Prowadzenie teczek - czy jeden spis spraw?

[Bożena24]

Witajcie
Mam pytanie: W GOPS pracuje kilka osób, każda z nich ma inną syganturę pisma ale numer ten sam np. WGOŚ-0212, SWO-0212 itd. Mam pytanie czy można zrobić z tego jedną teczkę i spis spraw, sygnatury wpisać po przecinku, potem wpisac to na jeden spis zdawczo-odbiorczy i podpisze sie kierownik ?? czy każdy pracownik musi oddać teczkę osobno?

[Necho]

W powyższej sytuacji powinien być prowadzony jeden spis spraw oraz powinna zostać założona odpowiadająca mu teczka aktowa.
Jest to dokładnie opisane w instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, na której to zazwyczaj GOPS-y opierają swoje normatywy kancelaryjne. Warto zajrzeć .

Pozdrawiam

[Ewa33]

Jestem zdziwiona stanowiskiem Necho  Spis spraw zakłada się w momencie wszczęcia pierwszej sprawy w ramach danej grupy rzeczowej i kontynuuje się przez cały rok. Skoro każde stanowisko pracy prowadziło własny spis spraw nie można wstecz tworzyć jednego spisu spraw. Nie można też łączyć teczek. Właśnie na tym polega jednolitość wykazów akt i próba pogodzenia tego ze strukturą organizacyjną, że teczki o jednym symbolu klasyfikacyjnym używane mogą być równolegle na różnych stanowiskach pracy. Co innego jeżeli na początku w GOPS postanowiono że będzie prowadzona wspólna teczka na sprawy przynależące do danej grupy rzeczowej. Mam nadzieję, że moja wypowiedź została jasno sformułowana. Zachęcam jednak do uważnego prześledzenia rozdziału instrukcji kancelaryjnej poświęconego rejestracji spraw.
Odpowiadając więc Bożenie24 przestrzegam przed poprawianiem referentów, gdy przekazywane są akta spraw zakończonych do archiwum. Przecież dokumenty w tych spraw miały znaki spraw. Poprawianie wstecz spowoduje trudności w odszukaniu właściwych dokumentów.
Pozdrawiam 

[Necho]

W zapytaniu Bożeny nie znajduję informacji, że dotyczy ono istniejących teczek akt spraw. I nie napisałem, że należy cokolwiek łączyć.
Założyłem, iż pytanie dotyczy organizacji pracy kancelaryjnej a nie próby łączenia istniejących teczek. Zgadzam się z Ewą, że nie powinno się łączyć istniejących teczek.
Podtrzymuje jednak swoje stanowisko, że w w odniesieniu do przytoczonego przez Bożenę hasła klasyfikacyjnego (plany i sprawozdania zbiorcze) powinien być prowadzony jeden spis spraw i jedna teczka aktowa.
Na przyszłość postaram wyrażać się jaśniej.

[Bożena24]

Dziękuje bardzo za odpowiedzi. Mam jeszcze inne pytania:
1) Czy do archiwum przyjmuje sie REJESTR uchwał? Jeśli tak to jaki ma on znak teczki?
2) Mam też coś takiego jak "Zbiór przepisów gminnych". Są to uchwały i zarządzenia. Czy to jest kategoria "A" i w jaki sposób to przyjmować do archiwum? Prawdopodnie są to drugie egzemparze raz już oddanych do archiwum dokumentów ale podobno trzeba prowadzić osobną teczkę z takimi dokumentami. Czy istnieje coś takiego?
Nie wiem czy dobrze to wytłumaczyłam. To powinna wiedzieć osoba która sie zajmuje obsługą rady gminy ale niestety jej nie ma.

[Szymon]

co do rejestru uchwał nie mogę się wypowiedzieć ale zbiór normatywów własnych powinien być prowadzony dwutorowo: zgodnie z zapisem w JRWA, proszę popatrzeć na załącznik

[Szymon]

w JRWA znalazłem jeszcze zapis przy klasie 021:
"komplet podpisanych przez Dyrektora
Urzędu zarządzeń, poleceń służbowych, pism
okólnych, instrukcji, etc.

Dla każdego
rodzaju aktów normatywnych zakłada się
odrębne teczki na każdy rok kalendarzowy.
Materiały Źródłowe wraz z jednym
egzemplarzem aktu przechowuje się i
rejestruje w odpowiedniej teczce założonej
zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która akt przygotwała"

może coś pomogłem