DEKLARACJA O WYSOKOŚCI OPŁATY ZA ODPADY, archiwizacja-zapytanie

[archiwistaug]

Zapytanie
jak jest w waszych urzędach z:  DEKLARACJA O WYSOKOŚCI OPŁATY ZA ODPADY, weszły w życie w 2013 r, czy już przekazywano do archiwum?
Wyłapałam u nas, że traktują to jak "akta osobowe" i twierdzą, że nie mogą oddać, bo wyciągają gdy trzeba wprowadzić zmiany. Powinny robić rocznikami wtedy można przekazywać do archiwum   , a jak u Was to robią?

[archiwumUM]

komunikat NDAP
Ze względu na brak w jednolitych rzeczowych wykazach akt odrębnej klasy dedykowanej zagadnieniu gospodarowania odpadami komunalnymi proponujemy, aby w grupie rzeczowej:

    3137 ? ?Opłata administracyjna? ?klasyfikować zagadnienia z zakresu ustalania wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi (wykazy, deklaracje ?śmieciowe?, postępowania, decyzje, odwołania i zażalenia do SKO, itp.);
    7000 ? ?Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu gospodarki komunalnej? ? klasyfikować zagadnienia z zakresu zapytań ze strony przedstawicieli gminy do innych podmiotów , opinie, interpretacje, akty prawne, wytyczne systemowe w zakresie stosowania przepisów ustawy;
    7030 ? ?Ustalanie wysokości opłat za usługi komunalne oraz zatwierdzanie cenników opłat za usługi komunalne? ? klasyfikować zagadnienia z zakresu ustalania wysokości opłat oraz ich weryfikacji i zmian;
    7031 ? ?Zlecanie podmiotom zewnętrznym świadczenia usług komunalnych? ? klasyfikować zagadnienia z zakresu zawieranych umów, aneksów, harmonogramów, protokołów odbioru, korespondencji dotyczącej realizacji umów z odbiorcami odpadów, kompostowniami, sortowniami, składowiskami;
    7032 ? ?Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych? ? klasyfikować zagadnienia z zakresu monitorowania bieżącego wykonywania zaleceń, kontroli wykonania zaleceń, bieżącej korespondencji z firmami dokonującymi odbioru odpadów;
    0541 ? ?Własne akcje promocyjne i reklamowe gminy? ? klasyfikować zagadnienia z zakresu programów edukacyjnych, informacji dla mieszkańców w zakresie organizacji zbiórek leków przeterminowanych, zużytego sprzętu, baterii, selektywnego zbierania odpadów komunalnych itp.;
    0640 ? ?Sprawozdawczość na terenie całej gminy? ? klasyfikować zagadnienia z zakresu sprawozdań dla marszałków województw oraz Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska (sprawozdanie roczne).

[archiwumUM]

Zapytanie
jak jest w waszych urzędach z:  DEKLARACJA O WYSOKOŚCI OPŁATY ZA ODPADY, weszły w życie w 2013 r, czy już przekazywano do archiwum?
Wyłapałam u nas, że traktują to jak "akta osobowe" i twierdzą, że nie mogą oddać, bo wyciągają gdy trzeba wprowadzić zmiany. Powinny robić rocznikami wtedy można przekazywać do archiwum   , a jak u Was to robią?

zgadza się, że deklaracje "podchodzą" pod symbol 3137 z okresem B10. Ale u mnie oddają tradycyjnie, po 2 latach przechowywania w komórce. A jeśli są zmiany to jest to traktowane jako "nowa deklaracja" i jest dokumentem z danego roku

[archiwistaug]

Chodziło mi o to, czy już odbieraliście do archiwum fizycznie, panie twierdzą, że muszą mieć cały czas na stanowisku!? Przecież dane, nawet jeśli się zmieniają trafiają do bazy w programie!

[archiwumUM]

Chodziło mi o to, czy już odbieraliście do archiwum fizycznie, panie twierdzą, że muszą mieć cały czas na stanowisku!? Przecież dane, nawet jeśli się zmieniają trafiają do bazy w programie!

No tak jak napisałem wcześniej. U mnie zdają po upływie 2 lat w komórce i jakoś nie sięgają do tych danych (po pierwsze mamy wspomagający system klasy EZD gdzie skanujemy deklaracje, po drugie koleżanki w "odpadach" też mają swój system).

[archiwistaug]

No i dziękuję

[KasiaKatarzyna]

Witam,
Chciała bym odnowić wątek. Sprawa wygląda tak, że koleżanka prowadzi deklaracje śmieciowe z podziałem na miejscowości. Teczki są prowadzone od 2013 r. do 2019 r. Od 2020 założyła nowe. Problem polega na tym, że sprawy są jakby niezakończone ponieważ wciąż jest korekta do korekty. W jaki sposób to zarchiwizować, żeby było dobrze.

[archiwistaug]

Ja przekazałam informację do referatu, że mają mi zrobić podział na roczniki, bym mogła występować z najstarszymi o zgodę na brakowanie. Sposobem na miejscowości, nigdy bym nie mogła tego zrobić, a nie o to chodzi przecież. Zmiany w deklaracjach są też w programie na jakim pracują, więc nic nie zginie. Ale zanim to ustaliłam  ile zagadnień ?zagadnień zostało poruszone!

[Danutka]

Ale czy w tych danych rocznikach, które miały by iść na brakowanie są jeszcze takie deklaracje, których ważność jest nadal aktualna? Np. ktoś w 2013 r. złożył deklarację, i od tamtej pory nic nie zmienił, tyle samo osób mieszka, nie miał potrzeby zmieniać deklaracji. To czy wtedy można brakować takie deklaracje? Ja mam tego typu wątpliwości jeśli chodzi o deklaracje. Wiem, że niby wszystko jest w systemie, ale zdarza się, że pracownik wraca do wersji papierowej deklaracji, bo np. coś tam się nie zgadza, albo osoba upiera się że coś zgłaszała w deklaracji, a to nie jest odnotowane w systemie, i teraz trzeba sprawdzić w deklaracji kto ma rację: pracownik  czy strona.
Stąd moja wątpliwość, że jeśli istnieje choć jedna deklaracja mająca ciągle status aktualnej, to cały rocznik nie powinien być brakowany. Bo raczej brakuje się cały rocznik (teczkę), a nie pojedyncze sprawy.