Autor Wątek: Spis dokumentacji niearchiwalnej - brakowanie - domniemana kategoria BE10.  (Przeczytany 700 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Mateusznowicjusz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
              Cześć, przygotowuję spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu w swojej jednostce, trochę dużo akt bo wcześniej nikt się tym na poważnie nie zajął więc mam lata 1992 - 2014 i około 60 mb. Mam pytania bo w trzech sytuacjach mam problem z kategorią akt które są przeznaczone do brakowania, mianowicie:

1. część teczek nie posiada symbolu klasyfikacyjnego, na spisach jest adnotacja, że nie stosowano jrwa, teczki te mają kategorię BE10 - na podstawie czego w takim razie nadano kategorię archiwalną i skąd mam wiedzieć, że ta kategoria jest prawidłowa?

2. część teczek ma inną kategorię archiwalną niż podaje jrwa tzn. w jrwa dane hasło ma kategorię B10 a na spisie i teczce jest BE10 - według mnie to wynik błędnego nadania kategorii czy w takim razie prawidłowa kategoria to jest ta którą podaje jrwa? Co w takim razie ze spisem gdzie jest błędnie wpisana kategoria? Powinienem przyjąć, że prawidłowa jest kategoria według jrwa a na spisie zrobić adnotacje o tym fakcie? Nie ma opcji żeby zrobić spis od nowa bo część pracowników którzy wytworzyli te akta już nie pracuje.

3. część teczek ma kategorię BE10 natomiast w jrwa przy danym haśle nie ma nic, jest pusta rubryka bez kategorii, podobnie w wykazach poprzednich i późniejszych dla danego hasła, skąd mam więc wiedzieć że ta kategoria jest prawidłowa?

Będę wdzięczny za wszystkie wskazówki i pomocne odpowiedzi. Pozdrawiam.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Ad. 2 Kierujesz się kategorią z jrwa obowiązującego w momencie wytworzenia dokumentacji, chyba ze w aktualnym wykazie ma ona kategorię wyższa.
Jeśli na spisie z/o jest nieprawidłowa kategoria, archiwista poprawia ja samodzielnie, opatrując spis odpowiednią adnotacja wyjaśniająca powody tej ingerencji.

Ad. 3 "Puste kategorie" w jrwa mogą mieć wyłącznie klasy nadrzędne - takie, które dzielą się na bardziej szczegółowe klasy w kolejnym rzędzie.
Klasy końcowe (niepodzielne) muszą mieć kategorię. Podejrzewam, że ktoś błędnie użył klasy nadrzędnej opisując teczki.

Ad. 1 i 3 - w przypadku wątpliwości co do prawidłowej kwalifikacji archiwalnej zawsze można wystąpić z wnioskiem o opinię do AP.
Zapoznaj się z par. 2 ust.2 i następne Rozporządzenia MKiDN z 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej

Offline Barsa

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 184
Cytuj
Ad. 3 "Puste kategorie" w jrwa mogą mieć wyłącznie klasy nadrzędne - takie, które dzielą się na bardziej szczegółowe klasy w kolejnym rzędzie.
Klasy końcowe (niepodzielne) muszą mieć kategorię. Podejrzewam, że ktoś błędnie użył klasy nadrzędnej opisując teczki.
Aktualnie pracuje na jrwa gdzie i klasa nadrzędną ma kategorie i ta najbardziej szczegółowa... Jrwa zaakceptowane w 99 przez AP, także... Różne rzeczy się zdarzają w naszej branży. Choćby też JRWA, gdzie jest klasa 452 a potem już 771 i nic pomiędzy ;) Są też przypadki, że dana działka lub departament był w danej jednostce a w jakimś roku wyłączono gdzieś indziej lub w ogóle stworzono oddzielna jednostkę a w jrwa bez zmian. Choć gorzej jak to było w drugą stronę... Nie ma symbolu a dokumenty są. Urzędnicy, więc albo "na palę" szukali symbolu (często na "współpracę") albo bez symbolu nadawali tylko kategorie.

Nie jestem archiwista AZ i trochę działam na innych zasadach ale podczas częstych kontaktów z różnymi AP raczej po pierwsze można ich poprosić o ekspertyzę lub ustosunkowanie się do konkretnego pytania. Druga opcja to nadanie samemu kategorii na podstawie obowiązującego jrwa, przepisów prawa, bądź, jeśli to nie jest dokumentacja dot. działalności a z zakresu kadr, księgowości itd. to użycie kategorii ze wzoru z NDAP, o ile kategoria tam podana nie jest niższa od obowiązującej w latach, gdy powstały dokumenty.
Lecz po pierwsze to kontakt z AP, bo mogą mieć różne podejście.
« Ostatnia zmiana: Sierpień 06, 2023, wysłana przez Barsa »

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 400
  • Płeć: Kobieta
Ad 1. Poszukałabym w aktualnie obowiązującym jrwa hasła na zasadzie zbieżności zagadnień i porównała kategorię, a spis opatrzyłabym stosowną notatką.
Ad. 2. Nie ma opcji, by robić spisy od nowa. Zawsze bierze się pod uwagę kategorię wyższą. Zarówno w sytuacji ad.1, jak i tu, poprosiłabym o ekspertyzę ap.
Ad. 3. Przed 2011 rokiem była dość duża dowolność w rozbudowywaniu wykazów akt. Brakujące hasła mogą znajdować się np. w zarządzeniach wewnętrznych, albo w korespondencji z ap. Jeśli nie uda się znaleźć dokumentów potwierdzających rozbudowę wykazu, skorzystałabym z opcji powyższych, czyli odszukanie haseł w obecnym jrwa, zgodnie z zawartością teczek i konfrontacja kategorii archiwalnych. Ponadto ekspertyza to zawsze dobre rozwiązanie.
Współczuję takiej pracy. Mam podobne doświadczenia i wiem, ile nerwów kosztuje poprawianie błędów innych, albo zrozumienie, co artysta miał na myśli. Powodzenia!

Offline Barsa

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 184
Co do robienia spisów od nowa, to niestety zdarza się taka praktyka ale wtedy zawsze w uwagach dodajmy dawna sygnaturę z poprzednich spisów.

Offline Mateusznowicjusz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
             Dziękuję wszystkim za odpowiedzi, są bardzo pomocne. Natomiast im dalej brnę w swoim spisie tym gorsze rzeczy znajduję. Dlatego będę wdzięczny za rozwianie wątpliwości jeszcze przy paru pytaniach z tworzeniem spisu na brakowanie. Gdyby kogoś to ciekawiło teczki dotyczą lat 1998 - 2005 i są to sprawy księgowo- - socjalne.

1. Mam dokładnie 4 teczki z kopiami list płac, oryginały są zachowane w kat. B50. Ale teczki z kopiami mają symbol klasyfikacyjny - 351 - taki sam jak teczki z oryginałami czyli oba mają kat. B50. Według mnie kopie powinny mieć rozszerzenie tego symbolu. Dlatego zastanawiam się czy mogę w porozumieniu z pracownikiem który wytworzył akta nanieść na spis i teczki rozszerzenie wraz ze stosowną adnotacją? Jaka wtedy będzie kategoria dla takich teczek gdy w żadnym spisie nie ma hasła "kopie list płac"?

2. Teczki mają symbol np. - 155 -  rzędu 3, którego nie ma w jrwa, teczki mają kat. BE10, klasy poprzednie przed tym hasłem nigdy nie mają BE. Jak określić czy ta kategoria jest właściwa? Podobna sytuacja gdy nie stosowano jrwa a kategoria jest BE. Pozostaje tylko pismo do AP?

3. W jrwa jest hasło bez podanej kategorii - 072 - rzędu 3, na teczce gdzie użyto tego hasła kategoria jest BE5, idąc na łatwiznę zmieniłbym symbol na rozszerzenie - 0720 - który ma kat. B5.  Czy to dozwolone i mogę tak postąpić?

4. Teczki mają hasło np. "zatrudnianie i wynagradzanie" symbol 11, "meble i sprzęt biurowy" - symbol 211 - hasła z jrwa z 1990 roku dla administracji - i są bez podanej kategorii ale to wynika z faktu, że hasła są z rzędu 2 i 3. Dlatego zastanawiam się czy w razie możliwości mogę nadać bardziej szczegółowy symbol bo wtedy nie będzie wątpliwości jaką nadać kategorię? 

Będę wdzięczny za wszystkie wskazówki i pomocne odpowiedzi. Pozdrawiam.  ;)

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Ad1. Skoro są to kopie, a oryginały znajdują się w AZ, to kopie mają kat. BC. Symbol klasyfikacyjny nie ulega zmianie - niezależnie od klasyfikacji, jeśli dysponujemy oryginałem i kopią tej samej dokumentacji, kopia otrzymuje kat. BC.
Ad2. Najlepsze rozwiązanie w tej sytuacji to wystąpienie o opinie do AP
Ad3. Zależy, co konkretnie jest w tej teczce - jeśli zawartość odpowiada tematycznie hasłu klasy 0720, to tak. Jeśli odpowiada kilku klasom końcowym w ramach klasy 072 - patrz pkt. 4.
Ad4. Tak, pod warunkiem że da się dopasować zawartość teczki do konkretnej klasy końcowej. Czasem w takich sytuacjach może się okazać, że teczka zawiera dokumentację z kilku klas końcowych - wówczas zalecałbym konsultację z AP (różne AP mogą proponować różne rozwiązania).

Offline Barsa

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 184
1. BC
2-4. Jeżeli jednorodne akta to najwłaściwszy symbol z JRWA z lat z których jest dokumentacja lub z obecnego i po sprawie. Z BE można pokombinować z pismem do AP jak się nie ma pewności i nie chce się podpisywać pod tym...
Tak szczerze to wyspecjalizowane firmy zajmują się takimi "problemami" i zmienia się tak symbole, czyli nowa klasyfikacja, jak i nadaje się nowe kategorie archiwalne, czyli nowa kwalifikacja. Choć ja zawsze podchodzę do tego w ten sposób, że bez opinii AP lub na wyraźną prośbę (na piśmie) od archiwisty AZ nie zmieniam kategorii w dół.
Archiwiści zakładowi, którzy też są pewni tego co robią też klasyfikują od nowa i kwalifikują dokumentację zastałą po poprzednikach. Tak naprawdę o opinie prosi się raczej tylko jak sprawa jest zawikłana, typu "korespondencja różna", gdzie są różne symbole itp. Ale gdy to jest kwestia, że zmieniamy wyższa klasę typu "środki rzeczowe" na bardziej szczegółowo np. "ewidencja środków trwałych" to jeszcze nie spotkałem się z tym żeby jakieś AP do tego się przyczepiło.
Znaczy jak oni zrobią ekspertyzę to na pewno coś znajdą... Pewnego razu po ekspertyzie miałem szukać w metrze bieżącym dokumentów podziękowań, bo chcieli to zrobić na kat. A i znalazłam, podziękowanie za nocleg w hotelu...
Ps. To powyżej może trochę "kontrowersyjne" ale po prostu jak się  widziało dokumenty sprzed wojny pod blandeka w jakimś magazynie lub walające się po podłodze na strychu (oczywiście materiały archiwalne) to takie dylematy z tym czy coś ma zły symbol, jest B5 czy B10 to takie trochę mniej ważne sprawy i ogólnie można zauważyć, że AP kat. B interesuje w dużo mniejszym stopniu. Lecz zrozumiałe, że dla każdego archiwisty zakładowego jego archiwum to jego królestwo i najważniejsza sprawa :)
« Ostatnia zmiana: Sierpień 20, 2023, wysłana przez Barsa »

Offline Mateusznowicjusz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
                  Dziękuję za wyjaśnienia. Jeszcze jedno mnie nurtuje:

1. Co w sytuacji gdy w jrwa nie ma danej klasy a została ona naniesiona na jednostkę? Nie chodzi o rozszerzenie tylko o odrębną klasę. Wątpię żeby u mnie ktoś przede mną wnioskował do AP o zatwierdzenie dopisania nowych klas.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Taka wzięta znikąd klasa nie obowiązuje - Dokumentację należy opisać symbolem klasy właściwej tematycznie z JRWA obowiązującego w momencie założenia teczki.

Offline Mateusznowicjusz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Dzięki  ;)