Czy baza ELA jest potrzebna?

[Bogusława Deryło]

Zgadzem sie z Panem, Panie Macieju, całkowicie. Tyle tylko, że Pan pisze, jak powinno być, a ja - jak jest. Teoretycznie osoby opracowujące akta powinny zaznaczać w inwentarzu wszelkie "ciekawe" materiały, ale w praktyce jest z tym różnie. Jak powszechnie wiadomo, archiwista jest rozliczany z ilości opracowanych jednostek, a nie z ilości słów wpisanych do indeksów lub zamieszczonych w uwagach. Poza tym co zrobić ze starymi tradycyjnymi inwentarzami - u nas żaden z nich nie ma żadnego indeksu. Przepisując je do IZY trzeba by ponownie zagladać do każdej teczki żeby uzupełnić np. hasło w indeksie rzeczowym. Kto tą pracę wykona i jak należało by ją opisać w sprawozdaniu rocznym? Czy ktoś już przeprowadzał jakąś ankietę w AP, ile jest tradycyjnych inwentarzy bez zadnych indeksów?  
I jeszcze parę słów o wyszukiwarce w Izie (tej na str. NDAP). Parę razy próbowałam w niej znaleźć jakieś informację z PWRN w Koszalinie, ale zawsze kończyło sie tym, że siegałam do tradycyjnego inwentarza. Jeżeli ja mam problemy z wyszukiwaniem informacji na jej podstawie, co dopiero użytkownicy, dla których przecież ta baza jest. Wydzielenie informacji o księgach metrykalnych w Pradziadzie i spisach osób w Eli ułatwia ich odszukanie przede wszystkim genealogom, którym będzie trudniej znaleźć potrzebne informacje w wiekszej bazie, tym bardziej, że z reguły osoby te mają marne pojecie o historii, urzędach administracyjnych itp, a z obsługą komputera też jest różnie. Likwidacja tych baz, moim zdaniem, doprowadzi do tego, że znowu wyszukiwaniem informacji będzie musiał się zajmować archiwista w pracowni.

[Hanna Staszewska]

Jak powszechnie wiadomo, archiwista jest rozliczany z ilości opracowanych jednostek, a nie z ilości słów wpisanych do indeksów lub zamieszczonych w uwagach.

Niestety, ma Pani rację. Nadszedł chyba najwyższy czas, aby zmienić priorytety dot. opracowania zasobu archiwalnego, w którym to nie liczba zinwentaryzowanych metrów i j.a. jest jednym z głównych kryteriów miejsca danego archiwum w rankingu, ale właśnie liczba pomocy wyższego rzędu.  

Poza tym co zrobić ze starymi tradycyjnymi inwentarzami - u nas żaden z nich nie ma żadnego indeksu. Przepisując je do IZY trzeba by ponownie zagladać do każdej teczki żeby uzupełnić np. hasło w indeksie rzeczowym. Kto tą pracę wykona i jak należało by ją opisać w sprawozdaniu rocznym? .

Z tym nie ma żadnego problemu, ponieważ np. formularz sprawozdania rocznego archiwum dla GUS zawiera stosowną rubrykę, w którą należy wpisać liczbę pomocy archiwalnych (wymienione są m.in. indeksy i sumariusze).

Czy ktoś już przeprowadzał jakąś ankietę w AP, ile jest tradycyjnych inwentarzy bez zadnych indeksów?.

To też można łatwo sprawdzić, porównując odpowiednie dane np. w bazie SEZAM, gdzie powinny być wymienione wszystkie pomoce, które zespół posiada.