data ostatecznego załatwienia" dopiero w momencie gdy klient zakończy pobieranie przyznanego zasiłku

Zaproponuję takie niekonwencjonalne i kontrowersyjne działanie - a mianowicie zajrzyj do swojej instrukcji kancelaryjnej i zobacz co przewiduje w takich sytuacjach.

Nic nie przewiduje, bo nie ma w niej żadnego paragrafu mówiącego o zmianie znaku sprawy

[Marta88]

"(...) potraktować decyzję zmieniającą jak kolejną decyzje w sprawie nadając jej ten sam znak co decyzji przyznającej? Natomiast w spisie spraw uzupełnić rubrykę "data ostatecznego załatwienia" dopiero w momencie gdy klient zakończy pobieranie przyznanego zasiłku"
- dokładni tak. Tego typu zasiłki (decyzja zmieniająca, bo zmieniła się ustawa, uchylająca, żądanie zwrotu, itp.) nie zmieniamy znaku, dopiero koniec sprawy, jak "klient" przestaje być "klientem" ...

[Rovan]

Problem w tym, ze wydając pierwotna decyzję prowadzący sprawę od razu po jej uprawomocnieniu odnotowuje na spisie datę zakończenia sprawy. Nie może z góry zakładać, że po jakimś czasie wydana zostanie decyzja zmieniająca.
Sprawę kończy wydanie prawomocnej decyzji (art. 104 par. 1-2 KPA) i  jej zakończenie należy odnotować na spisie spraw. Nie możemy z tym czekać "na wszelki wypadek". Jeśli po jakimś czasie okaże się, ze konieczne jest wydanie decyzji zmieniającej, wówczas sprawę należy wznowić, co oczywiście spowoduje jej przerejestrowanie i zmianę znaku.

dopiero koniec sprawy, jak "klient" przestaje być "klientem"

Błąd. Klient nie równa się sprawie.
Jeden klient może wnioskować o wiele różnych świadczeń. Każdy z tych wniosków wszczyna sprawę kończącą się w chwili wydana prawomocnej decyzji.

[łucja]

Sprawą jest świadczenie?

[Rovan]

Tak, sprawą jest świadczenie.
Wszczyna ją standardowo wniosek o przyznanie świadczenia, zaś kończy prawomocna decyzja.
Jeśli w sprawie zostanie wydana decyzja zmieniająca, wówczas dochodzi do wznowienia sprawy i wszelkimi tego konsekwencjami (ponowna rejestracja, zmiana znaku).

[Marta88]

Moja odp. dotyczyła zasiłków stałych, typu zasiłek pielęgnacyjny, świadczenie rodzinne... które nie wymagają nowego wniosku.
Decyzja kończąca mogła być wydana nawet w 2017 r, ale co roku są wydawane decyzje zmieniające/uchylające (bo zmiana wysokości zasiłku), żądanie zwrot, itp, i są to decyzje dotyczące tej decyzji kończącej z 2017r. Wtedy te teczki leżą w dziale, nie są przekazywane do AZ, dopiero jak klient przestaje być klientem sprawa jest zamknięta.
I tym decyzjom zmieniającym  NIE nadaje się nowego znaku - ustalono z "moim" AP. 

[Leksandra]

Nie mam dużego doświadczenia z pomocą społeczną, ale podzielę się z Wami tym, co mi się nasuwa do głowy:  Ośrodki pomocy społecznej prowadzą teczki klientów, i wpina się w nie sprawy z różnych haseł klasyfikacyjnych, są to teczki zbiorce, które też powinno się przekazywać do archiwum zakładowego przynajmniej raz na 2-3 lata.

stosowanie wznowienia sprawy/postępowania należy przeanalizować najlepiej ze swoimi prawnikami, ponieważ KPA numeratywnie wymienia w jakich okolicznościach i terminach decyzję można zmienić lub uchylić.Jednak najczęściej stosuje się wygaśnięcie decyzji i wtedy jest okazja do zamknięcia sprawy czyli załatwienia. Rozsądnym by było traktowanie  każdego postępowanie administracyjnego jako oddzielnej sprawy.

W przypadku teczek klienta w MOPS-ach, to rewolucja, ale w dobie RODO, trzeba skupić uwagę na tym, żeby za długo nie trzymać dokumentów i je brakować.
Jeszcze neleży pamiętać, że nr decyzji nie jest tożsamy z numerem sprawy i w jednej sprawie może być kilka decyzji - należy wypracować sobie najbardziej odpowiadający schemat.

[Jarek]

Dobry wieczór. Odświeżam wątek, ponieważ chciałbym się dowiedzieć co zrobić w sytuacji, gdy klient ma przyznany zasiłek rodzinny na rok i po kilku miesiącach od wydania decyzji przyznającej zmienia mu się sytuacja życiowa i trzeba mu wydać decyzję zmieniającą wcześniej wydaną decyzję. Czy trzeba przerejestrować sprawę i nadać jej nowy znak, czy tak jak robią pracownicy w naszym OPSie potraktować decyzję zmieniającą jak kolejną decyzje w sprawie nadając jej ten sam znak co decyzji przyznającej? Natomiast w spisie spraw uzupełnić rubrykę "data ostatecznego załatwienia" dopiero w momencie gdy klient zakończy pobieranie przyznanego zasiłku

Zaproponuję takie niekonwencjonalne i kontrowersyjne działanie - a mianowicie zajrzyj do swojej instrukcji kancelaryjnej i zobacz co przewiduje w takich sytuacjach.

Nic nie przewiduje, bo nie ma w niej żadnego paragrafu mówiącego o zmianie znaku sprawy

Dziwne. We wszystkich chyba nowszych instrukcjach jest taki zapis:
"Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna."
To oznacza możliwość przerejestrowania, nie konieczność (w przeciwieństwie do starszych instrukcji).

Popatrz sobie jeszcze co masz w jrwa
Tutaj przykładowa klasyfikacja dla ops, z takimi oto uwagami przy zasiłkach: "Akta spraw można przechowywać w teczkach zbiorczych" i "dla każdego wnioskodawcy (rodziny lub osoby fizycznej) można prowadzić teczkę zbiorczą na akta spraw" - tu też istotne jest słówko "można".
https://archiwa.gov.pl/wp-content/uploads/2022/05/Przykladowa-klasyfikacja-i-kwalifikacja-dokumentacji-z-OPS-2013.pdf

stosowanie wznowienia sprawy/postępowania należy przeanalizować najlepiej ze swoimi prawnikami, ponieważ KPA numeratywnie wymienia w jakich okolicznościach i terminach decyzję można zmienić lub uchylić.Jednak najczęściej stosuje się wygaśnięcie decyzji i wtedy jest okazja do zamknięcia sprawy czyli załatwienia. Rozsądnym by było traktowanie  każdego postępowanie administracyjnego jako oddzielnej sprawy.

W przypadku teczek klienta w MOPS-ach, to rewolucja, ale w dobie RODO, trzeba skupić uwagę na tym, żeby za długo nie trzymać dokumentów i je brakować.
Jeszcze neleży pamiętać, że nr decyzji nie jest tożsamy z numerem sprawy i w jednej sprawie może być kilka decyzji - należy wypracować sobie najbardziej odpowiadający schemat.

Nie mieszajmy do tego prawników ani rodo.

[Początkujący archiwista]

Witam. Chciałbym się poradzić, czy w przypadku gdy ostatnie pismo w sprawie sporządzone jest 27 sierpnia 2015 roku, ale zaniesione zostało do urzędu miasta 04 września 2015 roku, to czy datą ostatecznego załatwienia sprawy będzie data sporządzenia pisma, czy data zaniesienia go na biuro podawcze urzędu? W sprawie chodziło o sporządzenie dla urzędu miasta zestawienia wydatków na 2015 rok. 

[łucja]

Uznałabym, że datą  zakończenia sprawy jest data wpływu tegoż pisma do urzędu (data z pieczątki wpływu z kancelarii).

[Barsa]

Data wpływu.