Udostępnienie archiwaliów na rzecz wystawy

[bubus]

Dzień dobry.
Jeden z działów naszej firmy organizuje wystawę i chciałby wypożyczyć m.in. stare legitymacje pracownicze z lat 40-tych w języku niemieckim. Są one integralną częścią akt osobowych. Jak to wygląda od strony RODO? Czy wystarczy mi zwykła karta udostępnienia ze zgodą kierownika kadr, czy potrzebuję też zgody Prezesa z racji tego, iż będzie to udostępnienie poniekąd na zewnątrz? Pozdrawiam.

[Rovan]

Czy wystarczy mi zwykła karta udostępnienia ze zgodą kierownika kadr, czy potrzebuję też zgody Prezesa z racji tego, iż będzie to udostępnienie poniekąd na zewnątrz?

Jeśli jesteście podmiotem publicznym, podlegającym pod ustawę o narodowym zasobie archiwalnym, wówczas wymagana będzie zgoda Prezesa (art. 35, 36 UNZA)

Jak to wygląda od strony RODO?

Jeśli osoby, których legitymacje będą udostępniane nie żyją RODO nie obowiązuje.
Jeśli osoby te wciąż żyją, a wasza jednostka jest podmiotem publicznym wytwarzającym materiały archiwalne, wówczas obowiązuje procedura opisana w art. 22c UNZA

[bubus]

Dziękuję za odpowiedź. Dopytam jeszcze czy sama zgoda prezesa wystarczy, czy najpierw zgoda komórki merytorycznej (kadr), a później prezes?

[Rovan]

Prezes nie potrzebuje zgody komórki. To on podejmuje decyzję.