Przyjmowanie dokumentacji kat. B do AZ

[Smdml]

Dzień dobry,
Przejmuję archiwum zakładowe, jest tam taki sajgon, więc mam kilka wątpliwości.
Mianowicie mam mnóstwo segregatorów w archiwum, kategoria B, BE, w segregatorach skoroszyty i koszulki. Większość jest już do brakowania. Czy mam to przepakować w teczki bezkwasowe czy zostawić jak jest?
Teraz kiedy będę przyjmować dokumenty do archiwum mogą być tam skoroszyty i tym podobne? Najlepiej podwiedzcie jak wyglądają u Was dokumenty przekazywane do archiwum.
Pytam, bo nie zapytałam na szkoleniu, a nie mogę nic znaleźć na ten temat. Mowa tylko o kategoriach B, BE 5-10.
Za wszelkie wskazówki będę wdzięczna.

[Rovan]

Dokumentacja niearchiwalna do 10 lat przechowywania włącznie nie wymaga przepakowania ani usuwania metalowych i plastikowych elementów w procesie archiwizacji. Można zatem przyjmować w skoroszytach, koszulkach itp.

[Barsa]

Jeżeli masz coś do brakowania to już nie ma sensu to przepakowywać (są takie zakusy czasem ale dla mnie to niepotrzebne wydawanie środków publicznych)... ale musisz na to zrobić spis i niestety teraz archiwa, choć nie wszystkie, nie chcą żeby to był spis z natury. Małe utrudnienie ale najpierw spis z-o a potem spis do brakowania. Chyba, że AP w Wawie to można spis z natury. Nie ważne czy zwykłe B czy BE, ale musi być dobrze oznaczone, bo na BE na pewno będzie ekspertyza i kontroler musi widzieć, że ogarnęłaś te dokumentację.

[lukas_drill]

Przejdzie i "z natury", tylko trzeba się zorientować w AP. W jednym z oddziałów krakowskiego AN robię tak od lat tak robię
W rubryce na sygnaturę widnieje "spisano z natury" i jest ok. PArę lat temu, po kontroli, sami napisali w zaleceniach, iż to co jest np. w wydziałach a już okres przechowywanie minął, lepiej od razu spisać we wniosku do brakowania

[Barsa]

Np. w AAN jest z tym problem... dlatego napisałem, że różnie z tym bywa. Oddawałem materiały archiwalne z informacjami, że "spis z natury" i "nie stosowano wykazu akt", ale ostatnio albo chcą puste pola albo trochę na "pałę" klasyfikować. Ze spisami do brakowania podobnie, co archiwum to czasem trochę inny pomysł...

[Kadrowa]

Dokumentacja niearchiwalna do 10 lat przechowywania włącznie nie wymaga przepakowania ani usuwania metalowych i plastikowych elementów w procesie archiwizacji. Można zatem przyjmować w skoroszytach, koszulkach itp.

Rovan możesz mi przybliżyć na jakiej podstawie nie trzeba tego robić ? (pytam z chęci douczenia się, nie z tego, że się czepiam czy coś)

[Rovan]

Takie regulacje pojawiły się po raz pierwszy w instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik do Rozporządzenia PRM z 18.01.2011 r. (par. 15 ust.4). Tam tez dla dokumentacji do 10 lat przechowywania przewidziano, ze jej porządkowanie ma polegać jedynie na:

a) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,
b) umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, lub umieszczeniu dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub w pudłach, przy czym gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,
c) opisaniu teczek aktowych zgodnie z § 62 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej,
d) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt

Obecnie podział dokumentacji niearchiwalnej na tę o okresie przechowywania do 10 lat i powyżej 10 lat jest juz standardem w każdych współczesnych normatywach kancelaryjno-archiwalnych.

[Kadrowa]

Takie regulacje pojawiły się po raz pierwszy w instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik do Rozporządzenia PRM z 18.01.2011 r. (par. 15 ust.4). Tam tez dla dokumentacji do 10 lat przechowywania przewidziano, ze jej porządkowanie ma polegać jedynie na:

a) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,
b) umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, lub umieszczeniu dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub w pudłach, przy czym gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,
c) opisaniu teczek aktowych zgodnie z § 62 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej,
d) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt

Obecnie podział dokumentacji niearchiwalnej na tę o okresie przechowywania do 10 lat i powyżej 10 lat jest juz standardem w każdych współczesnych normatywach kancelaryjno-archiwalnych.

A jesteś w stanie napisać mi co masz w tym temacie zapisane w IK ? Bo ja będę teraz aktualizować JRWA oraz IK i chciałabym zrobić to dobrze
a my mamy w swojej IK zapisane, że z każdych dokumentów przekazywanych do składnicy należy usunąć wszystkie elementy plastikowe i metalowe.

Jak zapatrują się na te zszywki firmy, które zabierają dokumenty do utylizacji ? Nie robią problemów ?

[Barsa]

Polecam wzory:
https://archiwa.gov.pl/poznaj/dla-instytucji-i-firm/zarzadzanie-dokumentacja/przepisy-kancelaryjne-i-archiwalne/instrukcje-kancelaryjne/

Teraz np. AAN jak jest jakaś zmiana co do tego wzoru to kręcą nosem...

Jak zapatrują się na te zszywki firmy, które zabierają dokumenty do utylizacji ? Nie robią problemów ?

Może być wyższa cena, ale wątpię a nawet jak to i tak nie opłaca się wyjmować....

[Rovan]

Teraz np. AAN jak jest jakaś zmiana co do tego wzoru to kręcą nosem...

Widzisz, a jak kilka lat temu (bodajże w 2018) wysłałem do AAN-u do zatwierdzenia normatywy idealnie wg tego wzoru, to mi nazmieniali tak że głowa mała

[Barsa]

Pisałem na podstawie ostatnich doświadczeń, gdzie w IK jak i w JRWA nakazono powrócić do "stanu zero", czyli wzorów z NDAP.

Notabene to ja zrobiłem, przynajmniej jeśli chodzi o klasy 0-3 tak jak rok wcześniej dla innej jednostki, gdzie miałem akceptację dla tego z AAN ale od innej archiwistki Także to też pewnie zależy od pracownika.

Ps. Inna sprawa, że teraz te wzory na NDAP co jakiś czas się zmieniają... i są to zmiany in plus.

[Kadrowa]

Polecam wzory:
https://archiwa.gov.pl/poznaj/dla-instytucji-i-firm/zarzadzanie-dokumentacja/przepisy-kancelaryjne-i-archiwalne/instrukcje-kancelaryjne/

Teraz np. AAN jak jest jakaś zmiana co do tego wzoru to kręcą nosem...

Jak zapatrują się na te zszywki firmy, które zabierają dokumenty do utylizacji ? Nie robią problemów ?

Może być wyższa cena, ale wątpię a nawet jak to i tak nie opłaca się wyjmować....

Tak jak już kiedyś pisałam, mamy stosy dokumentów z lat od 2004 r., które są już do wybrakowania, ale nie są przyjęte na stan składnicy, bo dopiero ją tworzę. I teraz jak pomyślę sobie o tym, że z dokumentów, które i tak idą do zniszczenia mam wyjmować te wszystkie zszywki to, aż mi słabo 
Dlatego pytam jakie macie doświadczenia, bo ja to wszystko robię pierwszy raz i wielu rzeczy jeszcze nie wiem. A Wy macie tutaj taką wiedzę, że nic tylko ją chłonąć
Dziękuję za pomoc 

[Rovan]

Dokumentacja nieuporządkowana, której okres przechowywania upłynął nie podlega porządkowaniu (chyba ze AP nakaże ja wycofać z brakowania i przekwalifikować).

[Kadrowa]

Dokumentacja nieuporządkowana, której okres przechowywania upłynął nie podlega porządkowaniu (chyba ze AP nakaże ja wycofać z brakowania i przekwalifikować).

Chodzi Ci o to, że nie tworzę do tego spisów zdawczo-odbiorczych tylko od razu uwzględniam na spisie do brakowania jako "spis z natury" ?

No ja robię to tak : dokumenty, które mamy na strychu, przekładam z segregatorów robię 1 stronę tytułową, nadaję kategorię archiwalną z obowiązującego JRWA ( do roku 2016 nie nadaję symbolu, bo nie stosowano znaku spraw i nie mieliśmy uzgodnionego JRWA z AP), związuję sznurkiem jak paczkę i w momencie kiedy wszystkie dokumenty tak zrobię to wtedy sporządzę spis do brakowania jako "spis z natury".
Czy moje postępowanie jest ok ??
Może masz jakieś uwagi, albo widzisz jakieś błędy w moim postępowaniu ??
Bardzo chętnie przyjmę wszystkie rady 

[Rovan]

Jeżeli dokumentacji, której okres przechowywania upłynął nie posiada spisu z/o, to nie ma sensu tworzenie tego spisu - wystarczy spisać ja "z natury" do brakowania - choć niektóre AP mogą mieć w tek kwestii odmienne zdanie - stare przyzwyczajenia trudno wyplenić
Podobnie nie ma sensu porządkowanie tej dokumentacji (usuwanie metalowych, plastikowych elementów).
Wystarczy nanieść na opakowaniu każdej jednostki jej opis i ując na spisie do brakowania jako spisaną "z natury" (czyli tak jak to robisz obecnie).