brakowanie w chmurach itp

[Trelka]

Dzień dobry, dowiedziałam się jakiś czas temu, że powinno się zwrócić uwagę kierownikom działów aby w przypadku oddawania dokumentacji do archiwum zakładowego, usuwali wszystko z komputerów, dysków zew., tzw. chmur itp.
Nie wiem natomiast co z programami na których pracują? chodzi o programy do przyznawanie konkretnych zasiłków (węglowy, gazowy i inne) Nie jestem też pewna jak sformułować takie pismo, jak poprawnie nazwać te wszystkie "informatyczne nośniki danych" aby być na pewno dobrze zrozumianą; no i czy powołać się na jakąś podstawę prawną?
Czy ktoś pisał takie pismo? Mógłby podesłać przykład lub jakieś wskazówki?
Byłabym baaaardzo wdzięczna za wszelką pomoc

[Rovan]

Nie ma obowiązku usuwania kopii dokumentów w związku z ich archiwizacją - do AZ ma trafić jeden egzemplarz dokumentu, natomiast komórka może pozostawić sobie kopię/drugi egzemplarz w systemie teleinformatycznym itp.
Ważne jest to aby w momencie brakowania dokumentów usunąć wszystkie ich egzemplarze - przy czym kolejne egzemplarze dokumentów elektronicznych jako kat. BC nie będą wymagały zgody AP na brakowanie.

W kontaktach z kierownikami działów odnieś się nie tyle do nośników danych, co do dokumentów elektronicznych (dokumentem elektronicznym jest każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, nośnik jest kwestią drugorzędną).
Podstawę prawna usunięcia takich dokumentów stanowi ar. 5 ust. 1 UNZA oraz par. 8-9 Rozporządzenia MSWiA z 30.10.2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi

[Trelka]

Bardzo dziękuję za wszystkie szczegóły