DOKUMENTACJA W SPRAWACH ZWIĄZANYCH ZE STOSUNKIEM PRACY

[Aleksandra]

Nie, nie zrozumieliśmy się. Chodzi mi o to, czy z takimi pytaniami jak ten - od którego zaczęłam tu ten wątek lub innymi podobnymi rozważaniami mogłabym się zwrócić do AP? Czasem mam ochotę zwrócić się do nich z czymś wprost, ale hamuje mnie wątpliwość, czy oni "od tego są" że tak powiem, a nie chciałabym narazić się na złe stosunki albo co gorsza sprowadzić na siebie kontrolę :O zastanawiam się po prostu gdzie jest granica, podobnie zresztą jak pytania od komórek org. do nas archiwistów, nie raz mam ochotę powiedzieć - nie wiem - sprawdź sobie sam, to są wasze przepisy... :/ (ostatnio dostałam pytanie czy deklaracje przystąpienia do PPK - składane do kadr, powinny zostać w kadrach, czy powinna je archiwizować księgowość - czy to jest pytanie do archiwisty? )

[Barsa]

De facto, że wszystkimi co dotyczy szeroko pojętej archiwizacji możesz zgłosić się do AP. Najlepiej na początku telefon a potem najwyżej oficjalne pismo. Oni od tego też są.
Tylko nie zarzucaj ich pytaniami, na które sama możesz znaleźć odpowiedź, bo mogą odnieść wrażenie, że za bardzo się nie znasz i wtedy będą mocniej np. drążyć w twoich spisach akt do brakowania.

Te ostatnie pytanie to na pograniczu AZ a koordynatora czynności kancelaryjnych.

[Rovan]

Jeżeli pytanie miałoby dotyczyć sposobu postępowania w AZ z dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, która została wytworzona w postaci zbiorczej, mimo iż powinna być prowadzona indywidualnie dla każdego pracownika - to tak, uważam że AP jest tu jak najbardziej właściwym adresatem.
Ja takie kwestie z AP dyskutowałem i otrzymywałem odpowiedzi, takie jak podałem w poprzednim poście.

Jeśli natomiast miałoby ono dotyczyć kwestii związanych z ochrona danych osobowych, to tak jak pisał Barsa - należałoby je skierować do UODO.

[Aleksandra]

Dziękuję za odpowiedzi

Jeszcze mam takie pytanie:

1. W klasach tematycznych.
Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy zaliczamy:
- ewidencję czasu pracy
- ewidencję odzieży i obuwia roboczego
- dokumentację urlopów wypoczynkowych
- dokumentację płacową
Wszystkie te rodzaje dokumentacji posiadają w JRWA swoje klasy rzeczowe. W okresie przed wprowadzeniem klasy zbiorczej należało klasyfikować te dokumenty w odpowiadających im klasach tematycznych.

Wszystko się zgadza, klasy są, ale co w sytuacji kiedy jedna z tych klas ma kat. B5? a dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy dla osób zatrudnionych po 31.12.2018 r. ma być przechowywana 10 lat? Powinnam jako archiwistka podnieść kategorię dla tych teczek?

[Barsa]

Ma być zgodnie z przepisami prawa, tak więc b10.

[Rovan]

Dokładnie. Kategoria w JRWA jest po prostu nieaktualna, pierwszeństwo maja przepisy.

[Aleksandra]

Dziękuję

[Aleksandra]

Mam jeszcze jedną zagwozdkę... jeżeli pracodawca  zdecyduje się skorzystać z możliwości opisanej w § 21 "Pracodawcy mogą dostosować dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w stosunku pracy, zgromadzone przed tym dniem, do § 2-6 niniejszego rozporządzenia" to jaką kategorię archiwalną będą mieć dokumenty związane z czasem pracy, która to dokumentacja w okresie przed 2019 r. była B3? § 21 Rozp. mówi o dostosowaniu dokumentacji do § 2-6 rozporządzenia, a dłuższy czas przechowywania (B10) dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy wynika z Kodeksu Pracy.. jak to interpretować? Jaka powinna być właściwa kat. arch. dla dokumentacji sprzed 2019 r. która będzie dostosowana do wspomnianego § 21?

[Rovan]

Niezależnie od tego, czy pracodawca dostosuje dokumentację, czy też jej nie dostosuje, obowiązuje zasada kategorii o wartości wyższej.
Akta osobowe i dokumentacja płacowa pracowników zatrudnionych przed 2019 r. zachowują kat. B50, chyba że za pracownika po ustaniu stosunku pracy zostanie złożony raport informacyjny do ZUS (wtedy B10 liczone od złożenia raportu).
Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, która przed 2019 r. miała kategorie niższą niż B10 (czyli np. B3, B5) podlega przekwalifikowaniu do B10.
Okresy przechowywania liczymy od ustania stosunku pracy (lub złożenia raportu informacyjnego).

[Aleksandra]

Niezależnie od tego, czy pracodawca dostosuje dokumentację, czy też jej nie dostosuje, obowiązuje zasada kategorii o wartości wyższej.

Czy ta zasada wynika z jakiś przepisów, czy tylko dobrych praktyk? Bo my zmieniając JRWA w przepisach przejściowych regulujemy kwestie kategorii archiwalnych dla spraw wszczętych przed dniem wprowadzenia nowego normatywu i zazwyczaj kategoria dla starych spraw zostaje po staremu.

[Rovan]

Bodajże po raz pierwszy została sformułowana oficjalnie w par. 6 ust. 3 rozporządzenia PRM z 18.01.2011 r.
Zasada ta wynika z prostego faktu, że wykaz akt jest tylko narzędziem zbierającym informacje o okresach przechowywania różnych dokumentów.
Same zaś okresy przechowywania ustalone są w konkretnych przepisach prawa - w przypadku dokumentacji pracowniczej m.in. w art 94 pkt 9b KP - i wraz ze zmiana tych przepisów należy odpowiednio przekwalifikować dokumentację.

[Aleksandra]

par. 6 ust. 3 rozporządzenia PRM z 18.01.2011 r. "W przypadku gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w wykazach akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej" - czy to nie dotyczy tylko tego konkretnego rozporządzenia?
A okres przechowywania dokumentacji pracowniczej określony w w art 94 pkt 9b KP nie odnosi sie tylko do dokumentacji w odniesieniu do pracowników zatrudnionych od 2019 r.? czy prawo działa tutaj wstecz? i np. czas pracy przekazany do AZ lata wczesniej powinno sie podnieść z kat. B3 na B10?

[Rovan]

Jak napisałem wcześniej ta zasada została po raz bodajże pierwszy przelana na papier w tym rozporządzeniu ale jest zasadą powszechną.
Byłoby zresztą kuriozum gdyby ta sama dokumentacja podlegała różnym zasadom w zakresie jej przekwalifikowania w JST i w innych podmiotach publicznych.
Zasada kategorii o wartości wyższej dotyczy również dokumentacji pracowniczej, która przed 2019 r. miała kategorię niższa niż B10 (B3, B5) - jeżeli 1 stycznia 2019 ta dokumentacja wciąż istniała należało ją przekwalifikować do B10.
Wprawdzie art. 7 ust.2 ustawy wprowadzającej te zmiany w KP określa, że:

Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy

jednak w przypadku tej części dokumentacji (ewidencja czasu pracy, urlopowa) przed 2019 r. nie istniały żadne przepisy regulujące jej okres przechowywania* więc obowiązuje po prostu zasada kategorii o wartości wyższej.

*Archiwa Państwowe uzgadniając kategorie w JRWA wobec braku adekwatnych przepisów nadawały zazwyczaj kat. B3 ponieważ tyle wynosi okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.

[Barsa]

Niby tak, ale do urlopów i ogólnie rozliczania pracy itd. były klasy w JRWA, gdzie była kategoria niższa niż B10. Spotkałem się też z opinią kancelarii prawnej, że w tym przypadku zostawiamy kategorie sprzed wejścia rozporządzenia.
Co do zasady zgadzam się z Rovan, że jest jest taka praktyka, że stosujemy wyższa kategorie (nawet jak tworzę zarządzenie wprowadzające normatywy to dodaje taki zapis, że podwyższamy) i chyba ostatnio żadne archiwum państwowe czy zakładowe z którym współpracowałem nie kwestionowało tego. Ale chyba też w 2023 było kilka brakowań, gdzie to czy AAN czy jakieś AP nie kwestionowało brakowania urlopów, jakiś rozliczeń pracy czy kart przydziału odzieży z kategoriami B3 czy B5. Oczywiście dokumentacja sprzed 2019 roku.
Sam podałeś zastrzeżenie poczynione w tej ustawie dla dokumentacji sprzed jej wejscia.

[Rovan]

Niby tak, ale do urlopów i ogólnie rozliczania pracy itd. były klasy w JRWA, gdzie była kategoria niższa niż B10.
(...)
Sam podałeś zastrzeżenie poczynione w tej ustawie dla dokumentacji sprzed jej wejścia.

Owszem, choć akurat w odniesieniu do dokumentacji urlopowej, czy rozliczania czasu pracy trudno byłoby wskazać przepisy przed 2019 r. regulujące okres jej przechowywania.
Pytanie zatem, czy zapis art. 7 ust. 2 ustawy zmieniającej można w ogóle w tym przypadku zastosować.
Ja również zetknąłem się w tej kwestii z różnymi interpretacjami - osobiście jestem zwolennikiem tej, która przedstawiłem w poprzednim poście.

Natomiast samo umieszczenie takich zapisów w ustawie faktycznie wskazuje, że zasada kategorii o wartości wyższej nie zawsze będzie stosowana - konkretny przepis może ją wyłączyć.
Zresztą z takim wyłączeniem mamy do czynienia chociażby w odniesieniu do dokumentacji osobowej i płacowej pracowników zatrudnionych po 1998 r. a przed 2019, za których złożono raport informacyjny - złożenie raportu powoduje obniżenie kategorii archiwalnej tej dokumentacji z B50 do B10, nawet jeśli powstała ona w całości przed 2019 r.
Jest to bodajże jedyny znany mi i nie budzący wątpliwości wyjątek od zasady kategorii o wartości wyższej.