Przejęcie komórki organizacyjnej przez jednostkę nadrzędną

[Początkujący archiwista]

Witam. Urząd Miasta zamierza wchłonąć w swoją strukturę organizacyjną Powiatowy Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności, który od dwudziestu lat był częścią Ośrodka Pomocy Społecznej, w którym pracuje. Czy w związku z tym teczki orzekanych osób zmarłych, którzy nie będą się już więcej orzekać, powinny zostać przekazane do składnicy akt OPS, jako teczki spraw zakończonych? Czy teczki osób żyjących powinien przejąć powinien Urząd Miasta, jako teczki spraw niezakończonych, bowiem te osoby mogą się jeszcze orzekać w przyszłości? Co zrobić z teczkami osób, które żyją, ale mają wydane orzeczenia o niepełnosprawności na stałe?

[Barsa]

Niby na to powinny być przepisy i pewnie są... ale z mojej praktyki wynika, że różne AP, różnie je interpretują. Ostatnio spotkałem się z tym, że dokumentacja po zlikwidowanym a może lepiej powiedzieć przekształconym w inną jednostkę podmiocie została rozczłonkowana w ten sposób, że akta spraw niezakończonych oraz te dokumenty, które były potrzebne do bieżącej pracy zostały zabrane przez nową jednostkę. Materiały archiwalne zostaną przekazane do AP. Dokumentacja kadrowa typu akta osobowe, listy płac itd. zostają u jednostki nadzorującej zlikwidowaną jednostkę oraz wszystkie inne dokumenty, których czas przechowywania nie minął a nowa jednostka nie chciała ich. Co lepsze tak to sobie to wykoncypowało NDAP.
Na logikę ma to sens, skoro też jest to decyzja NDAP to mus też mieć podstawę prawną.